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lunes, 20 agosto 2018 español
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Características de los canales de comunicación

A la hora de sacarle más partido a los distintos canales de comunicación que externamente utilice una organización, es conveniente conocer alguna de las características principales de cada uno de ellos.

LA RADIO

A la radio la podemos definir como un medio de comunicación ambivalente, instrumental, a distancia, colectivo, directo y que utiliza como vehículo físico primario exclusivamente el sonido.

Es un medio ambivalente porque puede ser unidireccional (el mensaje se transmite desde la radio al oyente) o bidireccional porque el oyente puede también participar y aportar elementos que completen el mensaje. Esta segunda opción es más completa porque hace a la radio más viva, más dinámica y permite lograr  más rápidamente la retroalimentación necesaria para hacer más eficaz la comunicación radiofónica.

Es un medio instrumental porque requiere de elementos técnicos. Unos elementos técnicos cada vez más perfeccionados que permiten hacer de la Radio el medio más ágil y también más económico.

Es un medio a distancia porque habitualmente el emisor y el oyente no están presentes  en el mismo lugar.

La Radio es además un medio colectivo porque permite llegar en el mismo momento a una gran cantidad de personas. Por pocas personas que oigan un determinado programa de radio, siempre será más que las que puedan acudir presencialmente a escuchar una charla-coloquio o una conferencia.

Es un medio directo porque permite la recepción inmediata y de manera individual. Cuando damos un mensaje a  través de la radio no lo debemos hacer como si estuviéramos en una caseta de feria que nos dirigimos a una masa. En la radio el mensaje debe ser más personalizado.

El hecho de que utilice como vehículo físico primario exclusivamente el sonido le hace adquirir una personalidad propia que hay que tener en cuenta a la hora de transmitir el mensaje. Hay que tener en cuenta que la radio, como medio, tiene sus limitaciones. Debemos conocerlas para saber qué es lo que se puede hacer si queremos comunicarnos a través de ella.

Sus características

La radio tiene una gran fertilidad. Las emisoras lanzan al aire miles de palabras por minuto, en sus esfuerzos por informar, educar y entretener, hacer publicidad y persuadir.  Sus características principales son las siguientes:

  • Hace imágenes.
  • Es directa.
  • Es veloz.
  • Es sencilla.
  • Es barata.
  • Tiene un carácter transitorio.
  • Es selectiva.
  • Tiene escasez de espacio.
  • Tiene su propia personalidad.
  • Tiene música.

Analicemos algunas de ellas. 

La radio hace imágenes

Aunque es un medio ciego, la radio puede estimular la imaginación, de forma que en cuanto la voz sale del altavoz, el oyente intenta visualizar lo que oye, y crear en su mente al autor de la voz. Al contrario que en la televisión, en donde las imágenes están limitadas por el tamaño de la pantalla, las imágenes radiofónicas pueden ser del tamaño que uno desee.

Esta característica debe ser tenida en cuenta por las organizaciones en caso, por ejemplo, de una entrevista. La persona entrevistada debe intentar hacer llegar a los oyentes la imagen más completa del mensaje que pretende transmitir. Eso conlleva hablar con tranquilidad, con firmeza y con claridad para que a los oyentes no les quede duda alguna.

La radio es directa

A diferencia de la televisión, en la que el espectador está observando algo que sale de una caja "que está allí", las imágenes y sonidos de la radio se crean dentro de nosotros y pueden tener un mayor impacto o implicación. La radio es mucho más personal, que llega directamente al oyente.

Por ello, a la hora de dirigir un mensaje, hay que hacerlo como si se dirigiera a cada uno de los oyentes y no a una masa de ellos.

El carácter transitorio de la radio

La radio es un medio muy efímero, y si el oyente no llega a tiempo para la emisión de noticias, entonces ya ha pasado y tiene que esperar a la siguiente. A diferencia del periódico, que puede dejar por un momento, y después volver a cogerlo o pasarlo a otra persona, el medio de la radiodifusión impone la estricta disciplina de tener que estar allí en el momento preciso.

De ahí la importancia de que lo que se diga a través de la radio sea concreto y conciso y no divagar ni “enrollarse” porque se pierde el objetivo del mensaje.

La personalidad  de la radio

La gran ventaja que el medio hablado tiene sobre el escrito reside en el sonido de la voz humana. Una voz tiene la capacidad de impartir mucho más que la palabra impresa. Tiene inflexión y acento, duda y pausa y una variedad de énfasis y ritmos. La información que un locutor/a imparte depende tanto de su estilo de presentación como del contenido de lo que dice.

Por eso, a la hora de remitir una noticia a la radio, es conveniente resaltar en negrita aquella frase o frases a las que hay que dar más énfasis  por su importancia para la organización.

