División del Trabajo
Así como hay que establecer objetivos, hacer estrategias y tácticas, también es indispensable establecer muy claramente quién va a hacer qué, cuándo, dónde, por qué y para qué.
Eso se llama división de trabajo; la contadora ve egresos e ingresos, pagos de impuestos, nómina, bancos, compras, cuentas por pagar, crédito y cobranzas, cartera de clientes y otras cosas más.
El almacenista controla materias primas (insumos), productos terminados y semi terminados; entrega de pedidos, facturas, cobranza, establece rutas de trabajo, etc.
Ventas hace lo suyo: establecer rutas para visitar clientes y prospectos; hacer venta directa, entregar facturas, cobranza, etc.
Producción hace lo suyo: fabricar los pedidos que le llevan los vendedores o clientes que compran directo a la empresa, etc.
Estos puestos no crea que pertenecen a una gran empresa; son lo normal es para una compañía pequeña (5 a 10 empleados). Lo importante es que aunque su empresa sea usted con 2 ayudantes, se haga una división del trabajo; que se trabaje armónicamente y que se lleve un control de lo que hay que hacer con fechas de inicio y conclusión.
Le sugiero que compre una libreta grande (como las de contabilidad ) y ahí lleve un registro y un control de todo lo que tiene que hacer y de todo lo que hizo (con sus ayudantes).
No deje nada a la memoria; apunte todo, registre todo. Eso incluye lo que se vio en las juntas diarias; qué debe hacer con su gente para llevar un seguimiento estricto de todo lo que pasa, de todo lo que pasó y de todo lo que tiene que pasar en su negocio.
A estas alturas del partido (ya lleva 2 módulos estudiados) no puede salir con su “domingo 7” (errores de pre primaria). Vea como todo lo que hemos estado revisando hasta ahora, es muy lógico y es posible que muchas de las cosas vistas, usted las ha venido haciendo de una manera empírica (que está basado en la experiencia y en la observación de los hechos).
Ya llegó el momento en que usted se vuelva más profesional y establezca una administración más formal.
Colofón de este capítulo: ¡Una vida sin objetivos, no es vida!
