Resultados obtenidos de acuerdo al marco lógico

Introducción a las políticas de control institucional para la Gestión Social dentro de ABK-DEC

 

Previo a entrar al detalle de los resultados obtenidos relaciones a: Las políticas de Control Institucional para la Gestión Social dentro de ABK-DEC, vale la pena destacar la razón de ser de las políticas institucionales y su contribución a la gestión de las organizaciones. 

Pues tal como lo declara la Lic. Ana María Vázquez - Q grupo Asesor S.A. "todas las organizaciones tienen sistemas de trabajo, es decir, formas de hacer sus tareas, sin embargo cuando además de un sistema hay una política tanto la organización como sus colaboradores adquieren un nivel de compromiso". Sin embargo, luego de haber analizado la situación organizativa y directiva de la Asociación Bautista y otras organizaciones donde he laborado, cabe destacar lo siguiente:

  • Rara vez estas políticas están claramente definidas. 
  • Generalmente no son comunicadas, ni entendidas por los integrantes de la organización.
  • Con frecuencia no están alineadas con la visión de la institución.
  • No siempre se desprenden de ellas objetivos claros.
  • En la mayoría de los casos no son revisadas periódicamente para adecuarlas a los cambios tanto internos como del contexto nacional e internacional.

Dentro de la Asociación Bautista K'ekchi´para el Desarrollo Cultural es frecuente escuchar la frase: "La asociación debe mejorar sus ingresos"; pero la necesidad de mejorar los ingresos no constituyen en sí mismas una política, pues hace falta el nivel de compromiso. Si por el contrario, la frase puede decirse que es una política, pues contiene el compromiso de mejorar, La palabra que define el compromiso es "mejorará".

 

El posible redactar la política de una manera más amplia, por ejemplo:

 

"La Asociación mejorará continuamente sus ingresos para garantizar su sustentabilidad y continuar brindando servicios satisfactorios a la población en pobreza y pobreza extrema".

 

No parece tan difícil. En efecto, definir las políticas no es difícil, el problema es cumplirlas. pero sin ellas, la asociación no controlará su futuro. Sin ellas la institución tiene complicaciones para continuar rumbo a su visión y frecuentemente si logra librar las dificultades lo hará con un gran desperdicio de recursos y de esfuerzo individual y con un final previsible: La desesperación y el desanimo.

 

 

La política es una luz, todos deben ser iluminados por esta luz para saber hacia donde van. Ciertamente aún con políticas claramente definidas se presentan dificultades, pero en conjunto los directivos de la asociación y sus colaboradores coordinarán esfuerzos y conocimientos de modo que juntos decidirán como llegar hacia su visión y medirán día a día el avance, corrigiendo inmediatamente los desvíos y eliminando sus causas. Seguidamente se entrará en el detalle de los resultados propuestos y su grado de cumplimiento. 

 

 

RESULTADO: "LA ORGANIZACIÓN CUENTA CON POLÍTICAS DISEÑADAS PARA MEJORAR SU CAPACIDAD DE CONTROL Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DESDE LA PERSPECTIVA DE LA GERENCIA SOCIAL"

 

PRODUCTO A: "SE HAN FORTALECIDO LAS CAPACIDADES DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LOS DIRECTIVOS Y EJECUTIVOS DE LA ABK-DEC". Este resultado se ha cumplido en un 85% del porcentaje previsto, pues hubo irregularidad en la asistencia a eventos programados por parte de tres directivos, siempre se contó con la participación de los tres coordinadores de proyecto previstos (salud, educación y finanzas), así como el Director General. En total se tenía prevista la participación de 11 personas entre directivos y ejecutivos.

Sin embargo se incorporó también la Directora Técnica de la organización, con lo que se enriqueció el proceso. 

 

ACTIVIDADES 02 03 Y 04: CONVOCATORIA PARA EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE CONTROL INSTITUCIONAL APLICADOS POR LOS DIRECTIVOS DE ABK-DEC Y SOCIALIZACIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LA EVALUACIÓN.

 

Para la realización de estas actividades se contó con el apoyo de la Directora Técnica quien fue nombrada por la institución como enlace para la ejecución del proyecto de intervención y apoyo a las distintas actividades. Mediante lluvia de ideas y juegos estructurados se procedió a analizar el conocimiento que los directivos y ejecutivos respecto a sus normativas. Se pudo comprobar que no se tenía memoria exacta de decisiones asentadas en actas 0 memorandos de su propia gestión.