La proximidad de los mensajes radiofónicos

Entre los medios colectivos instrumentales, la radio es posiblemente el más próximo al receptor del mensaje, el que interpone menos obstáculos físicos, dificultades intelectuales y requisitos técnicos entre el emisor y la audiencia potencial.

Con lógicas matizaciones y excepciones podemos establecer la teoría  de que el interés, la capacidad de captación y, por ello, la utilidad individual de los mensajes, decrecen a medida que el canal comunicativo se hace más distante y complejo.

La proximidad de cualquier mensaje es sentida con intensidad decreciente por el receptor cuando le llega, por este orden, a través de los siguientes canales:

  • Emisora de radio local (con pequeños sucesos, notas y avisos locales, alusiones a  personas y lugares que se conocen).
  • Periódico local (contenido semejante  en información general, así como anuncios por palabras, carteleras y horarios de cines y espectáculos).
  • Radio regional (información específica  de la localidad desde la que se emite y   de otras próximas; mayor variedad de  contenidos).
  • Periódico y Televisión regional (merma notable de los contenidos más próximos).
  • Radio de difusión nacional (gran alcance y variedad; las emisoras de difusión nacional incluyen espacios de contenidos y difusión local y regional).
  • Periódico nacional (retraso en temas regionales y provinciales; muy escasa información local).
  • Televisión de ámbito nacional (capacidad de impacto propagandístico y publicitario; información tediosa y desprecio por contenidos locales y cotidianos).

Por ello, insistimos en la importancia que para una organización tiene las emisoras locales a las que se puede acceder más fácilmente y tiene una mayor cercanía a los oyentes que nos interesan.

LA TELEVISIÓN

La televisión es también, como la radio, un medio de comunicación de masas, que transmite  información por medio de la imagen y del sonido, pero que no puede simultanearse tan fácilmente con otras ocupaciones. Su aspecto más positivo es que nos permite ver la realidad en el mismo momento en que se produce como si estuviéramos presentes y nos acerca a la cultura y ambientes más remotos, abriendo de este modo la puerta hacia la universalidad y el cosmopolitismo.

Sus características

  • Conjuga imágenes y sonidos para comunicar mensajes.
  • Los programas los componen los productores y no los telespectadores.
  • Comunicación en la intimidad.
  • Es accesible a todo tipo de público.
  • El público receptor es muy heterogéneo.
  • Las imágenes no vienen dadas por quienes han realizado el mensaje.
  • Es unidireccional.

Su lenguaje

El código televisivo es lingüístico, icónico y sonoro, por lo que obliga al receptor a dedicarle una atención exclusiva. Las características de su lenguaje son las siguientes:

  • La imagen es normalmente redundante con respecto a la palabra y nunca se basta a sí misma.
  • La influencia de su código lingüístico es decisiva para el futuro del idioma, ya que elimina los rasgos particulares y locales, unifica y uniformiza la lengua con una singular pobreza léxica.

A tener en cuenta

Las organizaciones deben tener en cuenta, a la hora de poder utilizar la televisión como canal para su comunicación externa, que, como el mensaje televisivo no permite relecturas, es aconsejable:

  • Emplear frases sencillas, muy concisas y concretas.
  • Usar repeticiones, evitando cacofonías. (Ejemplo de cacofonía: Mauricio escribió la canción, con todo su corazón, porque es su pasión.
  • Utilizar un léxico común, ya que el público destinatario es muy diferente.
  • Evitar términos que puedan resultar ofensivos o inadecuados.
  • Emplear recursos orales que mantengan la tensión y la atención.
  • Cuidar los elementos sonoros: vocalización, tono.
  • Tener capacidad de improvisación y talento para conectar con el público.
  • El tiempo verbal más adecuado es el presente, porque indica que la acción está sucediendo, pero si se necesita el pasado, el más usado es el pretérito perfecto

LA PRENSA IMPRESA Y DIGITAL

La prensa impresa tiene las siguientes características:

  • Permanencia, el lector puede pasarlo a otra persona o conservarlo lo que da un valor importante desde el punto de vista publicitario.
  • Imagen, tradicionalmente este medio se considera cultural ya que además de aportar la noticia, ofrece el comentario, la investigación y la reflexión, lo que provoca credibilidad en la opinión pública.
  • Selectividad geográfica, la mayoría de los periódicos tienen distribución local, lo que permite segmentar geográficamente los contenidos.
  • Interés del público, la lectura de este medio es voluntaria lo que representa un esfuerzo diferente del espectador ante otros medios.
  • Es medible, existen fuentes que permiten conocer el número de ejemplares vendidos, su distribución y la composición de la audiencia.

