El Sistema de Charolas
Las charolas de entrada, pendientes y salida deben estar al alcance de la mano para trabajar eficientemente (tomado de K. Gleeson).
| Se usa para documentos, correo y notas que llegan y que nunca han sido vistos o procesados con anterioridad. Al tomar un documento de esta charola actúe de inmediato. Si tiene secretaria, el correo debe ser clasificado y separado en carpetas marcadas de acuerdo con su prioridad. Por ejemplo, si urge su firma, si son documentos urgentes, memoranda, lectura, etc. |
| Pendientes a corto plazo, 24-48 horas. Para los asuntos que ha tratado de atender pero no pudo terminar (por ejemplo, que hay que esperar información, o llamadas, o que fueron suspendidos por otro asunto más que urgente). No debe usarse para posponer trabajos, proyectos incompletos, asuntos difíciles. |
| Aquí se juntan todos los asuntos concluidos para ser sacados de su oficina. Sáquelos varias veces al día, o pida a su secretaria que lo haga. |
| Opcional, si tiene mucho material de lectura, evite que se acumule leyendo los artículos cortos de inmediato, revisando rápidamente las tablas de contenido y recortando los artículos, compartiendo la carga de lectura con otros colegas del departamento para que hagan resúmenes. Separe un tiempo especial para lecturas indispensables. |
El Sistema de Charolas ha sido retomado de K. Gleeson, y puedo afirmar que es una manera muy fácil de ordenar un día de trabajo. Hasta hace poco he comenzado a utilizar éste método, y me ha dado resultados más que interesantes. Si usted necesita ordenar su oficina y principalmente su “escritorio”, las charolas pueden ayudarle en esa tarea.