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Marco Histórico: Origen y evolución de la gestión de stock

La Gestión de Stock, como se presenta en la actualidad, es producto de un proceso de desarrollo que comenzó desde que la sociedad necesitó producir una gran cantidad y variedad de productos que requería el hombre para su subsistencia; dando origen con esto a la transición de sistemas artesanales de producción a otros más avanzados.

Esta situación que provocó mayores volúmenes de producción, que a su vez necesitaron ser intercambiados en mayor escala. Con el transcurso del tiempo, aparecieron los excedentes de estos bienes, dando lugar a lo que ahora se conoce como inventarios y éstos, debido al valor que representaban, debían ser administrados adecuadamente, originándose una serie de mecanismos, simples inicialmente, pero que se hicieron cada vez más sofisticados, en la medida en que se fueron aumentando en cantidad y variedad dichos inventarios.

Los inventarios, hasta principios del siglo pasado, fueron analizados con criterio estrictamente contable, es decir únicamente utilizando registros de entradas y salidas, cuyo objetivo principal era estar informado sobre fugas o pérdidas por malos manejos.

Al aplicar nuevas técnicas de las finanzas, la administración de este rubro fue cobrando importancia en el análisis económico de las empresas, debido a que se experimentó una acelerada expansión de la industria norteamericana como consecuencia de la baja en la producción en la industria europea en el período de 1914 a 1918, en el cual tuvo lugar la primera confrontación bélica mundial.

"En los años posteriores a la primera guerra mundial se dio una recuperación en la producción de la industria europea, provocando una disminución del mercado de ese continente para la industria norteamericana, originándose una excesiva acumulación de productos que no se podían comercializar; la creación de nuevas técnicas que procuraron una mejor Administración de Inventarios no se hizo esperar y es así como surgen, además de las Finanzas, otras técnicas y herramientas de administración como es la computación, la cual originalmente tuvo aplicación con fines militares durante la Segunda Guerra mundial y en la post-guerra tuvo múltiples usos en el campo civil, llegando a abarcar con el transcurso del tiempo, lo que es la Administración de Inventarios en empresas de toda naturaleza".

El proceso administrativo en la Gestión de Stock. Para la realización de un determinado trabajo o tarea mediante el esfuerzo de un grupo de personas, el dirigente o administrador debe coordinar los medios que le faciliten el cumplimiento del mismo. Para ello, el administrador debe tomar en cuenta las etapas fundamentales del proceso de administración: Planeación, Organización, Dirección y Control.

Esta división en cuatro elementos de las funciones de la administración es la más generalizada, aunque existen autores que clasifican las fases principales del proceso en tres, cinco y seis etapas: pero básicamente las diferencias estriban en enfoques para fines metodológicos de una mejor comprensión de la administración. En la práctica estos cuatro elementos están relacionados entre sí.

El límite de uno no termina por completo donde se inicia el siguiente, por otra parte no se presentan en un orden determinado, sino como las circunstancias exijan. Al establecer una empresa nueva es posible que el orden de las fases se presenten en la secuencia que se indicó anteriormente.

Planeación: Este elemento de la administración consiste en determinar objetivos, estrategias, políticas y programas. En esta etapa del proceso administrativo deben tomarse decisiones, ya que involucra seleccionar entre varias alternativas. Comprende la determinación del curso de acción a seguir, fijando los principios que deberán presidir y orientar.

Organización: En esta etapa del proceso debe establecerse la estructura técnica de las relaciones mediante la determinación y enumeración de las actividades necesarias para lograr los objetivos generales de la empresa y específicos de cada unidad que forma parte de ésta. Se distinguen en esta fase tres elementos: jerarquía, funciones y obligaciones. Mediante la primera se fija la responsabilidad de cada nivel; en la segunda, se establece la división de las actividades principales a fin de lograr el objetivo general y en la tercera se define el trabajo a desempeñar por cada persona.

Dirección: Este elemento del proceso consiste en poner en acción, impulsar, guiar y coordinar los esfuerzas de los miembros que conforman la organización con el propósito de que el esfuerzo conjunto sea congruente con los planes establecidos. En esta etapa se presentan tres elementos: mando o autoridad, comunicación y supervisión. La autoridad es el elemento principal de la dirección y es conveniente delegarla y ejercerla adecuada mente. La comunicación es parte importante de todo organismo social. Esto implica que deben conocerse desde los niveles de dirección hacia abajo y viceversa, las órdenes de acción necesarias. La supervisión consiste en vigilar si las cosas se están realizando en la forma en que se habían planeado y ordenado.

Control: Se refiere al establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados comparándolos con los proyectados y evaluar de esta manera si se ha logrado lo que se esperaba. Por tanto, muestra donde existen des viaciones y al poner en marcha acciones para corregir éstos, se pretende afianzar el cumplimiento de los planes. También las desviaciones pueden llevar a mejorar o formular nuevos planes. En el control se distinguen tres etapas: definición de normas, las cuales sirven para hacer las comparaciones, que es la base del control; operación de los controles por técnicos en cada uno de ellos y la interpretación de los resultados.

En la administración de los inventarios se hace necesaria la participación de las fases del proceso administrativo, unas en mayor grado que otras. Debido a que los inventarios son elementos que se pueden cuantificar con propósitos de mediciones de estándares, en términos de dinero o en otras formas de medida, las fases del proceso que más importancia tienen en su gestión son la planeación y el control.

Estas dos fases, en la administra vinculadas, ya que si se han definido claramente los objetivos y los estándares es posible que exista una retroalimentación resultante del control, la cual puede utilizarse como acción correctiva que funcione en forma automática, con lo cual no hay necesidad de esperar a que se procesen y produzcan completamente los resultados para dar inicio a aquélla.

Por ejemplo: en un inventario de materias primas se encuentra fijado un determinado punto de reorden. Al llegar el inventario a este punto automáticamente deben colocarse los pedidos necesarios a fin de evitar que se agoten las existencias mientras se recibe el nuevo pedido.

Se ve claramente en el ejemplo, que el control de los inventarios está íntimamente relacionado a la planeación de los mismos y que habiéndose definido correctamente los objetivos y las normas de medición, el control es fundamental para la administración de aquellos. Los medios para controlar los inventarios se identifican básicamente en dos áreas: controles de producción y controles financieros y contables.

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