El Sistema de Pólizas Contables

El sistema de pólizas contables es aquel en el que se registran las diversas operaciones de la empresa en documentos contables conocidos como PÓLIZAS CONTABLES, los cuales atienden a una única naturaleza debiendo registrarse en ellos, operaciones de naturaleza idéntica. Así pues:

• Las pólizas de ingresos sirven para registrar operaciones que generen una entrada de dinero en efectivo o a través de medios electrónicos; como ejemplo están los pagos recibidos de clientes, deudores, etc. Suelen ser de color azul celeste:

• Las pólizas de egresos registran las operaciones que generen una salida de dinero en efectivo o a través de medios electrónicos; por ejemplo los pagos de luz, a los proveedores, etc. Suelen ser de color amarillo paja o rosa:

• Las pólizas de diario registran las operaciones en las que no interviene el dinero en ninguna forma, como ejemplo están las depreciaciones, ajustes, determinación de IVA, etc. Son formatos de color verde:

• Las pólizas de cheque ayudan a llevar un control de cheques expedidos y suelen ser también de color verde:

El llenado de estos documentos es parecido al libro diario:

1. En la columna "Cuenta” se escribe el código de la cuenta mayor que se afectará.
2. En la columna “Subcuenta” se escribe el código de la subcuenta que se afectará.
3. En la columna “Nombre” se escribe el nombre de la cuenta o subcuenta que se afectará.
4. En la columna “arcial” se introducen las cantidades de las subcuentas.
5. En la columna “Debe” se introducen las cantidades que se cargan.
6. En la columna “Haber” se introducen las cuentas que se abonan.
7. En el campo “Concepto” se describe la operación que da cabida al registro contable.
8. En el campo “Fecha” se introduce la fecha en que se celebra la operación.
9. En el campo “Elaborado por” se introduce el nombre o la firma de quien elaboró la póliza.
10. En el campo “Revisado por” se introduce el nombre o la firma de quien revisó la póliza.

Aquí falto el espacio para el número de póliza, el cual suele encontrarse en la esquina inferior derecha.

La póliza de cheque, además de los datos expuestos, lleva los siguientes:

1. Fecha de expedición del cheque.
2. Nombre del beneficiario del cheque.
3. Importe que ampara el cheque.
4. Cantidad con letra del importe que ampara el cheque.
5. No. de cuenta del ordenante.
6. No. de cheque emitido.
7. Leyendas o especificaciones.
8. En el campo “Firma cheque recibido” debe firmarse por quien recibe el cheque.

Cabe mencionar que en cada póliza sólo se registra UN SOLO ASIENTO, debiendo llenar una póliza diferente por cada asiento, aunque sean dos asientos de la misma naturaleza consecutivos. Sin embargo, en la práctica suele realizarse un asiento con distintas operaciones efectuadas, por ejemplo:

Cuando se paga una factura, facturada en el mismo mes de pago se realiza el pasivo y el pago en la misma póliza:

Cargo: Gastos                               2,000.00

Cargo: IVA acreditable pagado           320.00

      Abono: Proveedores                                       2,320.00

Cargo: Proveedores                       2,320.00

      Abono: Bancos                                               2,320.00