Creación de subtotales y grupos

Excel nos ofrece la posibilidad de agrupar datos y facilitarnos los correspondientes subtotales sin necesidad de hacerlos manualmente.

Utilizando como ejemplo la tabla que hemos diseñado de comunidades autónomas, realizamos los siguientes pasos:

  • Ordenamos la primera columna (como hemos visto en la lección anterior),
  • Seleccionamos la tabla completa y pulsamos la opción “Datos> Subtotales”, y se despliega una ventana,
  • En dicha ventana indicaremos cuando ha de efectuarse un subtotal, por ejemplo cada vez que se cambie de Comunidad Autónoma,
  • Indicaremos también la “función” ha aplicar, por ejemplo “suma” y en que columnas se realizará (ciudad, población, etc.),
  • Por último podemos marcar la opción de “Reemplazar los subtotales actuales”, de“Mostar saltos de página” y de incluir un “Resumen debajo de los datos”.

 

Creación de subtotales y grupos

 

Una vez pulsado “Aceptar”, obtenemos la imagen que aparece a continuación.

 

Creación de subtotales y grupos

 

En ella nos aparecen:

  • los subtotales de cada comunidad y al final el total general.
  • se observar a la izquierda de la numeración de filas unos botones con el signo negativo al lado de cada subtotal, los cuales pulsándolos nos permiten ocultar datos dejando solamente visto el subtotal.
  • botones en la parte superior izquierda, justo encima de la numeración de filas  (Filas). Pulsándolos nos ofrecen el total, el subtotal de comunidades o la tabla completa respectivamente.

 

Por último, para eliminar los subtotales de todos los grupos pulsamos la opción“Datos> Subtotales> Quitar todos”.

Si deseamos solo eliminar la agrupación de algunos datos o de todos ellos, seleccionaremos la opción “Datos> Agrupar y esquema> Desagrupar”.

 

RESUMEN:

  • Ordenar 1ª columna y seleccionar tabla completa,
  • Seleccionar la opción “Datos> Subtotales”,
  • Crear los subtotales y grupos en la ventana desplegable “Subtotales”,
  • Para eliminar subtotales seleccionar “Datos> Subtotales> Quitar todos”.
  • Para eliminar la agrupación de datos seleccionar “Datos> Agrupar y esquema> Desagrupar”.
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