Lección 23 ª

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 LECCIÓN 23: ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO.

 

La Cooperación Alemana GTZ presenta la siguiente estructura del documento de una sistematización de experiencias.

Índice

0.             Introducción/ Antecedentes

1.  Metodología de sistematización (perfil de la sistematización)

2.             Descripción de la experiencia

3.             Recuperación del proceso

 

3.1     Estudio técnico

3.2     Análisis institucional

3.3     Análisis financiero

4.   Análisis y reflexión

4.1      Evaluación de impacto

4.2      Lecciones aprendidas

5.     Conclusiones

Glosario (cuando es necesario)

Anexos

Bibliografía

 

Veamos brevemente cada ítem:

Introducción/antecedentes.

Para poder realizar una sistematización efectiva es necesario que ya durante la experiencia, en cada fase del ciclo de proyecto se establezca y se mantenga un sistema de documentación cronológica que facilita la realización posterior de la sistematización.

El manual de la GTZ sugiere llevar una carpeta electrónica y un archivo físico por proceso o producto que permita realizar la recopilación de la documentación requerida para la sistematización.

Metodología de sistematización.

Básicamente es responder a las preguntas siguientes:

I. ¿Para qué se quiere sistematizar esa experiencia?

Qué conocimientos se espera obtener, qué producto se pretende lograr, a quién se quiere que le sirva, qué riqueza contiene que amerita realizar el esfuerzo de sistematizar?

II.        ¿Que' se quiere sistematizar?

Un proyecto en su conjunto, una etapa del mismo, el tratamiento de un cierto tema, la interrelación generada de un determinado grupo, etc.

III.       ¿Cómo se va a realizar la sistematización?

Definir el método de investigación: herramientas o técnicas de investigación y las estrategias que se utilizarán para obtener la información pertinente.

Planificar el proceso de la sistematización: quiénes participan y de qué manera, en qué plazos se realizará, qué recursos se necesitan, etc.

Descripción de la experiencia.

La descripción de la experiencia en sí, consiste en a) la descripción del proyecto o programa, b) la descripción del producto a sistematizar y c) de la descripción del proceso de implementación según fases definidas. Las descripciones necesarias dependerán del perfil de la sistematización: Si se quiere sistematizar un proyecto con todos sus productos o solamente un producto finalizado o una fase de implementación de un producto.

Para describir donde y cuando se realizó la experiencia, que actores participaron, con que objetivos e impactos deseados, se parte de los documentos iniciales de un proceso como es la descripción del proyecto o del producto, planes de trabajo, documentos conceptuales elaborados y áreas de impacto transversal del proyecto.

Recuperación del proceso.

La recuperación del proceso de la experiencia vivida consiste en la visualización completa de lo sucedido, no solo de lo programado, considerando los puntos de vista de los diversos actores en el proceso (equipo, contrapartes, grupo meta). No basta con presentar las actividades que el proyecto había programado, ni las acciones desarrolladas por el equipo del proyecto, sino todo lo que realmente sucedió, incluyendo lo que hicieron las personas o grupos con los que se trabajó, para lo que es necesario hacer una reflexión progresiva del proceso: como, cuando, con quien, con que recursos se trabajó. Se trata de explicar porque se incluyó algo no programado o no se ejecuto algo programado.

Análisis y reflexión.

Para resumir los resultados de la medición de impacto se sugiere elaborar tablas de resumen de los valores de cada indicador obtenidos en diferentes momentos durante la experiencia, así como comparar los impactos según fase de implementación.

Resumen de valores

Indicador

Valor inicial

Valor 1a medición

Valor 2a          medición

Observación

 

 

 

 

 

Los informes de impacto deben contener además de los datos de medición información a cerca de las siguientes áreas:

Áreas de análisis

·        Costo-beneficio (por beneficiario)

·        Sostenibilidad

·        Grado de replicabilidad

Áreas de impacto transversales Reducción de pobreza Impacto ambiental Impacto de género Participación juvenil.

Lecciones aprendidas.

Para documentar las lecciones aprendidas se analizan las dificultades y problemas enfrentados y como se han superado, se distinguen las situaciones de éxito y sus causas, así como se resaltan los errores cometidos para evitarlos en un futuro. Lo importante es formular sugerencias y recomendaciones para próximas fases o futuros proyectos.