Por su parte, la prensa digital tiene las siguientes características:

  • Se puede recuperar. Además cualquier información se encuentra de forma rápida y selectiva.
  • Virtualidad. Se puede distribuir de forma virtual e instantánea un número indeterminado de copias del mismo documento.
  • Actualidad de la información. Permite la renovación o reedición de los contenidos con una periodicidad más flexible que las publicaciones impresas.
  • Interactividad. Existe la posibilidad de enlazar la información, con otros documentos, con archivos multimedia. Los lectores también pueden opinar o hacer comentarios sobre aquello que leen.
  • Posibilidad de personalización. Los usuarios, en virtud de sus gustos o intereses, pueden personalizar las webs de los diarios digitales.
  • Fácilmente actualizable o editable .Cualquier información puede ser revisada y actualizada en cualquier momento, algo que la prensa en papel no permite.

Las notas informativas para la prensa

Las notas informativas llueven sobre cualquier medio de comunicación impreso o digital en grandes cantidades. La mayor parte de este material se quedará sin utilizar.

Para que el material que se envíe pueda leerse  en su totalidad, y se pueda decidir  lo que se hace con él, hay unas sencillas reglas sobre la forma en que debe estructurarse la información, a las que deben atenerse todos aquellos que emiten comunicados.

Una nota informativa es simplemente una indicación de que algo está sucediendo o que va a suceder, y no es un completo informe  del hecho visto desde todos los ángulos. Por consiguiente, debe ser lo más breve posible, y ocupar sólo una cara de una hoja.

Es conveniente que cada nota informativa tenga siempre un encabezado que identifique a la organización y, si se remite por correo electrónico, utilizar para el apartado “asunto” una frase corta y atrayente que mueva a leer su contenido. El texto debe ser a dos espacios, con una clara separación de párrafos y amplios márgenes. Deberá comenzar con una cabecera o título descriptivo, para identificar el acontecimiento o el texto de la noticia.

La nota informativa tiene como objetivo suscitar  el interés en el tema, y estimular al medio de comunicación a que tome medidas adicionales. El texto debe entrar rápidamente en el quid de la cuestión facilitando sólo el contexto necesario para destacar la importancia del acontecimiento. El material debe ser "nuevo", "interesante" y "cierto" así como pertinente para el público al que se dirige el medio.

Deben incluirse todos los hechos pertinentes, después de haber sido concienzudamente verificados. Un error en una nota informativa minará seriamente la credibilidad del remitente. Al dar nombres de personas se citarán también los nombres propios, y no solamente las iniciales. La información debe ser completamente exacta. Si existe la más pequeña duda sobre cualquier detalle, éste debe omitirse. Si se descubre posteriormente un error, los receptores deben ser informados inmediatamente.

Una nota informativa debe indicar claramente su autor o departamento o área de origen. Deberá facilitarse una referencia para futuros contactos, con inclusión de los números de teléfono o correo electrónico.

Una vez producida la nota informativa, debe difundirse lo antes posible, ya que las horas e incluso los minutos pueden tener importancia para que el medio de comunicación decida si se va a hacer uso de ella y la forma en que va a ser utilizada.

LOS COLECTIVOS SOCIALES

Los colectivos sociales como las comunidades educativas, asociaciones vecinales, asociaciones profesionales, comunidades religiosas, etc  pueden ser importantes canales de comunicación externa a los que hacer llegar nuestro mensaje a través de charlas-coloquio, conferencias, mesas redondas, coloquios, etc.

El coloquio

El término coloquio es el que se utiliza para hacer referencia a un tipo de reunión o encuentro más o menos formal en el cual las personas que se reúnen, lo hacen para hablar o debatir sobre alguna temática específica, probablemente determinada con anterioridad.

El coloquio puede ser también una exposición de una o más personas a un jurado o a un público también específico. La idea que prevalece en ambos casos es la de que las personas entonces reunidas tienen un tema, un tiempo y un objetivo determinados y seleccionados para realizar el debate o intercambio comunicativo.

Sus reglas

A la hora de organizar un coloquio, debemos tener en cuenta lo siguiente:

  • Abrir el coloquio mediante las ideas que nos ofrezca el flujo de la mente.
  • Evitar que otros dirijan el coloquio.
  • Dejar tiempo para que el público decida. No impacientarse. No encargar preguntas.
  • No exigir al público que formule las preguntas por escrito.
  • Preparar las respuestas: mediante la sobreabundancia de material estudiado. Mediante el conocimiento previo del perfil, probable o seguro, del público.
  • Escuchar con atención, cordialidad y respeto.
  • Reflexionar un instante antes de responder. El silencio siempre prestigia al orador/a.
  • Confirmar la pregunta, si existen dudas sobre su sentido.
  • Vigilar el desarrollo del coloquio, como parte esencial del acto retórico.
  • No utilizar, como conclusión del discurso, la apertura del coloquio.
  • Cerrar el coloquio -y el acto-, reafirmando la conclusión del discurso.

