Gestión de stock y su relación con la calidad total

Un tema que no puede quedar fuera de este curso es el de la Calidad Total, y la gestión de stock tiene una relación creciente con la administración de la calidad total (ACT). Se han practicado auditorias a varios sistemas de administración de inventarios de los que se dijo que no estaban trabajando de manera adecuada.

Los pedidos no estaban listos a tiempo, no se cumplían con las fechas de entrega al cliente, y había evidencia de una gran cantidad de tiempo extra y otras operaciones de “pánico”, dicho en forma más latina, “dando patadas de ahogado”. Pero al hacer un examen a fondo se descubrió que en la mayoría de los casos las fallas no estaban en los sistemas de gestión de inventarios; éstas se debían a problemas de calidad. A decir verdad, en un caso se llegó a la conclusión de que la “M” en MRP no significa de ninguna manera “milagro”.

En la medida en que se minimicen los problemas de calidad, la programación y otras actividades de la gestión de stock serán más directas y sencillas. La administración de la calidad total se fundamenta en la premisa básica de que es más preferible prevenir que lamentar, por lo que la aplicación de la calidad total hace que la gestión de stock sea una tarea más fácil. Pero la interacción no es en un solo sentido, sino que se transforma en bidireccional. Al ejecutar mejor la gestión de stock también se mejora la calidad.

Este punto se ilustra con un ejemplo retomado de T. Vollmann: “Un importante contratista de la industria de la defensa militar, recibía pagos a medida que avanzaba la obra, lo cual promovía prácticas inadecuadas como son trabajos excesivos en proceso y tiempos deficientes de rendimiento. El tiempo promedio para insertar componentes en tableros de circuitos impresos era de seis meses, en tanto que la cantidad de trabajo promedio era menos de una hora. Los tableros por lo general sólo se procesaban de forma parcial debido a escasez de componentes, luego se mantenían como trabajo en un proceso hasta que se disponía de más componentes. Por tanto, hacer corresponder los componentes correctos con los tableros adecuados era sumamente tardado.

Debido a que los tableros se ensamblaban en formas muy particulares, no había manera de encontrar realmente las causas de los defectos. Cuando se eliminó este problema, los niveles de trabajo en proceso se redujeron en más del 90% y los tableros de circuitos no se entregaban al departamento de producción a menos que tuvieran todos los componentes. Después, los tableros se ensamblaban como se indicaba en sus rutas de ingeniería. La empresa esperaba ver sólo una disminución en el trabajo en proceso, pero se sorprendió mucho por las mejoras en calidad. Las fuentes principales de variabilidad ase habrían eliminado”.

Otra interacción entre la administración total de la calidad y la gestión de stock proviene de la integración de las bases de datos. El control de las actividades de producción está diseñado para dar seguimiento al avance de cada parte componente y ensamble a medida que se elabora. Pero la Administración de la Calidad Total requieren gran parte de esos mismos datos, por lo que es mejor combinar estos flujos de datos, tanto por economía como para lograr una consistencia más favorable, mayor exactitud y mejores señales de advertencia oportunas cuando los problemas de calidad requieran una replaneación de la gestión de stock.

La Administración de la Calidad Total impone a la gestión de stock la necesidad de planear un producto que va a probarse en cuarentena, que va a destruirse o que va a utilizarse de alguna otra forma por el departamento de calidad. La cuarentena a menudo es sólo un desplazamiento del tiempo de entrega y algunas empresas emplean de manera creativa la gestión de stock para disminuir la inversión global en el inventario. Varias empresas farmacéuticas envían sus productos a sus distribuidores antes de que concluya el periodo de cuarentena, e implantan procedimientos de retención para que nadie pueda comprar las medicinas antes que se autoricen.

Un aspecto fundamental de la función de la calidad/gestión de stock proviene de las ideas de mejora continua de la calidad, la creación de ésta en la fuente y el esfuerzo por lograr cero defectos. Todos estos programas son esenciales para el Justo a Tiempo, y forman parte de las prácticas de las empresas de categoría mundial de hoy en día.

Mercadeo y Gestión de Stock.

Un ejemplo de esto es el de un industrial japonés muy prestigioso que la fabrica productos electrónicos, relata Vollmann. Se descubrió que para ciertos mercados, se daría a los mismos clientes a través de varias unidades de ventas independientes, por lo que se reorganizó en UCEs. En el caso de las plantas de energía nuclear, se formó un equipo integrado para proveer hardware básico, equipo electrónico, software e integración de sistemas.

Esto requirió una fuerza de ventas con una nueva capacitación, un departamento de mercadotecnia que se encargara de las necesidades totales del cliente en este sector industrial y un grupo de fabricación/diseño/investigación/desarrollo que se enfocará en la industria nuclear global. Eso también exigió nuevos sistemas de gestión de stock para proporcionar entregas coordinadas en todos los artículos, administración del proyecto de la instalación y un apoyo coordinado de desarrollo de productos nuevos (en todas las áreas).

Diseño y desarrollo de productos y gestión de stock.

Un ejemplo es una empresa productora de terminales CAD/CAM que redujo su tiempo global de fabricación de 20 semanas a cuatro días, al poner en práctica un sistema de justo-a-tiempo. Sus costos de obsolescencia se redujeron a prácticamente cero, debido a que todos los pedidos de los clientes eran especiales, no había artículos terminados, y los inventarios de trabajo en proceso eran insignificantes. Además, los cambios de ingeniería eran muy claros y directos; siempre eran para productos que aún no se habían empezado a fabricar, y podían aplicarse a por trabajadores directos.

La siguiente fórmula es usada para evaluar el nivel de cumplimiento de la calidad:

Q%= 100-(R*100)/N

En donde tenemos que:

Q% = cumplimiento mensual de la calidad medida en porcentaje.

R = número de unidades rechazadas durante el mes.

N = número de unidades entregadas durante el mes.