Gestión de campos entre distintas tablas

Access permite la utilización de las instrucciones "Copiar", "Mover" y "Cortar" datos, no solo en la misma tabla, sino que permite hacerlo entre distintas tablas.

En esencia el mecanismo es idéntico al que estamos acostumbrados a utilizar en el entorno Windows.

Primero seleccionar. Access, permite que seleccionemos un dato, una celda, un campo, un registro al completo, una columna o un conjunto de filas y columnas... simplemente marcando con el puntero del ratón y arrastrando la selección


Access



Y también:


Access

 

Una vez que tengamos marcado los datos que necesitemos copiar en la otra tabla, podemos hacerlo tanto desde la instrucción "copiar" de el menú "Edición", como desde la instrucción "copiar" en el menú que se despliega al pulsar el botón derecho del ratón.

 

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Cuando trabajamos con distintas tablas, Access crea un duplicado de los datos que tengamos seleccionados en el portapapeles. Access mantendrá estos datos en el portapapeles aunque cerremos una tabla, una base de datos, e incluso el mismo Access. Lo que permite pegar datos en tablas distintas en tablas distintas de las que proceden los datos

Al copiar registros entre distintas tablas deberemos tener en cuenta una serie de detalles:
Por ejemplo Access pega los datos en el mismos orden en el que están en la tabla original. Si la tabla de origen tiene mas campos que la de destino, Access no pegara los datos de los campos que sobren. Por el contrario, si la tabla origen tiene menos columnas que la de destino, Access dejara en blanco los campos que sobren.


Access

 

Access antes de terminar la pegar los datos nos pide confirmación para pegar los registros que hemos copiado.

Podemos encontrarnos ciertos problemas a la hora de pegar los datos.
Por ejemplo cuando el dato que intentamos copiar no es compatible con el tipo de dato del campo, es inútil intentar pegar una columna tipo texto en un campo de tipo numérico.
Tampoco podemos hacerlo cuando el dato que queremos pegar es mas grande que el tamaño de campo destino. O cuando el dato provoca una duplicación en el campo clave o en cualquier otro campo definido como indexado sin duplicado.

 


Access

 

Siempre que se produzca un error al pegar, Access creara una tabla llamada "Errores de pegado" y colocara en ella los datos que no haya podido pegar en la tabla de destino. Así que es conveniente no perderla nunca de vista y comprobar los problemas que la causaron.

 


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La tabla de "Errores de pegado" podemos abrirla desde la venta de Base de datos y gestionarla exactamente igual cualquier otra tabla.


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