Influencia de la Organización en el Proyecto
Todo proyecto es realizado dentro de algún tipo de estructura organizacional, sea ésta laxa e informal o muy estructurada y totalmente formal.
Esto implica que el desarrollo de un proyecto va a estar afectado por el medio organizacional en el cual se desarrolla, y por tanto el proyecto debe en buena manera adaptarse a la forma de ser y a la cultura de la organización, o al menos definir la forma de desarrollarlo de modo que no entre en conflicto con la cultura organizacional.
Cualquier proyecto que choque con la cultura organizacional está destinado casi fatídicamente a fracasar, porque la misma organización luchará por que no se realice.
El hecho de que la forma metodológica o sus prácticas vayan en contra de lo establecido por la organización dificultará grandemente su ejecución.
Por ejemplo, si el área de compras tiene ciertos formatos a completar para la adquisición de bienes o servicios, hay que utilizarlos, no importando si dichos formatos tienen campos no prácticos o irrelevantes.
Si se quiere mejorar dichos formatos hay otros medios y tiempos para hacerlo; y eso no es durante la ejecución del proyecto.
Otro aspecto importante es determinar el nivel de cultura de dirección de proyectos en el que la organización se encuentra, con la finalidad de determinar cómo aplicar las prácticas y/o metodologías de administración de proyectos.
No es lo mismo estar en una etapa inicial, donde fuera del proyecto mucho del personal de la organización no conoce las prácticas de dirección de proyectos y puede obstaculizar los procesos del proyecto (simplemente por desconocimiento), que si se está en una etapa de mejora continua, donde la mayoría del personal entiende los beneficios que puede traer a la organización y a ellos el implementar estas prácticas para lograr los mayores beneficios de los proyectos.
Uno de los modelos más usados para este fin es el propuesto por Harold Kerzner que propone una escala de 5 niveles, donde el primer nivel se define por que la organización tiene un lenguaje común en Dirección de Proyectos, por ejemplo, todos entienden lo mismo cuando se habla de: ejecutar un proyecto.
El segundo nivel implica tener procesos comunes, es decir que en algunos proyectos se ejecutan procesos que son tomados de metodologías establecidas, por ejemplo, que todos los proyectos tienen un acta de constitución de proyecto. Esto no necesariamente implica que esté bien hecha, sino que es un proceso establecido conforme a las mejores prácticas de dirección de proyectos, pero no necesariamente va más allá.
Un tercer nivel se refiere a que la organización ha hecho un esfuerzo por establecer prácticas, técnicas y procesos comunes en todos los proyectos que realiza, por ejemplo, que para el registro de los riesgos del proyecto se use el mismo tipo de formato, y que es evaluado y monitoreado en la misma forma por todos los directores de proyecto.
Para un cuarto nivel se especifica que esta metodología está siendo comparada con otros procesos y metodologías para determinar los efectos positivos y negativos sobre los proyectos y a partir de ahí hacer propuestas de mejora.
Finalmente, el quinto nivel del Modelo de Madurez Organizacional implica que se ha entrado en un proceso de circulo virtuoso donde ya se tiene establecido un sistema de evaluación y retroalimentación de los procesos, prácticas, procedimientos y metodologías de dirección de proyectos, con un enfoque en lograr la mejora en cada evaluación, considerando que esto implica que toda la organización está ya involucrada y que estas mejorar se busca puedan aplicarse a todos los proyectos, e incluso a otros niveles de la organización.
