Análisis de los requisitos de gestión de la Norma ISO 14001

(5) Evaluación: En este apartado se define diversos parámetros a considerar, tales como: severidad (gravedad del factor en una determinada situación), frecuencia (periodicidad o repetición de ocurrencia del factor), probabilidad (posibilidad de que ocurra el factor), entre otros parámetros definidos por el(los) responsables de este requisito.  Se debe asignar una escala, ejemplo: el valor 3 es el más alto (mayor grado de gravedad), y a medida que disminuye también lo hace su impacto.

(6)Valor: Es el cálculo de los factores anteriores (normalmente una multiplicación).

(7)Significancia: Una vez obtenido el valor, se determina una nueva escala, ejemplo:

Del 1 al 10= Significancia baja.

Del 2 al 19 = Significancia media.

Mayor de 20 = Significancia alta.

A partir del grado de significancia, se puede definir cuáles son las actividades que se consideran graves para atacarlas de primero, pero sin descuidar el resto.

(8)Controles actuales: Se explica si el impacto ambiental causado por una determinada actividad está controlada (bajo supervisión, que ya se han tomado las medidas necesarias para su disminución o erradicación), o si no lo está, para así proceder a tomar las medidas correctivas pertinentes, tales como (son las más comunes, que se observan que se lleva a cabo en la práctica): inventarios de documentos; almacenamiento de materias primas y de reactivos, y muy común, la realización de las hojas de seguridad de los productos químicos (en el caso de laboratorios); actualización de etiquetas en los muebles donde se guardan documentos, materiales y otros.

Finalmente, es recomendable que de los aspectos ambientales significativos (los más graves, de mayor impacto ambiental) se realice un informe descriptivo de cada uno de manera individual, de tal manera que se pueda tratar por separado de los demás y así ser más fácil la implementación de acciones correctivas.

Requisito 4.3.2: Requisitos legales y otros requisitos.

Consiste en identificar las normativas  de orden legal-ambiental que debe cumplir la organización, de acuerdo a sus actividades, productos o servicios. Se debe mencionar  tanto las normas de ámbito ambiental como de seguridad industrial, pues como se verá más adelante en el requisito 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias, la seguridad industrial está ligada con el aspecto ambiental.

Requisito 4.3.3: Objetivos, metas y programas.

Con este requisito se exhorta a que la organización establezca una serie de objetivos con sus respectivas metas, que concuerden con la política ambiental. Cuando se establezcan y revisen estos objetivos y metas, la organización deber considerar los requerimientos legales, sus aspectos ambientales significativos, sus opciones financieras y tecnológicas, requerimientos operacionales y de negocios, y las miradas de terceros interesados.

En tabla 4 se presenta un ejemplo de objetivo ambiental con sus respectivas metas, donde el objetivo se comporta como el fin general y las metas son las tareas a realizar para cumplir con ese objetivo, casi siempre expresadas en forma cuantitativa.

Tabla 4. Ejemplo de un objetivo ambiental con sus metas.

La tabla anterior fue referente a los objetivos con sus respectivas metas, y adicional a ello; en este requisito también se exige plantear un programa de gestión ambiental. En la tabla 5 se puede apreciar un ejemplo de formato para un programa de gestión ambiental, que incluye información de, para cada una de las metas de manera individual: responsables, fechas de inicio/fin del programa, un costo presupuestario, y una descripción de los procedimientos para llevar a cabo cada una de las metas propuestas.

Tabla 5. Ejemplo de un formato de programa ambiental.

Requisito 4.4: Implementación y operaciones.

Esta cláusula engloba los requisitos del 4.4.1 al  4.4.7.

Requisito 4.4.1: Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.

En esta sección se requiere la definición de roles, responsabilidad y autoridades debidamente documentadas y comunicadas en orden de facilitar una administración ambiental efectiva. La gerencia deberá proveer los recursos esenciales para la implantación y control del Sistema de Gestión Ambiental.

En fin, para cada requisito de la norma debe haber un responsable que se encargue de la ejecución y su seguimiento; además de que se debe definir los recursos destinados a cada responsable del proceso.

Debido a que la responsabilidad de las actividades inherentes al sistema de gestión ambiental reincide sobre todos los trabajadores de la organización, se hace necesario construir una matriz de responsabilidad, la cual se ejemplifica en la tabla 6.

Tabla 6. Modelo (ejemplo) de una matriz de responsabilidades.