Perfiles en el coloquio

El orador/a será paciente y tolerante; y evitará perder los papeles en virtud de implicaciones de tipo emocional, o a causa de posiciones frontales inoportunas. Nunca reaccionará a la ofensiva ni a la defensiva. En consecuencia, resulta muy eficaz conocer los perfiles de las personas que generan situaciones de riesgo, precisamente en el momento cívico y democrático del coloquio. Estos perfiles pueden ser los siguientes:

  • El desequilibrado.
  • El orador frustrado.
  • El ofensivo.
  • El de la pregunta imposible.

A la hora de la participación de una organización solidaria en un coloquio, conviene tener en cuenta las cuestiones que vamos a analizar a continuación. 

El respeto de las opiniones ajenas

Los participantes en un coloquio defenderán sus propias opiniones  y refutarán las ajenas que no coincidan con aquéllas con hábiles razonamientos; sin elevar innecesariamente la intensidad de la voz y sin acudir a palabras torpes para suplir aquéllos.

Saber escuchar

Los participantes en un coloquio deben saber escucharse los unos a los otros, evitando, así, interrumpir al que habla; y han de esperar el turno de palabra, para expresar libremente sus opiniones personales, aunque estén en desacuerdo con las que ya se hayan manifestado.

El sentido de la cortesía y de la buena educación

Los desacuerdos entre los participantes de un coloquio deben manifestarse siempre dentro de los límites de una ejemplar corrección. 

EL MATERIAL AUDIOVISUAL

Dentro de este apartado nos centraremos en las presentaciones en diapositivas, que son una de las formas más populares para comunicar y transmitir información, presentar un proyecto, exponer ideas, etc. debido a la facilidad de creación y que se reproducen en cualquier equipo que tenga instalado el programa apropiado.

Microsoft PowerPoint es el programa favorito de la gran mayoría para crear, editar y reproducir presentaciones, aunque existen otros que son totalmente gratuitos y libres.

Hoy la gran mayoría de las presentaciones se crean para crear archivos que permiten comunicar y transmitir información ya sea en internet o usando la facilidad que brindan los dispositivos portables USB.

Reglas para crear una presentación de diapositivas exitosa

Las medidas que aconsejan los expertos y especialistas en comunicación, que se deben tener en cuenta al crear una presentación de diapositivas, son las siguientes:

  • Que sean simples, según Leonardo da Vinci "La simplicidad es la máxima sofisticación".
  • Usar un estilo personal y único.
  • Que sea fácil de ver y de leer, aun en pantallas pequeñas. Usa tipos de fuentes que faciliten la lectura y no fatiguen al lector, elegir el tamaño adecuado para cada uso.
  • Usar siempre imágenes, fotografías y otros elementos gráficos, porque son procesadas más rápidamente por nuestro cerebro que el texto.
  • Cuando sea necesario y lo requiera, usar audio, música y videos en las presentaciones, le agregarán valor.
  • Evita las transiciones muy complicadas y sofisticadas.
  • Configurar los intervalos para la reproducción automática adecuadamente.
  • Usar las páginas de notas para agregar información extra, pero necesaria en cada dispositiva.
  • Comprobar siempre la ortografía y la gramática.

Simplicidad y sencillez de las presentaciones

Para comunicar de forma efectiva, mantener la atención y el interés, hay que reducir el número de diapositivas de la presentación al mínimo. Hay que limitarse a una idea central por cada una de ellas. De ser posible hay que dejar que las imágenes o gráficos cuenten la historia, reduciendo el uso del texto.

La llamada "Regla de Guy Kawasaki" de 10-20-30, especifica que una presentación no debe tener más de 10 diapositivas, durar más de 20 minutos y no tener ningún texto con menos de 30 puntos de tamaño. (Equivalente aproximadamente a dos centímetros)

La "Regla 20-20" dice que una presentación debe tener 20 diapositivas con una duración exacta de 20 segundos por cada una, para ser precisos y evitar fatigar y aburrir al lector.

La "Regla del 6" dice que no debe haber más de seis líneas por pantalla, con no más de seis palabras cada una.

La "Regla 33" indica un máximo de 33 palabras por diapositiva.

Por supuesto ninguna de ellas es exacta, ni se aplican a todas las presentaciones. 

Estilo de las presentaciones

Podemos usar uno de los temas que incluye la aplicación, aunque lo ideal es crear uno personal, que sea único. Para eso personaliza la primera página y copia el estilo al resto. Hay que usar fondos atractivos pero que no sean demasiado vistosos, evitando que desvíen la atención del contenido. 

