Funciones de la Distribución Física
Procesamiento de los pedidos:
Trata todas las actividades relacionadas con el proceso de gestión de órdenes de compra y su cumplimiento y validación. Los puntos relativos con éste, que deben fijarse con todo detalle, son:
- Documentación de órdenes de compra: documentos en que éstas se materializan.
- Recepción de órdenes de compra: a qué Departamento llegan, quien las recibe, cómo se formalizan.
- Análisis de inventario: para seguir las órdenes de compra: comprobación del mismo y análisis de demoras.
- Análisis de orden de reposición de inventario en caso de rotura.
- Gestión de garantías y reclamaciones del cliente.
- Documentación que resuma y represente la cartera de pedidos a lo largo del tiempo.
- Tratamiento de incidencias.
Está íntimamente relacionada con la gestión y control de los inventarios.
El procesamiento de pedidos, en particular y la gestión de compras, en general se han facilitado notablemente con la introducción de los códigos de barras y los scanners utilizados para su lectura. Con estos equipos, los detallistas pueden llevar a cabo con gran fiabilidad, la facturación de los productos vendidos y la gestión de los inventarios.
Manejo de materiales
Incluye la determinación de los procedimientos a seguir y medios materiales y humanos a utilizar para el movimiento de los productos dentro de los almacenes y locales de venta de la propia empresa.
Embalaje
Elección de los sistemas y formas de protección y conservación de los productos (papel, cajas de cartón o madera, plástico, entre otros) durante el proceso de distribución y almacenaje. La protección se realizará para impedir roturas, mermas, deterioros, suciedad, incendios o robos del producto. Además de proteger, el embalaje puede constituir un elemento promocional del producto.
Transporte del producto
Determinación de los medios materiales (avión, ferrocarril, avión, barco, etc) a utilizar y plan de rutas a seguir para mover el producto desde el punto de origen al de destino.
Almacenamiento
Comprende el mantenimiento, preservación y manipulación de los productos desde el momento de su elaboración hasta su venta o almacenaje, así como el ensamblaje, división y preparación de los productos para el reembarque. Incluye decisiones sobre los lugares de almacenaje y venta, número de punto y dispersión de los mismos.
Incluye todas las actividades necesarias para guardar y mantener los productos desde que son fabricados o adquiridos a los proveedores hasta que son vendidos y entregados a los clientes.
Se debe tener en cuenta:
- Análisis del número y localización de los almacenes y puntos de distribución.
- El almacenamiento puede asumirlo la empresa o delegarlo en empresas especializadas o en una red de almacenes públicos.
La función de almacenamiento se complementa con las actividades de manejo de materiales y embalaje de los productos.
Control de Inventario
El control de inventario representa 'el problema de gestionar el nivel de existencia de un producto a lo largo del tiempo en un almacén concreto'. Para el Marketing solo interesa el producto terminado.
El producto terminado es un activo circulante para la empresa y en su gestión intervienen criterios propios del corto plazo: oportunidad y costo.
- Costo de aprovisionamiento.
- Costo de almacenamiento.
- Costo de adquisición del producto.
- Costo de rotura.
Servicio al Cliente
Establecimiento de los puntos de servicio, medios materiales y personas para recibir y atender al cliente, así como para entregar y cobrar el producto.
La distribución física supone un conjunto de decisiones complejas e interrelacionadas que requieren una adecuada planificación y que, precisan, en muchos casos la ayuda de medios técnicos e informáticos.