En la matriz de la tabla anterior, se menciona cada uno de los cargos de la organización involucrados directamente con el proceso de gestión ambiental de la organización, y en la parte central de la matriz (de color verde) se coloca con la inicial de alguna letra el grado de responsabilidad de ese cargo con cada requisito. Ejemplo: en el requisito 4.2 de Política ambiental, los cargos con la letra  R son los responsables directos de que se cumpla el requisito, y la letra I se refiere a los involucrados en el proceso de Organización.  De esta manera, se puede utilizar otro tipo de leyenda (ejemplo, P= Principal, C= Colateral, S=Secundario). También se debe definir un organigrama donde se muestre las interrelaciones entre los diversos bloques que pueden actuar en la organización (responsabilidades, autoridades y relaciones mutuas de todo el personal).

Finalmente, es necesario disponer de una serie de recursos para que en una organización pueda establecerse eficazmente un sistema de gestión ambiental, como lo son:

1) Personas con conocimientos, experiencias y habilidades para la ejecución de las tareas asignadas;

2) Equipos, instrumentos y maquinarias con la tecnología suficiente;

3) Sistemas de informática aptos para las tareas que se desarrollan;

4) Recursos financieros que cubran con las necesidades de la organización;

5) Desde el punto de vista de manufactura y procesamiento, se requiere materias primas, reactivos y material de laboratorio, repuestos y otros elementos afines.

Requisito 4.4.2: Competencia, formación, toma de conciencia.

Indica que en la organización debe existir un programa de capacitación y formación de los empleados en el tema ambiental, mediante: cursos y/o charlas inherentes al ámbito ambiental, incorporación de carteleras con temas ambientalistas o que afectan al ambiente (ejemplo; que hacer en casos de accidentes ambientales, símbolos de los reactivos químicos, del rombo de seguridad, etc.), entre otras vías de comunicación.

Requisito 4.4.3: Comunicación.

Se debe establecer procedimientos para regir  la comunicación interna en los distintos  niveles y forma de  recepción, documentación  y respuesta de la misma, y lo mismo aplica para los entes externos (proveedores, clientes...).

La comunicación referente a temas ambientales puede ser:

Comunicación interna: Carteleras, charlas, uso de medios electrónicos internos (ejemplos: páginas de intranet, correos electrónicos informativos), emisión de boletines internos.

Comunicación externa: Páginas webs, publicidad, emisión de boletines y tableros de noticias a los clientes y/o visitantes.

Requisito 4.4.4: Documentación.

Este requisito indica que la organización debe elaborar toda la documentación inherente al sistema de gestión ambiental, es decir: la política, objetivos y metas ambientales, el alcance que tiene del sistema de gestión ambiental, y el resto de los elementos que forma parte de los demás requisitos (ejemplo: todos los procedimientos que forma parte del requisito 4.4.7 de Preparación y respuesta ante emergencias).

Requisito 4.4.5: Control de los documentos.

La sección anterior hacía referencia a que se debe elaborar los documentos, y en esta se define los  procedimientos para controlar documentos que forman parte del sistema (regulaciones, normas, métodos, gráficos, software, especificaciones, instrucciones, manuales, etc.).

Los documentos se dividen en: internos (manual de gestión de la calidad u otros manuales, políticas,  procedimientos, instrucciones, registros, gráficos, libros, actas, software) y externos (Normas COVENIN, Leyes, reglamentos). Pueden estar disponibles  en medios electrónicos, fotografías, en físico (papel).

Para este requisito la organización debe:

a) Definir la estructura de la información, es decir, su jerarquía, y para ello se recomienda seguir los lineamientos de la Norma ISO 10013:2002. Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad, que es la norma de calidad apropiada para este fin. Ver figura 5, donde el Nivel A es el de mayor jerarquía.

Toda la información referente a los lineamientos que debe seguir la documentación en un sistema de gestión de la calidad se contempla en la Norma ISO 10013:2002. Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad, la cual se adjunta a continuación:

b) Eliminar y/o actualizar documentos obsoletos.

c) Mantener una lista maestra o similar donde se liste todos los documentos existentes, clasificados según su tipo, y también cuales documentos han sido aprobados, los vigentes, obsoletos y sus actualizaciones (con su número de revisión para así diferenciarlos).

d) Establecer la codificación de la documentación según el tipo de documento (ejemplos: registros, procedimientos, instrucciones, etiquetas de los equipos/instrumentos, manual de operatividad de los equipos). Se recomienda que en la codificación se coloque como mínimo, las abreviaturas que señalen el tipo de documento y la secuencia numeral; ejemplo: INT-002, significa la instrucción de trabajo nro. 2.

e) De manera generalizada, todo documento debe estar identificado, debe ser vigente, tener código, número de revisión, sello e identificación de la organización, e indicar a que norma hace referencia (que en este caso sería la ISO 14001). Además debe contener información de: realizado por, revisado por, aprobado por (estas últimas deben tener firmas de cada ente).