El tamaño y la fuente

Los expertos aconsejan lo siguiente:

  • El tamaño de la letra no debe ser menor a 34 puntos para el título.
  • En el cuerpo de la diapositiva debe ser mayor de 24 puntos.
  • En el titulo usar mayúsculas y preferentemente minúsculas en el cuerpo.
  • El tipo de fuente usada en el cuerpo debe ser clara, sencilla y limpia, aunque en los títulos se puede usar alguna más sofisticada.
  • No se deben emplear más de tres tipos de fuentes.
  • Siempre se debe usar las fuentes incluidas en Windows, para evitar al reproducirla en otro equipo que sea reemplazada por otra, lo que generalmente es desastroso.
  • Se deben usar las fuentes que se lean más fáciles en la pantalla. 
  • Evitar totalmente las fuentes en cursivas y las que incluyen bordes decorativos, como Times.
  • Las fuentes aconsejadas son: Arial, Verdana, Tahoma, Lucida Sans Unicode, Comic Sans MS, Calibri, Helvetica.
  • Alinear el texto a la izquierda o a la derecha cuando sea imprescindible, el texto centrado es más difícil de leer y se considera de novatos.
  • Simplificar en lo posible el texto. Eliminar, si es posible, las expresiones cortas como: "un", "a", "el", etc.

El color del fondo y el del texto en las diapositivas

Sobre esta cuestión debemos tener en cuenta lo siguiente:

  • Para que la diapositiva se vea correctamente debe existir contraste entre el fondo y la letra. La mejor combinación es el texto oscuro sobre un fondo claro, aunque se puede usar lo inverso.
  • Tratar siempre  que los colores sean complementarios. 
  • Se deben evitar colores muy brillantes como el amarillo o naranja, además es mejor evitar el uso de muchos colores diferentes.
  • No se debe combinar: rojo/verde, amarillo/violeta o azul/naranja. 

El formato del texto en las diapositivas

En el formato del texto, debemos tener en cuenta lo siguiente:

  • Evitar largos párrafos y bloques de texto. El exceso de texto que sea necesario, no hay que desperdiciarlo, hay que dejarlo para las notas.
  • Evitar el subrayado para resaltar el texto, hay que dejarlo solo para los links, para resaltar usar negritas o cursivas.
  • Para hacer las listas más atractivas usa los gráficos SmartArt.

Las imágenes y elementos gráficos en las presentaciones

Las imágenes y fotografías, son un medio poderoso de comunicación. Para utilizarlas adecuadamente, hay que tener en cuenta lo siguiente:

  • Deben ser de calidad y con la apropiada resolución (no sirve ninguna imagen que haya que estirarla).
  • Deben tener relación con la exposición (se asimilan siempre antes de leer el texto que las acompaña).
  • Usar imágenes únicas, evitando totalmente los Cliparts e imágenes prediseñadas incluidas en Office que todos han visto alguna vez.
  • Todas las imágenes se deben comprimir usando las opciones del programa, para evitar el tamaño excesivo de la presentación y mejorar el rendimiento al reproducirla.

El uso de  audio, música y videos en las presentaciones

Algunas presentaciones se hacen más amenas insertándoles música. También se puede insertar o vincular videos específicos que tengamos en el disco duro del ordenador. 

Los videos online se deben descargar previamente para asegurar que se muestren al reproducir la presentación en cualquier equipo offline. Al igual que las imágenes se deben comprimir.

El uso de  las transiciones en las presentaciones

Las transiciones son interesantes, pero en exceso distraen, hacen más lenta la presentación y hasta pueden lograr que se bloquee al reproducirse en equipos con poca memoria. El efecto de transición más sencillo y recomendado es hacer un fundido. A veces puede ser lo ideal, las transiciones limpias y sencillas.

Reproducción de las presentaciones

Si se configura la reproducción automática, hay que evitar asignarle demasiado tiempo a cada diapositiva, tampoco que sea demasiado rápida la transición.

Usar, ver e imprimir las páginas de notas en las presentaciones

Las páginas de notas es la información adicional incluida en cada diapositiva, pero que no se ve en la presentación normal. Nos permiten solo incluir en la presentación el texto elemental, pero no descartar información extra para ampliar lo que se expone. Las notas pueden incluir texto e imágenes. Es posible imprimirlas.

Para mostrarlas en una presentación es necesario usar el modo de "Vista Moderador" que requiere dos monitores conectados el equipo.

Las reuniones informativas

Las reuniones de equipo son eficaces para difundir información a los distintos departamentos y grupos dentro de una organización. La realización de una reunión informativa requiere organización y tener una agenda establecida para tratar la información más pertinente sin perder tiempo, y la que no esté relaciona puede guardarse para otra reunión. Las reuniones informativas también permiten que los miembros expresen ideas y actualizaciones, si se estructuran adecuadamente.

