Partes de un instrumento público

PARTES DE LAS QUE SE COMPONE UN INSTRUMENTO PUBLICO

A la hora de redactar un instrumento público, bien sea escritura o acta notarial, llevaremos un orden que la mayoría de las veces viene a seguir el siguiente esquema:

Preliminares
Comparecencia
Exposición
Estipulaciones
Otorgamiento y autorización.

1.- PRELIMINARES: Es la parte de la escritura destinada a identificar el tiempo y lugar cuando y donde se formaliza el instrumento notarial.

- NUMERO DE PROTOCOLO (aquí iría el número en letra que correspondiera, teniendo en cuenta que el primer documento del año sería el número uno, y así sucesivamente)

- ESCRITURA DE (aquí pondríamos el tipo de instrumento que es)

- EN (lugar), a (fecha en número)

Ejemplo1: El 2 de enero de 2.017 en una Notaría de Madrid, se firma el primer instrumento de ese año, y es una escritura de compraventa. La redacción sería la siguiente:

"NUMERO UNO DE PROTOCOLO
ESCRITURA DE COMPRAVENTA
En Madrid, mi residencia, a dos de enero del años mil diecisiete"

Ejemplo 2: El 7 de marzo de 2.015 un Notario de Madrid tiene desplazarse a un pueblo de Madrid (que no tiene Notaría) a firmar una escritura de donación. Hasta ese día, el Notario ya ha autorizado 800 protocolos. La redacción sería la siguiente:

"NUMERO OCHOCIENTOS UNO DE PROTOCOLO
ESCRITURA DE DONACION
En (ciudad, pueblo,lugar...), constituído en el número dos de la calle Princesa, donde he sido requerido, a siete de marzo de dos mil quince."

2.- COMPARECENCIA: Es la parte del instrumento notarial en la cual se especifica el Notario que lo autoriza y las personas físicas o jurídicas (si son sociedades) que intervienen.

a) En cuanto al Notario que la autoriza: Las tres fórmulas mas comunes son las siguientes:

Modelo general:

"Ante mi, (nombre del Notario), Notario de (lugar de donde ejerza su profesión), del Ilustre Colegio Notarial de (nombre del Colegio al que pertenece), comparecen"

Sustitución de Notaría por vacante de la misma: Esto es cuando un Notario va a otra Notaría a autorizar un instrumento, porque dicha Notaría se ha quedado sin Notario temporalmente hasta que se asigne otro que cubra la plaza.

"Ante mí, (nombre del Notario), Notario de (lugar de donde ejerza su profesión), del Ilustre Colegio Notarial de (nombre del Colegio al que pertenece), como sustituto, por vacante, de la Notaría de (nombre del Notario y lugar si es que es otra ciudad) comparecen"

Sustitución a otro Notario por Ausencia o Licencia: En este caso el Notario autoriza igualmente un instrumento para otra Notaría, pero en este caso, no es porque dicha Notaría esté vacante su plaza, sino porque el Notario titular de dicha Notaría no esta (p. ejemplo, enfermedad, vacaciones, asuntos propios, etc).

"Ante mí, (nombre del Notario), Notario de (lugar de donde ejerza su profesión), del Ilustre Colegio Notarial de (nombre del Colegio al que pertenece), como sustituto de mi compañero de (lugar), Don (Notario al que sustituye), por ausencia (o licencia) reglamentaria del mismo, y para su protocolo, comparecen"

b) En cuanto a las personas que intervienen en dicho acto (aparte del Notario y testigos en su caso):

- En este punto es donde se identifican las personas que van a otorgar el instrumento público en cuestión, son los otorgantes.

- El deber del Notario es identificarlos con su DNI, pasaporte o tarjeta de residencia, e indicar sus datos personales. (También puede además identificarlos con el número de identidad de su país caso de que sean extranjeros, y si el documento va a surtir efectos allá).

- El esquema general sería el siguiente:

"DON (nombre y apellidos), mayor de edad, estado civil, profesión, vecino de (población), con domicilio en (calle, número, piso, etc), con DNI/NIF o PASAPORTE o TARJETA DE RESIDENCIA número (número del documento por el que se le identifica)."

* Así con todos y cada uno de los otorgantes si son varios.

- A su vez, dicho/s otorgante/s pueden intervenir en nombre propio y/o en nombre de otras personas físicas o jurídicas. Será en el capítulo siguiente "INTERVENCIÓN" donde se expongan los diferentes modelos de intervención.

3.- EXPOSICIÓN: Es la parte del instrumento notarial donde se manifiestan los antecedentes del acto que va a ser objeto de elevación a escritura pública notarial.

Por ejemplo, en una escritura de compraventa, se indicaría, quien es el titular, se describiría la finca objeto de compraventa, se diría si está inscrita o no en el Registro de la Propiedad, como fué adquirida, si tiene cargas, si está arrendada o no, etc.

Se indican, citan, acompañan los documentos que fueran necesarios para acreditar dicha situación tal como la escritura de propiedad de lo que se transmite, el plano parcelario, la Nota del Registro Informativa de si está libre o no de cargas, etc.

4.- ESTIPULACIONES: Es la parte del instrumento en el que se estipulan los acuerdos a los que han llegado las partes y quieren dejar recogidas. El Notario tiene que plasmar por escrito en la escritura lo que los otorgantes le expresan, y asegurarse de que cumple la legalidad requerida para cada caso.

5.- OTORGAMIENTO Y AUTORIZACIÓN. Es la parte final del instrumento antes de las firmas del Notario y otorgantes, en las cuales todos manifiestan su consentimiento para dicho otorgamiento.

