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Proteger el documento

Ya hemos visto en lecciones anteriores como crear copias de seguridad y ficheros de autorecuperación.

Pero en ambientes laborales de trabajo compartido, tan importante como guardar la información es asegurar la integridad de los datos. Es decir, es necesario asegurar que el informe de trabajo es el que nosotros hemos escrito y que permanecerá sin añadidos o modificaciones a pesar de que pase por diferentes manos.




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Word, tiene diversas herramientas para que podamos proteger la integridad de nuestro trabajo. En esta lección aprenderemos paso a paso a proteger nuestros documentos.

Una vez que lo hayamos redactado, lo guardaremos, pero utilizaremos la opción "Guardar como" del menú archivo.


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En la ventana de diálogo de la opción "guardar como", en la barra superior pulsaremos el botón "Herramientas", y en el menú que se desplegará, elegiremos "opciones generales".


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Las opciones de seguridad que nos interesan en este apartado podemos encontrarlas al final de la ventana de dialogo, bajo el título "Opciones para compartir archivos".

Veremos que se nos piden dos contraseñas distintas, la primera controla el acceso a la lectura del documento, y la segunda controla los permisos de escritura en el documento.


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Para que las opciones de seguridad sean realmente útiles, Word debe ser muy estricto con el uso de las contraseñas una vez que están aplicadas. De manera que si olvidamos o perdemos la contraseña no podremos acceder o modificar el documento. Para evitar problemas por errores de escritura, Word, nos exige que confirmemos la contraseña y no nos dejara continuar a no ser que las dos veces la contraseña sean idénticas.



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Cuando abrimos el documento, antes de mostrar el texto, un cuadro de dialogo nos pregunta por la contraseña para abrir el archivo.


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En el caso de que nuestro documento tenga activada la protección de contraseña de escritura, al abrirlo se nos mostrara una ventana de dialogo como la inferior, observa que si desconocíamos la contraseña anterior no se nos permitía ver el documento, en cambio al fallar la contraseña de escritura se nos permite acceder al documento en modo de "Sólo lectura".



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En el caso de que intentemos modificar el archivo solo lectura, Word no nos lo impedirá, pero si que evitara que sobrescribamos, al pulsar el botón "guardar", con el siguiente mensaje.




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