Cuestiones a tener en cuenta:

  • Elaborar una agenda con la cantidad de tiempo para tratar cada tema. Sólo hay que enumerar la información importante y pertinente y dejar un tiempo al final para un debate grupal.
  • Ponerse en contacto con las personas que van a asistir con anterioridad a través del correo electrónico, fax o teléfono para que puedan preparar su material a tratar en la reunión.
  • Comenzar la reunión con buenas noticias, como el progreso que está teniendo la organización. Plantear cualquier futuro procedimiento y política de actuación que se pretende implantará. Si fuera necesario, elegir a las personas que intervendrán en los planes de futuro que se presente, así como exponer una lista de metas alcanzables que se deben cumplir antes de la próxima reunión informativa.
  • Destinar unos minutos adicionales para cualquier pregunta o duda pendiente que se pueda debatir. El tiempo adicional también permite que los miembros del equipo informen de cualquier fallo o problema que pueda impedir el logro de una tarea determinada para la próxima reunión informativa.

Las jornadas de formación

Se conoce como jornada al tipo de evento de corta duración (menos de un día, pero más de seis horas) sobre algún tema específico. Si una organización solidaria quiere establecer unas jornadas de formación interna, debe preocuparse ante todo de identificar las necesidades en dicha materia para poder priorizar y seleccionar las materias que se desarrollarán en las jornadas.

Para ello, se debería seguir un proceso de diseño que podríamos resumir en cuatro puntos básicos:

  1. Establecer y concretar los objetivos.
  2. Planificar y clasificar los contenidos.
  3. Establecer el método pedagógico.
  4. Realizar los preparativos de la acción.

Para llevar a cabo unas buenas jornadas de formación, habría que plantearse las siguientes cuestiones:

  • ¿Por qué queremos hacer unas jornadas de formación?
  • ¿Qué material necesitamos y queremos impartir?
  • ¿Cómo vamos a dar la formación?
  • ¿Quién o quiénes impartirá las jornadas?
  • ¿Para quiénes serán las jornadas?
  • ¿Con qué material contamos?
  • ¿Cuál es nuestro presupuesto?
  • ¿Dónde llevaremos a cabo las jornadas?
  • ¿Cómo comprobaremos que las mismas han sido un éxito?

El seminario

El seminario es una reunión especializada, que intenta desarrollar un estudio sobre una determinada materia. Por lo general, se establece que un seminario debe tener una duración mínima de dos horas. Concretamente podemos establecer que el sentido de la puesta en marcha de cualquier seminario es que los asistentes al mismo entren de lleno y a fondo en una materia concreta.

El aprendizaje en un seminario es activo, ya que los participantes deben buscar y elaborar la información en el marco de una colaboración recíproca entre sí y a partir de la interacción con el especialista.

Al proyectar un seminario, hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones:

  • Qué tipo de personas  constituyen el grupo del seminario.
  • Cómo es el entorno en el que tienen que trabajar.
  • Qué expectativas tienen estas personas.
  • Qué se puede hacer para ayudarles a cubrir esas expectativas.
  • Qué objetivos de aprendizaje (cognoscitivos y operativos se habrá de fijar para satisfacer las necesidades de la institución que organiza el seminario.
  • Cómo estructurar el contenido y que medios didácticos se usarán para conseguir los objetivos fijados.

A tener en cuenta en seminarios de más de 50 minutos

  • Tener una introducción en la que se aclaren asuntos de organización, técnica de intervalos, objetivos que se pretenden alcanzar y animar a los participantes a que intercambien opiniones durante, aproximadamente, 20 minutos acerca de cuestiones relacionadas con el contenido y objetivo del seminario.
  • Debe haber alternancia de fases “pasivas” y “activas”. A cada fase pasiva (fase en que escuchan los participantes) debería seguir una fase activa en la cual los participantes debe hacer algo (discusión, estudio de casos, juego de roles etc)
  • Inmediatamente después de un descanso debería haber una fase activa.

¿Qué hay que tener en cuenta con el tema a tratar?

  • Hay que buscar un tema de interés general, de actualidad (quizás incluso que genere controversia) y que toda la audiencia pueda entender.
  • Hay que evitar los temas muy detallados o complejos, recuerde que los miembros de la audiencia no tienen la misma preparación ni comparten los mismos intereses.

Cómo organizar la presentación

  • Es conveniente tener un esquema del contenido a desarrollar que puede o no ser entregado a los participantes.
  • El esquema debe ser general para que la audiencia no reciba demasiado detalle y pierda interés en el contenido de la charla.
  • El título del seminario debe describir el contenido de la presentación.
  • El título es una etiqueta, y como toda buena etiqueta debe ser atractivo y describir fielmente el contenido.

