Efectividad

El único secreto –si hay alguno– de la efectividad es la concentración. La persona eficiente hace primero las cosas principales, y las lleva a cabo de una en una.

Peter Drucker (Gurú de la gerencia)

 

La Efectividad

Stephen Covey (1932-2012) publicó en 1989 un libro del que se han vendido más de 25 millones de copias en 52 idiomas: Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Los siete hábitos son:

Autodominio	Hábito 1	Ser proactivo
	Hábito 2	Empezar con el fin en mente
	Hábito 3	Poner primero lo primero
Relaciones	Hábito 4	Pensar Ganar/Ganar
	Hábito 5	Buscar primero entender, luego ser entendido
	Hábito 6	Sinergizar
Renovación	Hábito 7	Afilar la sierra

 

El Segundo hábito, empezar con el fin en mente, sustentado en la capacidad que tenemos para hacernos una idea de lo que queremos lograr, plantea el principio de que todas las cosas son creadas dos veces: cuando las imaginamos y cuando las producimos o llevamos a cabo.

Esto es fácil de entender con una construcción física, como una casa o edificio: primero se imagina y se dibuja en los planos y luego se construye. Un poco distinto, pero perfectamente factible, es definir las dos creaciones para algo menos tangible,  como desarrollar la capacidad analítica o aumentar el autocontrol.

A partir de esta idea, dos aspectos muy importantes dan base a la efectividad: focalizarse en lo que queremos; es decir, no dispersar los esfuerzos (“empezar con el fin en mente”) y establecer claramente cuáles son nuestro roles y metas. Focalizar lleva implícito establecer prioridades.

Como soporte para el desarrollo de este hábito, Covey propone escribir una misión personal. Se trata de un ejercicio de visualización que tiene un magnífico efecto psicológico. La pregunta principal es ¿Qué me propongo lograr en la vida? ¿Cuáles son los criterios que orientan todo lo que hago? ¿Qué debo aprender o mejorar para lograr lo que me propongo?

La misión es la definición de lo que quiero ser y hacer. No es fácil. Se requiere un alto grado de realismo y sinceridad con uno mismo. No caer en ideas ilusorias ni proponerse propósitos demasiado fáciles. La misión personal debe ser revisada periódicamente; quizá una vez al año: las circunstancias cambian y uno cambia.

Definir la finalidad de nuestras acciones acompaña, como motivación, a lo que Covey señala en el primer hábito: ser proactivo.

El tercer hábito es un complemento práctico del segundo: primero lo primero significa priorizar, planificar y ordenar el uso del tiempo. Con este hábito se concreta la efectividad. 

En este enfoque, la planificación del uso eficiente del tiempo toma en cuenta dos variables.

Importancia: qué tan crítica es una actividad para la misión personal de una persona. Por tanto, importante quiere decir que tiene gran peso en las realizaciones de la persona en cuestión.

Urgencia: cuán demandante es la actividad en términos de su ubicación en el tiempo.  Así, Urgente implica actividades que requieren atención inmediata.

La técnica respectiva se basa en la siguiente matriz, que toma en cuenta los dos factores, cruzando lo urgente con lo importante.  

	Urgente	No urgente
Importante	I. Actividades en ruta crítica.Proyectos en los que se acerca la fecha límite.	II. Prevención, relaciones, obtención de información, planificación, recreación.
No importante	III. Interrupciones, visitas informales, algunas llamadas, actividades triviales	IV. Ciertas llamadas, parte del correo electrónico, actividades placenteras pero inútiles.

 

En una organización, cada actividad es susceptible de ser ubicada en uno de los cuatro cuadrantes.

I. Urgente e importante: Si predominan las actividades ubicadas en este cuadrante, se trata de una administración por crisis; se requiere revisión.

II. No urgente e importante: Indica una administración proactiva que se adelanta a los retos y actúa con visión de largo plazo. Máxima efectividad.

III. Urgente y no importante: Las prioridades están equivocadas; se trata de una administración reactiva. Baja efectividad.

IV. No urgente y no importante: Prioridades totalmente erradas o la visión de la organización no está focalizada. Administración inefectiva.

Concentrar la atención en las actividades de segundo cuadrante debe resultar la clave para el logro de la efectividad en forma permanente.

Algunas actividades que encajan naturalmente en el segundo cuadrante, a las cuales hay que dedicar al menos la mitad del tiempo son:

• Prospectiva estratégica
• Educación y adiestramiento
• Planificación de carrera
• Mantenimiento preventivo
• Identificación de oportunidades

 

Preguntas de clarificación

¿Existen diferencias entre eficacia y eficiencia? Si es así, ¿Cuáles son?

¿Cuál actividad requiere más atención, urgente-importante o no urgente-importante?

¿Qué significa "primero lo primero"?