Finazas

CAJA Y BANCOS

 

Para el manejo de los fondos de los distintos proyectos 0 convenios, se abrirá una cuenta bancaria de depósitos monetarios a nombre de: ABK-DEC/NOMBRE O CÓDIGO DEL PROYECTO, en cualquiera de los bancos del sistema disponibles en la localidad, con este propósito exclusivo. No se puede hacer ningún Otro tipo de transacción o pago, aunque sea transitorio con la misma, dado el caso, que la asociación manejará varios convenios, se tendrá que abrir una cuenta para cada uno de ellos.

 

Dicha cuenta(s) debe ser manejada, en forma mancomunada, por dos de los funcionarios de más alto nivel jerárquico de la entidad, quienes deben asumir la responsabilidad total de su manejo, para lo cual debe registrarse la firma de ambos en las tarjetas que para tal efecto proporciona el banco seleccionado. En caso necesario, puede registrarse una tercera firma, previendo viajes, vacaciones, enfermedades, etc.

 

Todo gasto mayor de Q500.00 debe hacerse por medio de cheque, salvo en aquellos lugares remotos donde no hay Otra alternativa que efectuar los pagos en efectivo, para lo cual se emite el cheque de anticipo para gastos a nombre de un funcionario de la asociación sujeto a liquidación, haciendo constar esta circunstancia.

 

Los cheques únicamente pueden emitirse para cubrir pagos "válidos" de los proyectos y convenios, esto es, que estén debidamente justificados como actividad del marco contractual a ejecutar, extremo que es Objeto de revisión y comprobación (materialidad) por parte de las auditorias y la misma asociación.

 

Los cheques deben emitirse siempre a nombre del beneficiario directo 0 proveedor de los bienes o servicios adquiridos. No es aceptable emitir cheques al "portador".

 

Cuando se anule un cheque debe razonarse anotando el motivo por el cual se anuló. Luego debe ser recortado 0 perforado en la parte correspondiente a las firmas y permanecer adjunto a su respectivo talón en la chequera correspondiente.

 

Siempre que la persona beneficiaria de un pago no pueda firmar, se le solicita plasmar su huella digital en el documento de constancia de pago en presencia de un testigo, así como anotar su nombre alrededor de la huella digital.

 

Los talonarios de cheques sin usar 0 en blanco, también deben custodiarse en un mueble con llave dentro de un local que cuente con la seguridad física adecuada.

 

Los cheques pagados y devueltos por el banco con los estados de cuenta mensuales, deben ser perforados o marcados de tal forma que se garantice que no puedan ser reutilizados.

Cada mes, al recibirse los estados de cuenta bancarios, debe realizarse la conciliación respectiva, por una persona ajena a la encargada de emisión de los cheques. Dichas conciliaciones deben ser aprobadas por la autoridad correspondiente y archivarse adecuadamente en forma cronológica.

 

 

Las diferencias e inexactitudes que se revelen en las conciliaciones bancarias, tanto atribuibles a la propia contabilidad de la ABK-DEC como al banco, debe dárseles seguimiento, solicitando las aclaraciones correspondientes o efectuando las deducciones de responsabilidad que el caso amerite. De confirmarse irregularidades significativas la Dirección General y Junta Directiva indicaran las acciones correctivas a tomar.

 

Los intereses generados por la inversión temporal y transitoria de los fondos en ejecución en las cuentas de depósitos monetarios, son considerados como ampliaciones automáticas al presupuesto otorgado y se usan, al igual que los fondos que los generaron, exclusivamente para financiar actividades propias de los proyectos que los generen.

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