La presentación oral se divide en tres partes principales:

  1. La introducción.
  2. El cuerpo.
  3. La conclusión.

El tiempo que se sugiere a continuación para cada una de las partes, corresponde a un seminario de 50 minutos; acorta el tiempo proporcionalmente para presentaciones más cortas.

Partes principales y su contenido

  • Introducción: hay que comenzar agradeciendo la presencia de los asistentes. Este acto de cortesía ayuda a establecer el clima positivo y cordial que debe prevalecer durante la presentación. Se debe informar luego el propósito del seminario, enfatizando la importancia del tema y presentando los puntos principales que se discutirán. Si es posible, se puede mencionar una noticia o evento reciente que evidencie la importancia del tema.  Duración sugerida: 5 minutos.

    Cuerpo: esta sección es una exposición lógica y organizada del tema. Hay que seguir el esquema al pie de la letra y exponer cada apartado del tema en la secuencia planificada. Hay que mirar el reloj disimuladamente para verificar que se está cubriendo cada apartado según lo pautado. Duración sugerida: 40 minutos.

  • Conclusión: la atención de los asistentes aumenta cuando perciben que se acerca el final de la charla, así que hay que anunciar el fin con una frase como “Para concluir esta charla”... y entonces hay que repetir los puntos más importantes del seminario. Finalmente, hay que agradecer la atención de los asistentes e invitarlos a participar en la sesión de preguntas. Duración sugerida: 5 minutos.

Si cuando se acerca el final de la charla nos damos cuenta de que se terminará antes de tiempo, no hay que tratar alargarla hablando muy lento, improvisando comentarios o presentando material que se había decidido omitir. Tampoco hay que pedir excusas por lo que haya salido mal durante la presentación ni por lo que se haya olvidado mencionar. Los comentarios finales de la charla son los más duraderos, por eso deben ser positivos y tener el mayor impacto posible.

La presentación digital

Si se utilizan presentaciones con el ordenador, he de tenerse en cuenta lo siguiente:

  • Deben ser sencillas, elegantes.
  • El texto debe ser grande para que pueda leerse desde la parte posterior del salón.
  • Cada diapositiva debe contribuir positivamente al contenido de la presentación.
  • Hay que evitar: los errores gramaticales, las faltas de acentuación, el texto diminuto o que no contrasta adecuadamente con el fondo, las tablas y las gráficas que contienen demasiados datos, las fotografías fuera de foco y las ilustraciones muy pálidas u oscuras.

Sugerencias adicionales para hacer una buena presentación digital

  • No hay que dedicar demasiado tiempo a experimentar con fondos de distintos colores. Los diseños más sencillos son a menudo los más efectivos.
  • Hay que usar letras, tablas e ilustraciones grandes. El tamaño más pequeño sugerido para el texto es 24 puntos.
  • Si es posible, es conveniente el uso un control remoto para pasar las diapositivas sin tener que estar al lado del ordenador.
  • Hay que familiarizarse con el funcionamiento del ordenador, el proyector y el sistema de sonido antes de la presentación.
  • Hay que verificar que se dispone todos los cables y que ambos equipos se comunican adecuadamente.
  • No hay que exagerar el número de diapositivas. Los conferenciantes que tienen demasiadas diapositivas a menudo entran en pánico y comienzan a saltarlas o a presentarlas apresuradamente.
  • Hay que usar solamente las diapositivas que pueda cubrir adecuadamente  el tiempo asignado para la charla.
  • No hay que proyectar las diapositivas justo antes de comenzar el seminario, pues se reducirá el misterio y la anticipación que éstas contribuyen a la charla.
  • Hay que oscurecer el salón sólo lo suficiente para que las diapositivas proyecten adecuadamente. Si el salón queda en tinieblas, la pantalla se convertirá en el protagonista de la charla y se perderá la atención de la audiencia.

Cuestiones a tener en cuenta para crear un ambiente adecuado

  • Si se puede escoger el salón, hay que buscar uno amplio, con sillas cómodas y, si es posible, con aire acondicionado.
  • El salón ideal está aislado del bullicio, tiene un atril elegante, posee un control adecuado de la iluminación y tiene el equipo necesario para proyectar la presentación.
  • Hay que llegar temprano para verificar que los asientos estén en orden y que todo esté en orden.
  • La puntualidad del conferenciante influye sobre el ánimo de la audiencia. Muy pocas personas recriminarán que el seminario termine un poco antes de la hora marcada, pero todos se molestarán si se pasa de la hora límite.
  • Las presentaciones muy cortas o muy largas denotan falta de control y de organización. Si se va muy rápido, hay que relajarse y hablar más despacio. Si se va muy lento,  hay que acelerar gradualmente para terminar a tiempo.
  • El seminario debe comenzar  a la hora marcada, nunca antes ni después.

