Documentación en un sistema de gestión de la calidad
La documentación es la evidencia de que el sistema existe y funciona.
Un sistema documental en sí proporciona claridad en la descripción de las diversas actividades a desempeñar en la organización, además de estandarizar los procesos a ejecutarse de tal manera que se facilite el cumplimiento de los objetivos de la calidad planteados por la organización.
La estructura de los documentos en un sistema de gestión de la calidad debe ser:
1) Estándar: Aplicar un solo formato para todos los documentos de la organización.
2) Coherente: Usar un lenguaje que pueda ser entendido por todos los integrantes de la organización.
3) Compresible: La redacción del contenido de la documentación debe ser entendida por los integrantes de la organización.
4) Aplicable: Lo que se describe en la documentación tiene que llevarse a cabo realmente; adicional a ello, la documentación será auditada.
5) Trazable desde un punto de vista funcional: Debe mantenerse todo el historial del documento, es decir, ¿quién lo elaboró?, ¿cuándo se elaboró?.
Las organizaciones que planteen incorporar un sistema de gestión de la calidad deben seguir los lineamientos de la Norma 10013 denominada Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad, la cual se adjunta en el siguiente archivo:
En referencia a la relación de la Norma ISO 9001 con la ISO 10013, en la primera norma en su requisito 4.1 se menciona la obligación de documentar, tal como se señala en la figura 12.
Figura 12. Fragmento de la Norma ISO 9001 indicando el deber de documentar.
Además de ello, se debe documentar como mínimo éstos seis procesos que se indica en la Norma ISO 9001:
4.2.3. Control de documentos.
4.2.4. Control de registros.
8.2.2. Auditoría interna.
8.3. Control de los productos no conformes.
8.5.2. Acción correctiva.
8.5.3 Acción preventiva.
