Trabajar con Celdas

En esta lección aprenderemos todo lo relacionado con las celdas. 

Para comenzar es importante saber lo que significa una celda: la misma es la intersección de una fila y una columna. En la misma podemos agregar texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos.

En palabras mas sencillas una celda es cada uno de los rectángulos que podemos apreciar en una hoja de calculo.

Excel
Celdas

Selección de Celdas

Para poder realizar cualquier operación o función en excel, debemos seleccionar la(s) celda(s) a utilizar en lo que se desea hacer, la mejor manera y la mas cómoda de hacerlo es con el puntero del mouse.

Cabe acotar que si solo se desea hacer una operación simple solo nos posamos en la celda a utilizar,al momento de seleccionar celdas es importante fijarnos en la forma del puntero del mouse:

Cruz Gruesa: Te indica que puedes seleccionar una celda (haciendo clic en cualquiera de ellas) o un conjunto de celdas con solo presionar clic izquierdo y mover el puntero seleccionando las celdas necesarias:

Excel
Selección de una Celda
Excel
Selección de Varias Celdas

 

Cruz Fina: Esta aparece cuando después de seleccionar la(s) celda(s), posicionamos el puntero del mouse en la esquina inferior derecha, y nos permite ampliar o reducir el rango de celdas seleccionadas:

Excel
Cruz Pequeña

Selección de Columna(s)

Como mencionamos anteriormente, excel comprende un conjunto de celdas agrupadas en Columnas y Filas; la(s) columna(s) en excel son un conjunto de celdas que se agrupan verticalmente en el libro de trabajo. Las columnas se identifican mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la misma. Esta letra se conoce como cabecera de columna y va desde A hasta la Z y después de la AA hasta XFD.

Para seleccionar una columna solo se debe hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar, en nuestro ejemplo se selecciono la columna con el identificador A:

Excel
Selección de Columna

Para seleccionar un rango de columnas solo debemos hacer clic en el identificador de la primera columna a seleccionar y sin soltar el mouse moverlo hacia la(s) columna(s) a seleccionar (sea de izquierda a derecha o de derecha a izquierda), otra forma de seleccionarlas es seleccionar la primera y presionar la tecla Shift, y con las flechas (derecha o izquierda) ir seleccionando la(s) columna(s) necesarias:

Excel
Seleccionar Columnas con el Teclado

Selección de Fila(s)

Las Filas en excel son  grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha del libro de trabajo. a diferencia de las columnas, estas se identifican numéricamente del 1 al 1048576 el mismo se haya en la parte izquierda del libro, y se le conoce como cabecera de fila.

Excel
Selección de Fila

Al igual que con la columnas para seleccionarlas solo nos posamos sobre las cabeceras de las filas y sin soltar el mouse nos desplazamos de arriba a abajo o viceversa, o con el teclado utilizamos Shift + flechas de arriba o abajo:

Excel
Seleccionar Filas con el Teclado

Selección de la Hoja Entera

Para seleccionar la hoja entera del libro de excel debemos hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.

Excel
Selección de Hoja Entera

 

Copiar, Cortar y Pegar Celdas

Copiar y pegar es una función que utilizamos muy comúnmente al momento de realizar trabajos en Word, PowerPoint, etc, pero en excel estas funciones hay que utilizarlas de una manera muy similar pero tomando en cuenta ciertos detalles.

Uno de estos detalles el cual es muy importante es saber que tipo de información esta siendo copiada y pegara en excel, ya que como mencionamos, podemos trabajar con datos numéricos, texto, formulas etc; por ejemplo en caso de ser celdas que contienen formulas, si solo copiamos y pegamos, estaríamos copiando las formulas de las mismas y no el dato arrojado por excel como resultado de la operación que en la celda se esta efectuando.

Para copiar y pegar de manera simple, solo debemos seleccionar con el mouse las celdas a copiar podemos utilizar el clic derecho del mouse y seleccionamos copiar, y luego clic derecho>Pegar  o en su defecto con el teclado usamos las teclas Control+ C para copiar y Control + V para pegar.

Excel
Copiar con el Mouse
Excel
Copiar con el Teclado

Sabremos que información estamos copiando, ya que excel nos muestra las celdas, columnas o filas copiadas con una línea calcada en su borde:

Excel
Celdas Copiadas

Para pegar podemos utilizar la opción Pegar que aparece en la barra de tareas en el borde superior izquierdo:

Excel
Pegar con barra de tareas

O utilizar las Teclas Control + V en el teclado y la opción Clic derecho pegar:

Excel
Pegar con el Teclado

En la opción de pegado utilizando el mouse tenemos varias opciones las cuales explicaremos más adelante, para el pegar común utilizaremos el primer icono de la izquierda que aparece en el menú:

Excel

Pegar

En la opción cortar debemos tener en cuenta que este comando se llevará los datos de un lugar a otro tal y como están y dejando en blanco las celdas, columnas o filas cortadas.

Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:

Copia las celdas, y luego, en vez de pulsar el botón Pegar de la pestaña Inicio, haz clic en la pequeña flecha que hay bajo él. Se desplegará un menú con más opciones para pegar. Deberás elegir Pegado especial: 

Excel

Pegado Especial

Si hacemos clic en la ultima opción de la imagen anterior (Pegado Especial) nos aparecerá el siguiente cuadro en donde podemos seleccionar la operación que queremos hacer con los datos copiados:

Excel

Cuadro

Otra vía es dar clic derecho Pegado Especial:

Excel

Pegado Especial vía clic Derecho

Como observamos por cualquiera de las vías nos aparecen las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

  • Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.
  • Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.
  • Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.
  • Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.
  • Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).
  • Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).
  • Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.
  • Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
  • Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.
  • Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Borrar Celdas

Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla.

Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar e ir a la pestaña Inicio y escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú:

Excel
Submenú
  • Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.
  • Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las  opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.
  • Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.
  • Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es objeto de este curso.
  • Borrar Hipervínculos: Si seleccionas ésta opción se borrará el enlace pero el formato que excel aplica (color azul y subrayado) se mantendrá. Para eliminar también el formato deberás pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar hipervínculos y formatos. O bien elegir en el menú borrar la opción Quitar hipervínculos.

Otra manera de eliminar el contenido de una celda es seleccionar la(s) celda(s) a borrar y pulsar la tecla SUPR. Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

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