Elaboración de un Memorandum

Una de las cosas más difíciles, para mucha gente, es escribir algo (memos en oficinas, recados, carta de amor, solicitud de préstamo bancario, etc.). Y en realidad tienen razón, eso de enfrentarse a la pantalla de una pc o una hoja de papel en blanco, como que no le gusta a nadie (bueno, casi a nadie).

Antes que nada, usted debe saber que cualquier comunicación debe de contestar (aunque nadie lo pregunte) 5 de las siguientes 7 preguntas periodísticas:

1. ¿Qué?

2. ¿Quién?

3. ¿Cómo?

4. ¿Cuándo?

5. ¿Dónde?

6. ¿Por qué?

7. ¿Para qué?

 

Asimismo, la comunicación debe de estar estructurada en 3 partes:

1) Introducción.

2) Desarrollo del tema a tratar.

3) Conclusión o desenlace.

Y como verán, en los 3 ejemplos, se ha puesto una postdata (después de haber terminado la comunicación).

La postdata siempre la verá la persona que reciba su comunicación y es una manera de hacer énfasis en el tema o argumento que deseamos destacar.

Las obras de teatro, en general siguen esta estructura de 3 partes.

 

Va de cuento: Allá por los años 50´s, estuvo de moda contar chistes de 3 actos, como este:

1er Acto: Aparece un cazador en la selva africana.

2º Acto: El cazador es rodeado por muchos changos.

3er Acto: Los changos se lo llevan al corazón de la jungla.

¿Cómo se llamó la obra? -”¡Se lo cargó la changada!”

Bueno, puesto y dicho así resulta fácil; pero a la hora de la verdad, las cosas se comienzan a complicar, y por más que le demos vuelta, no avanzamos para poder plasmar, con letras, nuestras ideas y darle forma a esa comunicación.

 

Un Tip (consejo, sugerencia): existen libros con plantillas comerciales pre elaboradas.

Resultan de gran ayuda para salir de la dificultad de hacer una comunicación escrita.
Sin embargo, no puede usted esperar a ir a comprar las famosas plantillas y ponerse a buscar la que más se le parezca a lo que usted necesita escribir.

A continuación le voy a poner 3 ejemplos:

1.- Memorándum (circular) para los empleados de su negocio.

2.- Contestación a una empresa que está interesada en comprar nuestros productos.

3.- Solicitud a un cliente que se ha retrasado en ponerse al corriente en sus pagos.


Antecedentes: Usted ha notado que la mayoría de sus empleados, llegan diariamente tarde a su trabajo y que además se ponen a platicar, en vez de sacar adelante sus pendientes.
 

Acciones a seguir: Usted decide mandar una circular a todos sus empleados para que formalmente se establezcan las “reglas del juego” que deberán seguir a partir de la recepción del citado memo.

El Oro, México a 18 de Abril del año tal
De: Juan Manuel Posadas Ríos
Para: Todo el Personal de esta empresa
Asunto: Puntualidad y Jornada de Trabajo

Estimados Amigos y amigas:

Me he percatado que, de unas 3 semanas a la fecha, casi todos ustedes llegan tarde a sus puestos de trabajo; también que faltando un cuarto de hora para salir, ya todos cerraron sus escritorios y acomodaron sus cosas en actitud de dar por terminada sus jornadas de trabajo del día.

Eso significa que si tomamos 10 minutos diarios por los retardos y 10 minutos diarios anticipados a la salida, tenemos 20 minutos diarios no trabajados; por 6 días a la semana nos da 2 horas a la semana no trabajadas.
8 empleados por 2 horas a la semana, nos da 16 horas no trabajadas a la semana, lo que significa el salario de un día completo que la empresa no debería de pagar.

Por todo lo anterior y como parte del reglamento interior de trabajo de esta empresa, a partir del próximo martes 2 de mayo del año tal, la entrada al trabajo de todos los empleados deberá ser precisamente a las 08:55 horas y no después de las 09:00 horas.

Cualquier empleado que no se ciña (Amoldarse, concretarse a una ocupación, trabajo o asunto) a esta nueva disposición y que, por cualquier motivo pretenda entrar a trabajar después de las 9 de la mañana, no se le permitirá el paso y se le descontará el día.

Si un empleado que ha acumulado un retardo incurre en segundo retardo, no se le permitirá laborar, se le descontará el día y además se le dará de baja en forma definitiva.

Así mismo, también a partir del próximo martes 2 de mayo, queda estrictamente prohibidas las reuniones informales sobre temas ajenos a la empresa.
También se les recuerda que la hora para levantar su escritorio o guardar sus papeles de trabajo deberá ser 5 minutos antes de la salida y no antes.

Cualquier empleado que haga caso omiso a los 2 puntos anteriores, se le descontará medio día de trabajo. En caso de reincidir o hacer caso omiso a estas 2 disposiciones, será separado de la empresa.

En caso de que exista un empleado que no esté de acuerdo con las disposiciones que se han tratado en esta circular, favor de pasar conmigo para que reciba su liquidación a la que tenga derecho y sea separado de la empresa.

Sólo me resta comentarles que esta es una empresa, que se rige por reglas y las reglas sirven para que no haya anarquía (falta de orden y disciplina).
__________________________
Juan Manuel Posadas Ríos

P.D. Todos los empleados, deberán firmar de enterados en una copia.


 

Antecedentes: Usted tiene una pequeña empresa que fabrica juguetes regionales de madera. Como yoyos, baleros y trompos.

