Proceso de aprobación, emisión y control de documentos del sistema de gestión de la calidad

Para llevar a cabo este proceso se debe realizar lo siguiente, según lo indicado en la Norma ISO 10013:

1) Una vez elaborados los documentos deben ser revisados por el personal responsable de la gestión de calidad de la organización, al igual que el resto de usuarios del documento. Luego de la revisión, viene la aprobación del documento también por parte del responsable de ello.

2) Distribuir los documentos a todo el personal de la organización que lo requiera. En el caso del manual de la calidad y el plan de calidad se puede distribuir tanto al personal interno como externo de la organización (clientes, proveedores, organizaciones de certificación, etc.).

3) Llevar a cabo la incorporación y control de cambios (actualizaciones) de los documentos. Cada vez que se tenga que actualizar un documento (se incorpora cambios en su contenido), se debe crear uno nuevo con los respectivos cambios y colocar en su formato el estado o número de revisión. Si el documento se realiza por primera vez el número de revisión es cero, pero a medida que se actualiza este número va incrementándose (número de revisión: 01, y así).  Cada vez que se actualiza un documento no se debe botar la versión anterior. En la figura 17 se presenta un modelo de una tabla que indica los cambios ejecutados a un documento.

4) En el caso de los documentos que no sean sujetos a control de cambios colocar una marca de agua que indique “copia no controlada”.