Requisito 4.4.6: Control operacional.

Para este requisito se debe identificar aquellas operaciones y actividades asociadas con aspectos ambientales de importancia identificados con su política ambiental, objetivos y metas. En fin, con este requisito se pretende lograr que, una vez identificados los aspectos ambientales y su impacto ambiental (ver requisito 4.3.1 de Aspectos ambientales), haciendo especialmente énfasis a los más críticos, se realice un seguimiento a los mismos de tal manera de tratar de que disminuyan o se erradique sus valores críticos.  Ejemplo: si se determinó que en el proceso de rotulado de láminas se producía un alto grado de contaminación acústica, una vez que se haya tomado las acciones correctivas pertinentes para disminuir los mismos, mantener siempre estas acciones correctivas de tal manera que la situación del ruido extremo consecuente de este proceso no vuelva  a los valores críticos de antes.

Requisito 4.4.7: Preparación y respuesta ante emergencias.

Este requisito involucra paralelamente aspectos de índole ambiental y de seguridad al mismo tiempo, e indica que la organización debe establecer procedimientos para primero poder identificar accidentes potenciales y situaciones de emergencia, y segundo, para prevenir y mitigar los daños ambientales que puedan estar asociados a los mismos.  

Como ejemplos de procedimientos ante emergencias (que abarquen el ámbito ambiental y de seguridad al mismo tiempo) se mencionan: procedimientos de limpieza y desinfección en caso de derrame de residuos sólidos y/o líquidos; actuación en caso de incendio o explosión, de sismos; de fuga de gas; de quemaduras; entre otros.  Lo ideal es que no solo sean procedimientos teóricos, sino que también realicen con cierta frecuencia simulacros de los mismos a fin de preparar al personal ante tales eventos.

Además de estos procedimientos, también se puede realizar otra actividades inherentes a este tema, tales como: la dotación del inventarios de equipos de seguridad industrial en el sitio de trabajo, la incorporación de un maletín de primeros auxilios en el sitio de trabajo (a menos que tenga un servicio médico con todo este material disponible), entre otras.

Requisito 4.5: Verificación.

Esta cláusula engloba los requisitos del 4.5.1 al  4.5.5, que se verán a continuación.

Requisito 4.5.1: Seguimiento y medición.

Indica que la organización debe tener procedimientos establecidos para verificar los cambios en la legislación ambiental; identificar y aplicar, en caso de ser factible, todas las oportunidades de mejora; determinación de las causas de las no conformidades; toma de acciones correctivas y preventivas; y la realización de revisiones continuas por parte del personal de la organización.

Por otra parte,  la norma no indica implícitamente el uso de indicadores de gestión, sin embargo, se recomienda su aplicación para cumplir satisfactoriamente con este requisito de seguimiento y medición, ya que sirve para deducir cuantitativamente las consecuencias de las acciones tomadas. En este caso, se debe definir cuidadosamente el indicador y su forma de cálculo, el objetivo que se persigue con su planteamiento, la meta esperada y la frecuencia de medición. La idea es emplear una cantidad mínima de indicadores que reflejen los resultados que sean necesarios y suficientes para verificar si se están cumpliendo con los objetivos con éxito, y que permitan evaluar desempeño y resultados; y no sobrecargarse de indicadores que  a la final solo se calculen para obtener un valor numérico y no se haga el análisis correspondiente.

Requisito 4.5.2: Evaluación del cumplimiento legal.

La empresa debe establecer algunas actividades para evaluar el cumplimiento  de los requisitos legales ambientales pertinentes con regularidad,  y los resultados de estos registros deben mantenerse al día según lo decretado en las leyes y otros documentos similares.

Este requisito es una continuación del 4.3.2 de Requisitos legales y otros requisitos, donde en el primero se establece cuáles son los normativas por las cuales se rigen la organización, y en este requisito 4.5.2 se evidencia y se verifica, generalmente con listas de verificación (tipo encuesta) basada en normativas (decretos nacionales, leyes ambientales) si en realidad se cumple con los requisitos legales acorde a la naturaleza de la organización. En la tabla 7 se presenta un ejemplo de un formato de lista de verificación, donde se selecciona el soporte legal que aplica a la organización, y se va enumerando los artículos de ese soporte, para poder indicar si se cumple o no.

Tabla 7. Ejemplo de una evaluación  del cumplimiento legal, considerando una gaceta oficial.