 

En los casos que se tenía idea de una decisión o norma dictada con anterioridad, era porque esta persona la había impulsado. Esto no sucedía cuando las normas asentadas en actas o memorandos las había realizado una Junta Directiva de periodos anteriores, aun cuando algunos de sus integrantes repetían período.

 

En este taller se revisaron las normativas consuetudinarias en las siguientes áreas de capacidad institucional: Cooperación Externa, Atención de Demandas Sociales y Control Administrativo y Financiero. Pudo observarse que pese ha haberse capacitado en esas temáticas, solamente los ejecutivos tenían dominio en el manejo de procedimientos, no así los directivos.

 

Este fenómeno, en parte, se debe a que la mayoría de directivos tiene una escolaridad no más allá de tercero primaria, situación que les dificulta la construcción de memorias y toma de apuntes durante las reuniones; está debilidad les impide dar un seguimiento con propiedad a las distintas disposiciones o conocimientos adquiridos.

 

Los directivos y ejecutivos de la asociación quedaron sorprendidos al evidenciar esta realidad y estuvieron de acuerdo unánimemente, en contar con un manual que permita dar seguimiento, pero sobre todo sirva de orientador al que hacer de la institución a fin de que no se pierdan los ideales con los que fue creada la asociación.

 

ACTIVIDAD 05: TALLER CON JUNTA DIRECTIVA Y PERSONAL DIRECTIVO PARA LA SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS OBTENIDOS EN LA EVALUACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE CONTROL Y GESTIÓN PROPUESTAS.

 

Está actividad fue muy provechosa pues se planteó a los directivos el paquete de políticas estimadas conveniente por las características de la asociación y las tendencias en el campo del desarrollo social, proponiendo en concreto las siguientes políticas:

 

Cooperación Externa, Atención de Demandas Sociales y Control Administrativo y Financiero, partiendo del análisis realizado en el taller anterior, sin embargo los ejecutivos de la asociación hicieron una serie de recomendaciones, que fueron aprobadas por los directivos. Esto se dio mediante trabajo en grupos y revisión de los diagnósticos estratégicos y situacionales de la organización realizados durante la PPS l.

 

En base a ello se determinó que el abordaje para el diseño de las políticas debería ser el siguiente: Política Técnica (programas y proyectos), Política de Comunicación y Relaciones Interinstitucionales, Política de Administración y Finanzas, Política de Recursos Humanos y Política de Organización Dirección.

 

En otras palabras en lugar de tres políticas como se había planteado en el plan general de práctica se acordó que fueran cinco, mismas que recogían el espíritu de las primeras tres pero daban mayor claridad y utilidad a los intereses de la asociación.

 

Cabe mencionar que durante el periodo de PPS I y ll, el estudiante prestó asesoría en materia de gestión social a los actores involucrados, esto implicó asistir a reuniones o actividades fuera del plan de práctica, apoyar en la elaboración de un proyecto de fortalecimiento institucional que actualmente se encuentra en ejecución, permitiendo junto a lo anteriormente expuesto a fortalecer la capacidad de gestión administrativa y financiera de los directivos y ejecutivos de la institución; algo interesante fue el hecho de que los actores involucrados se sensibilizaron respecto a la importancia de conformar equipos multidisciplinarios, tanto a nivel de colaboradores como a nivel de consultores, esto se explica pues antes de la intervención de este proyecto, casi cualquier consulta se le hacía a un abogado, en la actualidad se consulta a nivel interno y si no se logra despejar la duda o solucionar el conflicto según sea el caso, se consulta a un profesional experto en el ramo que presenta la necesidad (auditor, administrador, experto en informática, pedagogo, nutricionista, otros).

 

PRODUCTO B: "SE HAN SISTEMATIZADO LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO UTILIZADOS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN, PARTIENDO DEL DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA ORGANIZACIÓN"

 

ACTIVIDAD 01: RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA RELACIONADA: Para está actividad se había planteado contar con una batería de documentos impresos y electrónicos que orientaran, en base a otras experiencias, sobre el diseño e implementación de políticas de control institucional.

