A continuación se presentan las herramientas básicas que le facilitarán el manejo de la parte contable y financiera del proyecto, y que le permitirá:

¨ Cuantificar el proyecto en términos de inversión, presupuestos, balance, costo y rentabilidad.
¨ Evaluar la viabilidad del proyecto
¨ Estimar los costos que intervienen en el proceso productivo, con el fin de calcular el precio de venta de los productos que se van a fabricar.
¨ Efectuar una comparación entre lo presupuestado y lo ejecutado para hacer los correctivos oportunamente, una vez haya transcurrido algún tiempo.

Contabilidad.

El sistema contable de la organización es un instrumento muy útil y práctico que facilita la toma de decisiones del empresario y mantiene un seguimiento constante de las operaciones y estado financiero de la empresa.
El sistema contable lo podemos definir como el proceso de llevar, en forma ordenada, las cuentas de la organización, permanecer informados de la situación de la misma y la búsqueda de alternativas atractivas que posibiliten el ahorro en cuanto a costos y gastos, para incrementar las expectativas de rendimiento.
Ahora bien, debe hacerse una diferenciación en cuanto a costos y gastos. Cuando se elabora un plan de negocios, costo es la cantidad de dinero que se debe erogar para cancelar lo que se requiere en la operación de la empresa, y no tiene como fin generar ganancias, en tanto que el gasto sí es erogado con el propósito de obtener utilidades, verbigracia, el pago de la luz es un costo, mientras que un spot publicitario en la radio es un gasto.

Existen dos tipos de costos, a saber:
· Variables: son los que se realizan proporcionalmente al nivel de producción, y forman parte básica del producto (insumos, materiales, etc.), por ejemplo, compra de papelería, la cual aumentará o disminuirá dependiendo de la cantidad o volumen que se consuma.
· Fijos: son los que se dan con una misma frecuencia y que no pueden identificarse específicamente con el producto o servicio, ya que no cambian con el volumen de los mismos. Verbigracia, pago mensual de la luz, teléfono, etc.

Registros y controles.

Defina el tipo de registros y los formatos que usará, así como los controles contables de los que se auxiliará. El número de registros es variable de empresa en empresa, de acuerdo a sus necesidades de contar con información. Los controles contables mínimos que deben llevarse son: Un libro diario y un libro por cuenta. En algunas empresas de pequeño tamaño también se lleva un libro mayor que reúne todos los datos de los libros de cuentas, y que permite tomar mejores decisiones empresariales.
La contabilidad no es para que otros la vean, la contabilidad es un instrumento de toma de decisiones.

Flujo de efectivo (ingresos - egresos).

El flujo de efectivo es un estado financiero que muestra el total de efectivo que entró o salió de la empresa, durante un lapso de tiempo determinado.
El flujo de efectivo habilita proyectar, de manera precisa y segura, la situación económica de la organización en tiempos futuros, viabilizando a la vez, tanto la estimación de las cantidades de dinero que se necesitarán en fechas ulteriores, ya sea para compra de herramientas o maquinaria, insumos, pago de deudas, pago de salarios, etc., como de las cantidades de dinero que entrarán a la empresa, en concepto de ventas, intereses, etc.
Es conveniente elaborar un sencillo flujo de ingresos y egresos que nos de la idea de cómo estaremos en la empresa financiera y económicamente.

Balance General inicial.

El Balance General es un instrumento que muestra, a una fecha determinada, cuáles son los activos, pasivos y capital con que cuenta la empresa. Muestra la situación financiera de la empresa, o sea, qué se posee, qué se deba y qué se ha pagado. Términos básicos que se manejan en todo balance general:
a) Activos: constituyen todos los recursos económicos con que cuenta la empresa, verbigracia, dinero, terrenos, edificios, cuentas por cobrar, inventarios, etc.
b) Pasivos: son todas las deudas y compromisos que han sido contraídas por la empresa, con el propósito de acrecentar el dinero para adquirir más activos o brindarles mantenimiento a los que ya se poseen. En este rubro se consideran cuentas como proveedores, cuentas por pagar, hipotecas por pagar, etc.
c) Capital: es lo que cada uno de los socios ha aportado en dinero para la creación de la empresa, adicionándole las utilidades que se han obtenido en períodos anteriores.
En contabilidad se maneja la ecuación contable, la cual manifiesta lo siguiente:

ACTIVO= PASIVOS EXIGIBLES + CAPITAL

Es conveniente hacer un Balance General inicial de nuestra empresa, que nos permita hacer comparaciones posteriores para saber cuál es nuestra situación de empresa luego de transcurrido un lapso de tiempo.

Programa de inversión.

El programa de inversión es un instrumento administrativo que permite planear, en un período de tiempo, las diferentes actividades que se van a desarrollar para crear la empresa, los requerimientos de liquidez económica para la compra de los activos fijos, gastos pre-operativos y capital de trabajo, y el tipo de financiamiento del proyecto con recursos propios y/o recursos crediticios.
Todo programa de inversión debe tomar en cuenta los siguientes instrumentos: un cronograma de inversión, un breve presupuesto, el Balance General, el Estado de Resultados y un Flujo de Efectivo.

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