Fases preliminares para la implementación de la Norma ISO 14001

Estas fases forman parte del diagnóstico previo que se le realiza a la organización antes de iniciar la implementación de la norma.

Son las siguientes:

1) Recopilación de información.

Para ello se debe consultar los documentos internos como externos existentes en la organización:

a) Documentos internos: Tales como manuales de  procedimientos de la empresa, formatos que emplean para vaciar la data, trabajos previos similares a implementación de sistema de gestión, manuales de operatividad de los equipos e instrumentos (si los hay), manuales de procedimientos administrativos, organigrama de la empresa, entre otros documentos.

b) Documentos externos: Se refiere principalmente a normas de gestión como la ISO 9001, la ISO 17025 y otras que repercuten de alguna manera en las actividades de la organización. También se incluyen la revisión de libros, documentos, manuales, de manera directa o indirecta que contenga aspectos teóricos que podrían aplicarse a la parte práctica de la implementación del sistema, principalmente de índole ambiental.

 

2) Inspección preliminar de las condiciones generales de orden ambiental de la organización.

En esta etapa se realiza una observación directa e inspección del área física de la organización, para determinar aspectos ambientales tales como:

a) Uso de agua, de energía eléctrica, de sustancias peligrosas, generación de emisiones y de desechos peligrosos y no peligrosos, la calidad y cantidad de los residuos que se generan de sus actividades.

b) Estado de orden y limpieza.

 

3) Condiciones de las obras civiles (techos, pisos, ventanas, puertas) que de alguna manera repercuten en el ámbito ambiental y de contaminación.

 

4) Si se trata de un laboratorio, se debe evaluar las condiciones del almacenamiento y ubicación de los reactivos, soluciones preparadas y residuos finales.

 

5) Si se trata de un área manufacturera o laboratorio, verificar las condiciones de ruido emitido por los equipos y/o maquinarias del sitio.

 

6) Aplicación de la Matriz FODA.

Es una metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, examinando sus características internas y su entorno externo en una matriz cuadrada, que se refleja en la tabla 1.

Las características internas se refieren a las fortalezas (ventajas de la organización con respecto a la competencia, ejemplos: mejor tecnología, diversidad de los productos), y las debilidades (factores desfavorables de la organización comparando con la competencia, ejemplo: alta sensibilidad al precio).  Los factores externos se refieren a las oportunidades (factores positivos que ofrece el entorno externo, ejemplo: expansión hacia nuevos mercados), y las amenazas (factores foráneos que atentan contra la organización, ejemplos: situación económica del país, dependencia de moneda extranjera).

 

7) Aplicación de encuestas, técnica de observación directa y entrevistas informales al personal de la organización.

La finalidad de emplear entrevistas informales (no estructuradas) es formular preguntas al personal de la organización  para que emitan sus opiniones acerca de las condiciones de trabajo y ofrecer otras informaciones adicionales, que fueran de gran utilidad para el estudio; lo cual no se consigue con la aplicación de la encuesta. Las entrevistas informales se refieren a preguntas comunes realizadas al personal de la organización y otros entes involucrados, tales  como por ejemplos: ¿conoce usted de que se trata la norma ISO 14001?, ¿conoce usted qué es un sistema de gestión de calidad ambiental?, entre otras.

La técnica de observación directa sirve para conocer la forma de operar del recurso humano, equipos de medición, métodos actuales de trabajo, así como la manera y condiciones bajo las cuales son realizadas las operaciones.

Con respecto a las encuestas, es un instrumento de evaluación cuyo fin es determinar el grado de cumplimiento de la organización con respecto a lo exigido a la Norma ISO 14001, y la brecha existente para poder alcanzar la implementación del Sistema de Gestión Ambiental  para su certificación. La encuesta se compone de una serie de preguntas con una matriz de cálculo de la puntuación establecida. En el siguiente archivo adjunto se presenta un ejemplo de encuesta indicando la base de cálculo de la puntuación, proveniente del Ministerio de Fomento de España para la gestión de empresas de transporte por carretera, aunque se puede aplicar a cualquier tipo de organización.

Normalmente, para determinar la cantidad de personas a quien se le aplicarían la encuesta, se puede partir de algún método estadístico como lo es el cálculo del tamaño muestral, que aplica la siguiente ecuación referente a la población finita (que es aquella donde se conoce cuántos elementos tiene la población). Ver figura 3.

8) Tabulación de los resultados de la encuesta.

Lo recomendable es que los resultados obtenidos de las encuestas aplicadas se expresen en forma numérica y gráfica, mediante diagramas circulares y de barras, de tal manera que se visualice de una manera más amigable el porcentaje de conformidad por secciones de la norma y el grado de cumplimiento global de la misma. En la figura 4 se muestra un ejemplo de gráfico circular referente al estado de cumplimiento de los requisitos de la norma, y en la figura 5 un ejemplo de un gráfico de barra desglosando el nivel de cumplimiento  para cada uno de los requisitos de manera individual.

 

Con estos resultados se puede iniciar un plan de acción que permita ejecutar lo estipulado en cada uno de los requisitos de la norma, a fin de disminuir la brecha encontrada al realizar el diagnóstico de la situación actual. En las lecciones 7 y 8 se explican a detalle de que se trata cada requisito concertado en la norma.