Tratamiento de las preguntas
En el transcurso de una presentación nos encontraremos en la situación de responder diversas preguntas. Con el análisis de este punto pretendemos orientar sobre cómo responder a las preguntas que puedan surgir durante una presentación.
En primer lugar, debemos evitar tener una percepción negativa de las preguntas, como por ejemplo: “¿Están intentando hacerme caer en una trampa?”, “¿Quieren demostrar cuánto saben?” o “siempre la misma persona tiene que decir algo”.
En realidad el uso de preguntas en la presentación tiene un papel positivo ya que:
- El tratamiento de preguntas permiten calibrar las impresiones de la audiencia hacia la presentación.
- Aclaran ciertos detalles que el ponente pasa por alto y que puede ser de suma importancia para la audiencia.
- Desarrollan ciertas partes de la presentación. Como comentamos en apartados anteriores, el tratamiento de preguntas puede extraer temas secundarios del tema principal de la presentación.
- Favorecen la participación activa, facilitando el intercambio de ideas y la comunicación entre los participantes.
Por todo ello, es importante plantearse las preguntas difíciles como un reto o desafío y no como un aspecto negativo.
A continuación, daremos algunos consejos que nos ayuden a tratar las preguntas con el objetivo de conseguir una presentación eficaz.
En el tratamiento de preguntas deberemos:
- Ser honesto, si no conocemos la respuesta hay que reconocerlo y comprometerse a hacer averiguaciones y hacérselo saber ya sea al día siguiente o vía email.
- No menospreciar al que pregunta, aunque haya entendido el tema al revés.
- Repetir y aclarar las preguntas para el resto de la audiencia, por si todos no lo han oído.
- Responder mirando primero a la persona que ha formulado la pregunta, a continuación mirar a todo el grupo, para terminar en quien preguntó.
- Contestar a preguntas sobre estadísticas con palabras y no con números.
- Repetir la pregunta para la audiencia y haciéndolo cambie el contexto.
- No contestar directamente a la pregunta, diga algo más como: “aclaremos algo primero”.
- Mostrar comprensión hacia quien pregunta: comprendo su interés”…
- Luego desarrollar la pregunta en términos interesantes tanto para el ponente como para la audiencia.