Combinación de Correspondencia - Creando Etiquetas

La herramienta de combinación de correspondencia, además de ayudarnos a crear una carta de combinación, puede ayudarnos a crear etiquetas o viñetas para enviar la correspondencia previamente creada, ó cualquier tipo de paquete por medios postales. En esta lección veremos como podemos generar viñetas o etiquetas, siempre combinadas con una lista de destinatarios.

 

Para el ejemplo que desarrollaremos en la presente lección no utilizaremos el asistente para combinación de correspondencia como lo hicimos anteriormente, ya que aprovecharemos para conocer y realizar la misma labor que se hace con el asistente con la barra de herramientas COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

 

Lo primero que debemos hacer es crear un documento nuevo, para ello bastará con que presionemos el botón NUEVO DOCUMENTO en la barra de herramientas ESTANDAR. word. Inmediatamente podremos ver un documento en blanco.

 

Para desplegar esta barra nos vamos el menú VER, BARRAS DE HERRAMIENTAS y en el respectivo submenú seleccionamos COMBINAR CORRESPONDECIA.

 

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Se nos mostrará la siguiente barra, a la que le hemos añadido los nombres de los botones que la forman.

 

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  1. Como podemos recordar el primer paso para realizar una combinación de correspondencia es seleccionar el tipo de documento que deseamos combinar. Esto lo hacemos en el paso No 1 del Asistente. Sin embargo ahora lo haremos con el botón CONFIGURACIÓN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL word . Al hacer clic sobre el se nos desplegará un cuadro de dialogo en el que podremos seleccionar el tipo de documento que deseamos. En este caso seleccionaremos ETIQUETAS. Y presionamos el botón ACEPTAR.

 

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  1. Ahora veremos un cuadro de diálogo de OPCIONES PARA ETIQUETAS. Generalmente cuando vamos a crear o imprimir etiquetas para uso postal utilizamos viñetas comerciales o estándar. Por lo que Word nos presenta en este cuadro los mas comunes de estos productos. En el cuadro ETIQUETAS podemos elegir en el cuadro de lista los mas comunes tipos de etiquetas existentes. Posteriormente en la lista cuadro NÚMERO DE PRODUCTO elegimos la viñeta específica que deseamos imprimir. Entre los distintos tipos de etiqueta están etiquetas para disquetes, para cartuchos de video, para discos compactos y sus cajas, etc. Para nuestro ejemplo utilizaremos una etiqueta para paquete.

 

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  1. Cuando presionamos ACEPTAR, Word automáticamente configurará y dividirá nuestro espacio de trabajo según el tamaño de la viñeta que hayamos seleccionado. Si tenemos alguna duda acerca de la viñeta que hemos seleccionado podemos utilizar el botón DETALLES, para obtener un poco mas de información acerca de la etiqueta. Sin embargo en el espacio INFORMACIÓN DE ETIQUETA podemos encontrar las dimensiones de la misma.

 

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En este cuadro podemos también crear nuestras propias etiquetas personalizadas si cambiamos los valores de las distintas dimensiones de la etiqueta.

 

  1. Cuando finalmente seleccionamos el tipo de etiqueta, o creamos la nuestra, y presionamos ACEPTAR, el documento se mostrará dividido con el espacio para escribir lo que deseamos colocar a la etiqueta

 

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  1. Ahora debemos asociar nuestras viñetas a una fuente de datos o lista de destinatarios, por lo que presionamos en la barra de herramientas el botón ABRIR ORIGEN DE DATOS word. Y se no desplegará el cuadro de dialogo donde podremos navegar a través de nuestros dispositivos de almacenamiento, para buscar el archivo que deseamos combinar. Cuando lo seleccionamos y elegimos, hacemos doble clic sobre él o presionamos ABRIR.

 

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  1. En este paso del proceso debemos si lo deseamos filtrar y ordenar nuestra base de datos para seleccionar o incluir en la combinación únicamente los destinatarios que deseamos. Este proceso lo aprendimos en la lección No 36, por lo que pasaremos al siguiente paso. Si ya hubiésemos presionado ACEPTAR, tenemos la opción de volver a la ventana de base de datos para efectuar un nuevo filtrado, o modificar el existente presionando en la base de dato el botón DESTINATARIOS DE COMBINAR CORRESPONDENCIA word.

 

  1. Ahora nos corresponde insertar los campos que deseamos sean combinados y aparezcan en nuestra etiqueta, automáticamente al seleccionar la fuente de datos, Word incluyó una línea de código que indica que al momento de efectuar la combinación, la información que ahí se combine será del registro siguiente al anterior.

 

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  1. En la barra de Herramientas encontramos botones para insertar líneas de saludo word, bloque de dirección word, o campos independientes y específicos de la base de datos. Para insertar campos no contenidos en los bloques previamente creados, presionamos el botón INSERTAR CAMPOS COMBINADOS worden la barra de herramientas de Combinación De Correspondencia. Para la etiqueta que estamos elaborando colocaremos únicamente el BLOQUE DE DIRECCIÓN. Deberemos colocar manualmente el bloque de dirección ó la información que deseamos colocar en cada una de las etiquetas que tenga la página. Recordemos que también debemos hacer en este punto las modificaciones en el formato de la fuente como negrita, cursiva, subrayada, color y tamaño de la fuente, etc.

 

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  1. Ya hemos insertado al documento los campos de combinación y seleccionado el origen de los datos, estamos listos para terminar la combinación sin embargo podemos tener una vista preliminar de nuestra viñetas. Para ello presionamos el botón VER DATOS COMBINADOS word.

 

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  1. Para finalizar la combinación tenemos la opción de mandar la combinación directamente a la impresoraword, en un archivo nuevo word ó por correo electrónico word. Si seleccionamos Combinar en la impresora debemos darle ACEPTAR al cuadro de dialogo que nos pregunta cuales registros deseamos combinar, Luego se nos abrirá el cuadro de diálogo de impresión, y al presionar ACEPTAR iniciará la combinación directamente en el impresor.

 

  1. Si así lo deseamos podemos guardar el archivo de combinación para utilizarlos posteriormente con otro filtrado, con otra lista de destinatarios, etc.

 

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