Política de Organización y Dirección

Características principales de la política de organización y dirección:

La Junta Directiva de la Asociación y sus altos ejecutivos deben supervisar el trabajo llevado a cabo por el equipo humano en las distintas áreas. Pero hay que tener en cuenta que éstas pueden ser muy distintas en tamaño, estructura y, por supuesto, en sus objetivos.

Lo que mejor define las funciones de un ejecutivo responsable no es tanto la estructura de la organización o su posición en la jerarquía, sino la descripción de sus propias tareas.

 

Dentro de las funciones de la Junta Directiva destacan:

Planificación

  • Participar, junto con la Asamblea o en Junta Directiva, en la reflexión sobre las grandes líneas estratégicas y su diseño;
  • Impulsar la definición periódica de un plan estratégico.
  • Conducir, con el apoyo de los responsables de área, la planificación anual de la asociación, 
  • Preparar, con la ayuda del área financiera y en coordinación con los responsables de cada área, los presupuestos de gastos y de ingresos para el siguiente año contable;
  • Favorecer la innovación.

 

Motivación

  • Secundar las principales acciones ejecutadas por las distintas áreas;
  • Delegar responsabilidades al equipo;
  • Promover las sugerencias y las aportaciones;
  • Responsabilizarse de los errores;
  • Flexibilizar la estructura organizacional;
  • Socializar los éxitos y reconocer los logros del personal.

 

Solución:

  1. Abordar los desacuerdos 0 conflictos que pueden surgir en el trabajo diario de la entidad, y promover pistas para su superación;
  2. Detectar y corregir disfunciones importantes;
  3. Fomentar una cultura del cambio,
  4. Hacer propuestas de ajustes del Plan Operativo.

 

Comunicación

  1. Favorecer una estructura de organización clara, con funciones bien definidas,
  2. Reunirse periódicamente con los responsables de área de la entidad;
  3. Ejercer, junto con el Presidente y el responsable de relaciones institucionales, la representación de la entidad en actos públicos, con los contactos institucionales, etc.,
  4. Organizar, por lo menos una vez al año, un encuentro con todo el equipo;
  5. Informar periódicamente, a la asamblea, comités, coordinadores y al equipo, de la marcha de la entidad.

 

Supervisión

  1. Controlar la ejecución de los presupuestos y la marcha financiera de la asociación,
  2. Comprobar que el plan operativo anual se lleve a cabo;
  3. Ayudar a identificar medidores concretos de las acciones desarrolladas;
  4. Supervisar las incorporaciones de personal nuevo, contratado 0 voluntario;
  5. Participar en los procesos de selección de los puestos de responsabilidad y de los primeros contratados.

 

SISTEMAS Y MÉTODOS DE DIRECCIÓN A TRAVES DEL PLAN OPERATIVO.

El entorno es cambiante; una acción pensada hace ocho meses puede haber perdido su sentido por varias razones. En estos casos habrá que rectificar, cambiar o suprimir aspectos del Plan Operativo.

 

Es importante que en la fijación de los objetivos participen las personas que están verdaderamente involucradas en la entidad, pues serán ellas las encargadas de conseguirlos.

 

Los elementos que deben intervenir dentro de los planes operativos de la asociación son.

  • La evaluación del plan anterior, y si se ha hecho, un análisis FODA-Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas- general sobre la Asociación.
  • Los objetivos que se pretenden alcanzar en el próximo ejercicio.
  • Tienen que contemplar tanto el trabajo de la asociación como a la propia asociación. Los objetivos se establecerán por áreas o Departamentos con que cuente la asociación.
  • Deben quedar claramente definidos los resultados o las metas que hacen concretos estos objetivos, y que permitirán medir el grado de consecución de los mismos.
  • Los planes operativos contendrán las acciones que se emprenderán para conseguir los resultados, incluyendo fechas de inicio y finalización.
  • Así mismo los medios materiales necesarios.
  • El equipo humano requerido para desarrollar las acciones fijadas.
  • Un presupuesto que respalde financieramente la viabilidad del plan.

 

SEGUIMIENTO

Tanto la Junta Directiva, Coordinación Financiera, Dirección General y Técnica no solo se encargarán de impulsar los proyectos, sino que, una vez en marcha, han de asegurarse de que la dirección tomada sea la adecuada y que se van alcanzando los objetivos marcados. El propio plan operativo puede ser usado como un instrumento de control, puesto que detalla minuciosamente las acciones a llevar a cabo, las fechas, y los resultados esperados.

Es probable que, a lo largo del año, se produzcan diferencias entre lo planeado y lo que realmente se está llevando a cabo. Si son pocas y poco relevantes, forman parte del desajuste inevitable entre lo que se prevé y lo que acontece. Si las diferencias son abundantes o de gran importancia, será necesario identificar los motivos de ese desfase y tomar las medidas necesarias.

 

LA EVALUACIÓN

Es imprescindible buscar tiempos específicos para evaluar no sólo los planes estratégicos u operativos, sino también cualquier acción concreta que repercuta en la marcha general de ABK-DEC. La evaluación también servirá para examinar el funcionamiento interno de un área específica (operatividad de las reuniones, de un área, análisis de un procedimiento, etc.).

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