5.1) Modelo general:

"OTORGAMIENTO Y AUTORIZACIÓN.- Hago a los Sres. comparecientes, las reservas y advertencias legales, les permito la lectura de esta escritura por su elección, después de advertidos de la opción de hacerlo por sí, hacen constar su consentimiento, y la firman conmigo, el Notario, que de su contenido, extendido, en (x) folios de papel del Timbre de (provincia), doy fe.

5.2) Con lectura por el Notario:

"OTORGAMIENTO Y AUTORIZACIÓN.- Hago a los Sres. comparecientes, las reservas y advertencias legales, les leo esta escritura por su elección, después de advertidos de la opción de hacerlo por sí, hacen constar su consentimiento, y la firman conmigo, el Notario, que de su contenido, extendido, en (x) folios de papel del Timbre de (provincia), doy fe."

5.3) Cuando un otorgante no sabe o no puede firmar:

"OTORGAMIENTO Y AUTORIZACIÓN.- Hago a los Sres. comparecientes, las reservas y advertencias legales, les leo esta escritura a ellos -y a los testigos mayores de edad, de esta vecindad, idóneos según manifiestan, Don (nombre y y apellidos) y Don (nombre y apellidos)-, por elección de todos, después de advertidos de la opción de hacerlo por sí, los primeros hacen constar su consentimiento, y la firman todos salvo Don (x) que dice no saber/o que dice no poder por (x causa), por lo que pone la impresión digital del índice derecho, y firma por él, además de por sí, el primero de ls indicados testigos. Del contenido de esta escritura, extendida en (x) folios de papel del Timbre de (provincia), doy fe."

5.4) Con advertencia fiscales: Cuando son escrituras que hay que presentarlas en la Oficina Liquidadora de Impuestos.

"OTORGAMIENTO Y AUTORIZACIÓN.- Hago a los Sres. comparecientes, las reservas y advertencias legales, entre ellas las de carácter fiscal; les permito la lectura de esta escritura por su elección, después de advertidos de la opción de hacerlo por sí, hacen constar su consentimiento, y la firman conmigo, el Notario, que de su contenido, extendido, en (x) folios de papel del Timbre de (provincia), doy fe."

5.5) Con advertencia fiscales y las del artículo 175 del Reglamento Notarial: Cuando son escrituras que hay que presentarlas en la Oficina Liquidadora y además cuando se transmiten bienes o derechos que tengan que ser Registrados (en el Registro de la propiedad /o Mercantil)

"OTORGAMIENTO Y AUTORIZACIÓN.- Hago a los Sres. comparecientes, las reservas y advertencias legales, entre ellas las de carácter fiscal, y la de la conveniencia de constatación registral del estado de cargas/y la de la prohibición de ocupar cargos en la sociedad objeto de esta escritura a las personas declaradas incompatibles por la legislación vigente; les permito la lectura de esta escritura por su elección, después de advertidos de la opción de hacerlo por sí, hacen constar su consentimiento, y la firman conmigo, el Notario, que de su contenido, extendido, en (x) folios de papel del Timbre de (provincia), doy fe."

* Estas serían las cinco partes de las que se compone un instrumento público, y las cuales hay que ir completando según el caso.

* Un ejemplo de un instrumento publico seria el siguiente:

"NUMERO VEINTE DE PROTOCOLO
ESCRITURA DE COMPRAVENTA.
En Madrid, a veinte de junio de dos mil uno.
Ante mí, DON FRANCISCO PÉREZ GARCÉA, Notario del Ilustre Colegio de Madrid
COMPARECEN:
De una parte, como vendedor:
DON JUAN SANZ MARTINEZ, mayor de edad, soltero, guarda jurado, vecino de Madrid, con domicilio en calle Estandeta, número 4, 3ºb, con DNI/NIf número 66.676.689-A.
De otra parte, como comprador:
DON ISMAEL LÓPEZ PRIU, mayor de edad, soltero, mecánico, vecino de Guadalajara, con domicilio en Plaza Mayor, número 3,1ºa, con DNI/NIF número 88.898.898-B.
INTERVIENEN: En su propio nombre y derecho. Les identifico por sus documentos nacionales de identidad señalados en la comparecencia, y tienen a mi juicio capacidad legal y necesaria para firmar la escritura arriba titulada
EXPONEN:
Que Don Juan Sanz Martínez, es dueño del pleno dominio (o de la mitad indivisa, o de una cuarta parte indivisa, etc) de la siguiente fincas rústica sita EN JURISDICCIÓN DE GUADALAJARA (aquí describimos la finca, situación, superficie, linderos, datos de inscripción en el Registro de la Propiedad (de estarlo), datos catastrales, estado de cargas y arrendamiento, etc.).
ESTIPULACIONES:
PRIMERA.- El Sr. Don Juan Sanz Martínez vende a Don Ismael López Priu, la finca descrita en el Expositivo anterior, y este la compra libre de cargas y arrendamientos.
SEGUNDA.- El precio es de x€ (se pone el precio en letra y número). Que la parte compradora reconoce haber recibido de la compradora de la forma siguiente (ponemos la forma de pago, en efectivo, transferencia, cheque, etc, o si es pago aplazado se indican las condiciones).
TERCERA.- Gastos. Manifiestan los comparecientes que todos los gastos que se deriven del presente otorgamiento serán a cargo de la parte compradora/vendedora/por mitad, etc.
OTORGAMIENTO Y AUTORIZACIÓN.- Hago a los Sres. comparecientes, las reservas y advertencias legales, les permito la lectura de esta escritura por su elección, después de advertidos de la opción de hacerlo por sí, hacen constar su consentimiento, y la firman conmigo, el Notario, que de su contenido, extendido, en (x) folios de papel del Timbre de (provincia), doy fe."