Le ha llegado una carta en la que un vendedor de artesanías en la ciudad de México está interesado en que usted le mande una cotización de sus productos, así como sus condiciones comerciales.
 

Acciones a seguir: Usted decide mandarle una cotización en la que se especifica sus productos, precios y condiciones de pago.

 

El Oro, México a 18 de Abril del año tal
De: Luis Ramírez García
Para: Artesanías Mexicanas, S.A.
Asunto: Cotización de Juguetes Regionales de Madera
A la atención de Lic. Yolanda Sánchez Preciado
Gerente General de Artesanías Mexicanas, S.A.

Estimada Lic. Sánchez:

Agradecemos que se haya puesto en contacto con nosotros y el interés que tiene en llegar a consolidar una relación comercial, en la que ambas empresas salgan beneficiadas.

A continuación expongo a Usted nuestra línea de juguetes de madera con sus características y precios:

JUGUETE

MODELO

PRECIO PÚBLICO

PRECIO MAYOREO

BALERO

BA1580

$15.00

$9.00

BALERO

BA1590

$20.00

$12.00

YOYO

YO1580

$14.00

$8.40

YOYO

YO1590

$18.00

$10.80

TROMPO

TRO1580

$15.00

$9.00

TROMPO

TRO1590

$17.00

$10.20

 

Todos nuestros juguetes están fabricados con madera seca de cedro rojo, en tornos especiales y acabados con pinturas no tóxicas y de gran duración, lo que significa seguridad para los niños, sin riesgo alguno de eventuales cuadros de intoxicación.

Los precios de mayoreo aplican desde 50 piezas y en un sólo tipo de juguete; en el caso de requerir pedidos menores a 50 piezas el precio, entonces, será del 20% menos sobre el precio al público.

Nuestras condiciones de pago son:

  • 50% de anticipo y resto contra entrega.
  • En caso de requerir factura, favor de agregar un 17% para nuestro pago del IVA.

Los pedidos, de hasta 200 de, los surtimos en un lapso de 15 días a partir de recibir el anticipo. En pedidos Mayores a 200 piezas el tiempo de entrega será a tratar.


Sólo nos resta agradecer nuevamente su comunicación y el interés mostrado en nuestra línea de juguetes típicos regionales en madera y quedar a la espera de sus instrucciones.

Atentamente
_______________________
Luis Ramírez García
Gerente General

P. D. En el caso de requerir pedidos mixtos superiores a 1,000 piezas, le podemos ofrecer un 10% adicional en el (los)producto (s) que usted elija.

 

Antecedentes: Usted tiene una pequeña empresa que fabrica licores artesanales y tiene un buen cliente en el D.F. que está atrasado en el pago de las 2 últimas facturas, que suman $18,000.00
 

Acciones a seguir: Usted decide mandarle una comunicación en la que le solicita se ponga al corriente en sus pagos; de no ser así usted le dejará de surtir los próximos pedidos.

 

El Oro, México a 18 de Abril del año tal
De: Mariela Cortés Rodríguez
Para: Restaurante El Mexicano, S.A.
Asunto: Facturas pendientes de pago
Atención Lic. Mirna Galván Segura
Gerente de Restaurante El Mexicano, S.A.

Estimada Lic. Galván:

Hace 18 años que reinicié el negocio que mi tatarabuela inició en 1863 y que fue atendido por ella, luego por mi bisabuela,posteriormente por mi abuela, luego por mi madre, quien me lo heredó.

Como ve, mi negocio tiene, a la fecha, más de 150 años de estar presente en el mercado mexicano y ahora en otros países.

No ha sido fácil y, al igual que usted, hemos tenido que sortear un gran número de vicisitudes: como la globalización y con ella, la competencia internacional, amén de otros muchos problemas que, como a usted a mí también me aquejan y son obstáculos que inciden en el crecimiento sano al que tiene derecho todo negocio.

Pues bien, uno de los problemas que aquejan a mi negocio está el de la cobranza sana. Mi empresa no puede financiar a sus clientes y si alguno de ellos no cubre el importe de sus facturas en tiempo, modo y forma, me ponen en un predicamento y no puedo surtir otros pedidos porque no cuento con la liquidez necesaria para ello.

Por todo lo anterior le pido que me ayude a seguir sirviendo con el profesionalismo que me he propuesto para usted y su empresa y para todas las que me dispensan con su preferencia.

Su apreciable cuenta tiene un saldo por pagar, al día de hoy de $18,000.00 Por las facturas 1425 del 25 de Febrero y la factura 1550 del 15 de Marzo.

Esperamos vernos favorecidos por su comprensión y el pago total de su adeudo a la brevedad posible. En caso contrario nos veremos en la necesidad de no poder surtirle ningún pedido más, amén de finalizar nuestra relación comercial y el beneficio que significaba, a ambas empresas, el cumplimiento de los compromisos adquiridos y entrar en un conflicto pra resolver por la vía legal.

Sólo me resta reiterarle mi intención de seguir teniéndole como un cliente preferido.
En espera de su pago total, reciba mi agradecimiento y un saludo cordial.


__________________________
Mariela Cortés Rodríguez
Gerente General

P. D. En caso de su expedito pago total, en su expediente no aparecerá este retraso de pago.

 

Colofón de este Capítulo: Los hombres y mujeres formales primero pagan, después se ofenden.

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Conoce al autor

Reynaldo Andres Serrano Becerril

Profesor de Mercadotecnia, ventas y atención y servicio al cliente en Universidad Anáhuac 1985-2010

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