Cómo actuar ante la audiencia

El lenguaje corporal es importante para el éxito de la presentación. Si la persona que está hablando, lo hace mirando hacia la pantalla, el techo, el piso o las ventanas, la audiencia percibirá que está insegura y/o que no le interesa el tema de la presentación, por lo que poco a poco se desconectarán y acabarán pensando en otras cosas.

Si se  mantiene el contacto visual con la audiencia se retendrá la atención de los asistentes, se les hará partícipe de la presentación y se proyectará una imagen de confianza y seguridad. Hay que mirar a todo el público, si se concentra la atención sobre una parte pequeña de la audiencia las demás personas se sentirán ignoradas y perderán interés en la charla.

Hay que evitar gesticular excesivamente, rascarse a menudo, tocarse la boca, tocarse la nariz, acomodarse el cabello constantemente, jugar con un bolígrafo o con el puntero, pasear excesivamente de un lado a otro, o apoyarse contra la pared o el atril. No hay que esconderse todo el tiempo detrás del atril, hay que salir de este refugio psicológico y moverse pausadamente para proyectar seguridad y mantener la atención de la audiencia.

Cuando se esté quieto, hay que mantener las piernas juntas, el cuerpo erecto y la frente en alto; la buena postura proyecta confianza, seguridad y dominio del tema.

Si se utiliza puntero laser, no hay que moverlo constantemente sobre la pantalla. Encenderlo para señalar el objeto deseado, moverlo una vez alrededor del objeto y apagarlo. Si se deja encendido y se mueve exageradamente la audiencia se mareará tratando de seguirlo. Hay que aguantar el puntero con ambas manos si el punto rojo vibra mucho sobre la pantalla. Por  supuesto, nunca hay que dirigir el puntero hacia la audiencia.

La comunicación verbal es el componente principal del seminario y hay que prestarle una especial atención. Para ello es importante lo siguiente:

  • Hay que tratar de mantener un volumen adecuado y consistente, pero cambiarlo ocasionalmente para romper la monotonía o para enfatizar un punto importante.
  • Hay que tratar de hablar pausadamente, a un ritmo más lento que la conversación normal.
  • Es conveniente acompañar el tono de voz con gestos complementarios; por ejemplo, la palabra subir puede acompañarse con un movimiento hacia arriba de las manos y la palabra ustedes puede enfatizarse señalando hacia la audiencia.
  • Una pausa breve luego de decir algo importante enfatiza el valor de la información.
  • Hay que evitar el uso excesivo de muletillas tales como eh, bueno, porque, ok, como, pero, o sea y entonces; la repetición constante de estas voces evidencia nerviosismo, inseguridad.
  • No es buena idea leer la presentación impresa o leer todo el texto de las diapositivas. Es preferible usar como guía el esquema de la charla o una lista de palabras clave y transmitir el material con las palabras que surjan en el momento.
  • No es conveniente, porque quita categoría al orador/a,  usar palabras o frases tales como obviamente, como todos ustedes saben, está claro, es harto conocido, todo el mundo sabe, como ustedes recordarán o se supone que todos ustedes sepan, estamos locos.
  • El seminario exige un lenguaje más formal que el que empleamos en la comunicación cotidiana. 

Cómo contestar las preguntas

Si se hace una pregunta en voz baja, el orador/a debe repetirla en voz alta para beneficio de la audiencia y para beneficio propio, pues se tendrá unos segundos adicionales para pensar en la contestación. Hay que contestar las preguntas directa y brevemente, sin extenderse más de lo necesario. Si no se sabe la respuesta, es preferible admitirlo que inventar algo que enrede o  delate ante miembros de la audiencia que se conoce el tema.

Si alguien levanta la mano durante el seminario, hay que informarle cortésmente que se contestará las preguntas al final de la charla. Si por el contrario, al final la audiencia se queda muda y nadie pregunta, hay que tomar la ofensiva haciendo una o dos preguntas que puedan ser polémicas o discutibles que enfaticen los puntos importantes del seminario y que ayuden a comenzar la discusión. No está de más halagar a la primera persona que pregunte, diciéndole por ejemplo, “excelente pregunta” o “ese punto es muy importante”. Hay que evitar los intercambios prolongados con una misma persona y las respuestas innecesariamente largas.

 

 

 

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  • Segismundo Uriarte Domínguez   Contactar con el Autor
    Maestro, Técnico en radiodifusión, Postgrado en Educación de personas adultas.Experto en Educación para la Salud.

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