Política de comunicación y relaciones interinstitucionales
La comunicación es el eje vertebral de la ABK-DEC. En muchos casos deja de ser propiamente una función, para convertirse más bien en una opción, un modo, una apuesta estratégica por el diálogo entre todos los agentes de la asociación.
En principio la responsabilidad de velar por el cumplimiento de la política de comunicación recae en la Dirección Técnica y Junta Directiva, sin embargo en la medida de las necesidades de comunicar aumenten, ésta función deberá ser asumida por personal especializado, voluntario 0 contratado, según 10 defina la Junta Directiva o Asamblea de Socios.
Previo a iniciar un proceso de comunicación se debe comprobar la existencia de un remitente y de un destinatario.
Debe tenerse especial cuidado en no solamente priorizar lo que se quiere remitir, sino también tomar en cuenta 10 que el destinatario está dispuesto a recibir.
Piense en el destinatario: ABK-DEC recomienda tomar en cuenta que no sólo se debe hacer la pregunta ¿qué quiero decir?. Si no también ¿qué quiere escuchar el destinatario de mi mensaje?; ¿qué es 10 que le puede interesar?
Los destinatarios son el elemento clave. NO se trata únicamente que los mensajes se expresen, sino de lleguen de forma eficaz. Por ello, se debe identificar previamente a las personas 0 instituciones, aunque sea de forma general: saber cuales son sus centros de interés, preocupaciones, deseos, inquietudes.
Cualquier dato que se conozca permitirá diseñar una comunicación mucho más cercana al receptor y, por tanto, con más posibilidades de lograr los objetivos previstos. Son muchos y variados los tipos de destinatarios susceptibles de recibir mensajes de una entidad sin ánimo de lucro, como lo es la asociación, para cada uno de ellos, la Dirección Técnica deberá pensar, en los mensajes que quiere transmitir, los medios preferibles para hacerlos llegar, y los momentos más oportunos para realiza esas comunicaciones.
Las acciones de comunicación deben integrarse en los planes estratégicos y operativos diseñados por la asociación. El motivo es claro, ya que constituye uno de los ejes más importantes de la organización, estando íntimamente ligada a la misión y a las actividades de la ABK-DEC.
La asociación considera necesario definir o rediseñar periódicamente varios aspectos:
- Principales líneas de comunicación.
- Tipos de beneficiarios y acciones a desarrollar para cada uno de ellos.
- Cronograma de las acciones.
- Presupuesto detallado por actividades.
- Medios humanos necesarios.
- Coordinaciones internas y/o externas a llevar a cabo.
Es muy provechoso que el grupo de personas que componen la asociación dedique un tiempo de trabajo a precisar los valores que busca promover, o los que se pretende que estén presentes en la organización.