 

Fue especialmente dificultoso encontrar bibliografías relacionadas con políticas institucionales que se enfocarán a la gestión social, por ello se tomaron de referencia políticas estatales y de empresas mercantiles, además legislación vinculante a las

 

ONG's (código civil, tributario, ley del impuesto sobre la renta, valor agregado, contraloría de cuentas, Otras), la Biblia también fue un referente importante, pues es por tradición la guía que han utilizado los miembros de la asociación para la implementación de sus intervenciones.

 

ACTIVIDAD 02. 03 Y 04: ANÁLISIS CRITICO DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA. EVALUACIÓN DEL DIAGNOSTICO RELACIONADA Y VINCULACIÓN DE LAS CAPACIDADES DE GESTIÓN DEL PERSONAL DIRECTIVOS CON LOS DISEÑOS PROPUESTOS:

 

El análisis consistió en revisar la información recopilada y evaluar su adaptación al contexto de la gerencia social, específicamente en la rama de las organizaciones de ayuda al desarrollo, por ser en su mayoría bibliografía que recogía políticas de estado y de organizaciones mercantiles, habiendo necesidad de indagar a 10 interno de ABK-DEC y evaluar nuevamente la forma en que ellos aplicaban sus sistemas direccionales y normativos, pudiendo constatarse que en realidad se aplicaban sistemas de control adaptados, tanto del ámbito mercantil como el de políticas gubernamentales, esto debido esencialmente a que por distintas circunstancias se tiene relación con este tipo de entidad, pero además se aplican normativas dictadas por donantes internacionales.

 

En base a estos hallazgos, se llegó al consenso de que en la práctica las ONG's manejan una administración y sistemas de control mixtos, es decir, los sistemas de control institucional de las organizaciones que contribuyen con el desarrollo imperativamente deben observar dentro de sus normativas aspectos legales, administrativos y financieros, que tomen en cuenta el hecho de que la relaciones que mantiene la asociación no se circunscriben a un solo sector (público, privado, mercantil, Otros), sino que por el contrario, suelen establecerse convenios de cooperación con distintos tipos de entidad, 10 cual puede ser: publico-privado, público-mercantil, social-mixto. Por ello, en las políticas diseñadas se tuvo especial cuidado en contemplar estos escenarios y posibilidades.

 

Por último, se analizaron las practicas consuetudinarias de los directivos y ejecutivos, pero además fueron sistematizadas y homologadas con practicas de control institucional aplicadas en Otros campos a fin de contar con directrices más estables y funcionales. Al hacer una comparación entre lo propuesto y 10 aplicado desde la cotidianidad pudo observarse que no difieren mucho, sin embargo por no estar escritas y no promoverse su uso sistemático, estas tienden a quedar en el olvido, 10 que redunda en la redacción de nuevas actas 0 memorandos con disposiciones que ya se habían tomado con anterioridad.

 

ACTIVIDAD 05 Y 06: DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE CONTROL INSTITUCIONAL PARA LA GESTIÓN SOCIAL DENTRO DE ABK-DEC Y SISTEMATIZACIÓN DE LA REVISIÓN Y ADAPTACIÓN CONTEXTUAL DE LAS POLÍTlCAS DE CONTROL INSTITUCIONAL PARA LA GESTIÓN SOCIAL DENTRO DE ABK-DEC:

 

Esta actividad consistió no solamente en la creación de las políticas, vistas como una luz que guiara los compromisos institucionales de la asociación, sino que también estableciera la ruta crítica a seguir para la correcta aplicación de cada una de las políticas. Cada una de ellas cuenta con una presentación general, sus áreas de actuación y procedimientos a seguir, según sea el caso. Por medio de estos procedimientos sistematizados se irá eficientizando la gestión de la institución en lo que se refiere a: gestión de programas y proyectos, relaciones interinstitucionales, manejo administrativo y financiero, gestión de recursos humanos y sistemas de organización y dirección institucional.

 

Puede decirse que esta actividad se ha logrado cumplir en su totalidad, pues ahora la asociación cuenta con un instrumento de control institucional, que le permite manejar de mejor manera sus recursos materiales, humanos y financieros, sin descuidar su relación con Otras organizaciones.

Seguidamente se presenta el documento que recoge la sistematización del Diseño de las Políticas de Control Institucional para la Gestión social dentro de ABK-DEC.

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