Pasos a seguir en el pronóstico y Administración del Pronóstico

Todos los procedimientos formales de pronóstico alcanzan la prolongación de las experiencias del pasado para proyectarlas al futuro incierto. De ahí la suposición de que las condiciones que generaron los datos anteriores son indistinguibles de las condiciones futuras, con excepción de aquellas variables reconocidas de manera explícita por el modelo de pronóstico. Para aclarar lo anterior, algunos autores proponen el siguiente ejemplo: si se está pronosticando el índice de desempeño de los empleados en el trabajo, usando sólo como pronóstico la calificación del examen de admisión, se asume que el índice de desempeño en el trabajo de cada persona se afecta sólo por dicho examen. Considerando que la suposición de pasado y futuro indistinguibles no se cumple, resultarán pronósticos imprecisos, a menos que se modifiquen a juicio de quien pronostica.

 

La aceptación de que las técnicas de pronóstico funcionan sobre datos generados en sucesos históricos pasados conduce a la identificación de cuatro pasos en el proceso del pronóstico:

 

  1. Recopilación de datos.
  2. Reducción o condensación de datos.
  3. Construcción del modelo.
  4. Extrapolación del modelo (que es el pronóstico en sí).

 

El paso 1 sugiere la importancia de obtener los datos históricos adecuados y asegurarse que sean correctos. Con frecuencia esto representa uno de los mayores retos de todo el proceso de pronóstico y el más difícil de controlar, ya que los pasos siguientes se efectúan sobre los datos, sean o no relevantes para el problema investigado. Siempre que se hace necesario obtener datos pertinentes, sobran los problemas de recopilación de información y control de calidad.

 

El paso 2, la reducción de datos con frecuencia es necesaria ya que en el proceso de pronóstico es posible tener muchas o muy pocas información. Algunos datos pueden no ser oportunos al problema, por lo que reducirían la precisión del pronóstico, o estadísticamente hablando, se incrementaría el margen de error al pronosticar. Otros datos pueden ser los adecuados, pero sólo en ciertos periodos históricos.

 

El paso 3, la construcción del modelo, implica el ajustar los datos reunidos en un modelo de pronóstico que sea el adecuado para minimizar el error en el pronóstico. El consejo de los pronosticadores es que “entre más sencillo sea el modelo, será mejor para lograr la aceptación del proceso por parte de quién tomará la decisión”. Con frecuencia se debe establecer un balance entre un enfoque de pronóstico complejo que ofrezca ligeramente más precisión y un enfoque sencillo que sea fácil de entender y ganar el apoyo de quienes toman las decisiones, de manera que lo utilicen efectivamente. Es obvio que los elementos de juicio forman parte de este proceso de selección.

 

El paso 4 consiste en la extrapolación en sí del modelo de pronóstico, lo cual se realiza una vez que se recolectaron y tal vez redujeron, los datos adecuados y que se seleccionó un modelo de pronóstico apropiado. Es común que quien realizó el pronóstico revise la precisión del proceso mediante el pronóstico de periodos recientes de los que se conocen los valores históricos reales. Es entonces cuando se observan los errores de pronóstico y se resumen de algún modo. Ciertos procedimientos de pronóstico suman los valores absolutos de los errores y pueden reportar esta suma, o dividirla entre el número de intentos de pronóstico para obtener el error de pronóstico promedio. Algunos procedimientos también rastrean y reportan la magnitud de los términos de error sobre el periodo de pronóstico. El examen de los patrones de error conduce con frecuencia al analista a la modificación del procedimiento de pronóstico, el cual genera después pronósticos más precisos.

 

ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO DE PRONÓSTICO

 

Debemos pensar en quien pronostica como en un asesor de la dirección, en lugar de un software informático que tomará la decisión por mí. Por desgracia, este último es el caso en la práctica, en especial en el entorno de la computadora. De nueva cuenta, las técnicas en el proceso de pronóstico deben ser vistas como lo que en realidad son, herramientas que utilizarían los administradores para llegar a mejores decisiones.

 

Se puede mejorar la utilidad de los pronósticos si quienes los utilizan adoptan una actitud más realista. No se debe ver al proceso como un sustituto de la profecía, como el tarot, sino como la mejor forma de identificar y extrapolar patrones o relaciones establecidos con el fin de pronosticar. Si se admite tal actitud, se deben considerar inevitables los errores de pronóstico e investigar las circunstancias que los generan.

 

Planteado lo anterior, si el proceso de pronóstico se va a conducir de la manera adecuada, deben siempre surgir diversas preguntas clave:

 

  • ¿Por qué se demanda del pronóstico?
  • ¿Quién utilizará el o los pronósticos y cuáles son sus necesidades específicas?
  • ¿Qué nivel de detalle o agregación se requiere y cual es el horizonte adecuado en el tiempo?
  • ¿Qué datos hay disponibles? ¿Serán suficientes para generar el pronóstico que se necesita?
  • ¿Cuál será el costo del pronóstico?
  • ¿Qué tan exacto podemos esperar que sea el pronóstico?
  • ¿Se hará a tiempo el pronóstico para coadyuvar al proceso de toma de decisiones?
  • ¿Hay disponible un proceso para realimentar y evaluar la ejecución del pronóstico una vez hecho?
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