Ética empresarial. Xerox Chile "Ética Empresarial y código de conducta"

Xerox Corporation, una de las empresas líderes en el manejo de documentos a nivel mundial, cuenta en Chile con alrededor de 700 trabajadores. La Política de Ética de Negocios de Xerox, promueve la conducta ideal entre sus propios empleados y los de sus subsidiarias, y debe ser cumplida tanto dentro como fuera de las instalaciones de la empresa.

En Xerox Chile existe un Código de Conducta al cual todo el personal de la compañía debe ceñirse desde que firma un contrato de trabajo con esta organización. Éste resume y sintetiza todas las Políticas de Ética de Negocios de la empresa y ayuda a los empleados a interpretarlas y comprenderlas de la mejor manera.

Velar por el correcto comportamiento de los funcionarios de la empresa es una de las labores de esta organización, razón por la cual aparte de renovar el compromiso de respetar el código de conducta cada un año, hay un procedimiento y un canal directo a través del cual los empleados pueden reportar las violaciones a la ética, hasta el más alto nivel.

• Código de conducta Xerox Chile

El Código de Conducta de Xerox Corporation rige varios aspectos básicos. Ellos son: protección de la integridad, información, activos y personal corporativo, normas para el trabajo con el sector público, clientes y proveedores, y reglas para el diseño, desarrollo, invención y creación de los empleados.

Los siguientes son principios del Código de Conducta de Xerox que deben ser cumplidos por todos los empleados de la empresa:

• Las acciones que realicen los empleados deben buscar el beneficio de Xerox y no el de tipo personal.
• Cumplir Leyes, Reglamentos y Políticas de la empresa donde deben ceñirse a rigurosos procesos de negocios, integridad y oportunidad en la comunicación de resultados, pronósticos y planes de la Corporación.
• Discreción al momento de ayudar a instituciones. Colaborar de manera discreta y personal, no en nombre de Xerox.
• Los empleados son responsables de proteger la información bajo su responsabilidad de acuerdo con tres clasificaciones: Información Confidencial para Xerox, cuya difusión causa un daño considerable; Información Xerox sólo Uso Interno, que es menos sensible que la anterior, pero que indica que los empelados sólo pueden requerirla para su trabajo; Información Confidencial de Terceros, cuya difusión produce daño a terceros.
• Los empleados sólo pueden comprar acciones de Xerox para inversión, y ellas tienen una retención de seis meses. Lo mismo vale para familiares inmediatos o para quienes viven en la misma casa.
• Cualquier requerimiento de un periodista debe canalizarse a través de la oficina de comunicaciones. En Chile, ella está a cargo de María Cecilia Lioi.
• Todos los empleados deben velar por la propiedad física e intelectual de la empresa.
• La utilización de equipos computacionales debe ser para beneficio de la corporación, siendo el mal uso de ellos implicante de sanciones y hasta el despido. Ejemplos de mal uso: Pornografía infantil, copia ilegal de software, uso comercial o político, distribución de cadenas de correo electrónico o virus, uso personal excesivo, etc.

Xerox tiene un principal preocupación por la protección de Empleado, razón por la cual en el código de conducta existe una sección con los siguientes puntos, enfocados a los funcionarios:

• Derechos de Privacidad: Xerox mantiene y distribuye información personal sólo por requerimientos de trabajo o por razones legales. Asimismo, Xerox tiene derecho a monitorear equipos y sistemas en uso.
• Ambiente de Trabajo Seguro: la protección de la seguridad y la salud de los empleados, clientes y vecinos es una de las prioridades más altas de la Corporación. Proveer un ambiente de trabajo seguro, sano y libre de amenazas y violencia.
• Abuso de Alcohol y/o Drogas: no hay autorización para trabajar bajo la influencia del alcohol o drogas. Sin embargo, Xerox ayudará a los empleados que tengan problemas.

• Políticas del lugar de trabajo

Al Código de Conducta, la subsidiaria chilena de Xerox ha agregado y establecido Políticas de Lugar de Trabajo, que han sido avaladas por la Corporación, y en las cuales ha sido pionera. Ellas se refieren a: acoso sexual, igualdad de oportunidades y acción afirmativa, puertas abiertas de jefes respecto de subordinados, seguridad en el lugar de trabajo, y protección de información como un activo Xerox.

1. Acoso Sexual

Acoso sexual es una forma de discriminación ilegal que Xerox no tolera. Cualquier empleado que haya cometido un acto de acoso sexual durante el trabajo, o haya tomado represalias contra un individuo por reportar un incidente por participar en una investigación de acoso sexual, puede esperar enfrentar una acción disciplinaria que puede incluir el despido.

2. Igualdad de Oportunidades y Acción Afirmativa

La Corporación Xerox es una organización que brinda igualdad de oportunidades como tal, afirma por política y práctica; reclutar, contratar, entrenar y promover, en todas las posiciones de la organización, sin restricción de raza, color, religión, sexo, edad, origen de nacimiento, discapacidad, estado civil u orientación sexual.
Los empleados solicitantes de empleo están protegidos contra acoso, coerción, intimidación, interferencia, represalias o discriminación por levantar una queja o participar en una investigación que legalmente protege a estos individuos.
Esta política aplica a todas las acciones de Recursos Humanos, incluyendo pago, beneficios, contratación, promociones, despidos, transferencias, separaciones, ayuda escolar y actividades recreativas y sociales.

3. Puertas Abiertas

Los Gerentes Xerox son responsables de proporcionar soporte, ayuda y dirección en las actividades diarias de los empleados. Un elemento clave de esto es tener la disponibilidad para resolver cualquier asunto o queja que el empleado pueda tener. Las Puertas Abiertas permiten que de existir un problema que no puede ser resuelto con el gerente inmediato, haya acceso al siguiente nivel de gerencia para tratar este asunto sin ningún riesgo de reacción adversa, retribución o amenaza.

4. Seguridad en el Lugar de Trabajo

Xerox está comprometido a proveer un ambiente de trabajo que sea seguro y sano. Un ambiente libre de peligros, acoso, intimidación, amenazas y violencia. En este sentido, dos políticas son emitidas para proteger al empleado: una sobre Posesión de Armas por parte de los empleados en las aulas de Xerox y la otra, sobre Ambiente Libre de Violencia, en el cual se prohíbe violencia entre empleados, amenazas y acosos que sean ofensivos, causen daño físico, psicológico o a la propiedad. Los empleados que cometan o amenacen con actos de violencia serán sujetos a acción disciplinaria, la que puede llegar incluso hasta el despido.

Toda violación de la política y prácticas, debe ser rápidamente enfrentada y corregida. Tanto el gerente como el empleado, deben reportar de inmediato a instancias superiores, toda violación de política, involuntariamente o lo que sea, que llegue a sus oídos.