Actuación del auditor

Al evaluar un sistema de gestión, el auditor buscará respuesta a las siguientes interrogantes:

1) ¿Los procesos están definidos? Para ello se debe enfocar en el mapa de proceso de la organización.

2) ¿Sus procedimientos están documentados y se han desarrollado adecuadamente?, ¿se han implementado tal como se han documentado? Esto incluye que los procesos tengan sus entradas, salidas, requisitos, y trasladarse al área de trabajo donde se desenvuelve los procesos para verificar que en verdad funcione.

3) ¿Los procesos son eficaces para proporcionar los resultados esperados? Esta respuesta se consigue a través de los indicadores, los cuales si emiten resultados negativos se debe aplicar acciones correctivas hasta que el proceso alcance los niveles esperados.

4) ¿La organización mejora continuamente los procesos? Se deben revisar los procesos para verificar su evolución, y una manera de saber ello es a través del número de revisión del documento.

5) ¿Los integrantes conocen la política de calidad? La idea no es memorizar la política, sino saber analizarla.

 

Actuación antes de la auditoría:

1) Elaborar el programa de auditoría, con el resto del equipo involucrado.

2) Reunirse con los departamentos involucrados.

3) Definir el inicio y fin de la auditoria, es decir, inicia y termina en una determinada fecha.

4) Coordinar y planificar las actividades con el resto del equipo auditor.

 

Actuación durante la auditoría:

1) En cada entrevista el auditor debe indicar al auditado el objetivo de la entrevista.

2) Realizar preguntas abiertas que permitan una comunicación fluida. Son recomendadas al inicio de la entrevista, o cuando se requiera conocer algo a grandes rasgos.

Ejemplo de pregunta cerrada: ¿Dónde se prende la máquina?

Ejemplo de pregunta abierta: ¿Qué hace usted desde que empieza hasta que termina?, ¿explícame el plan de muestreo que aplicas?, ¿en qué parte del organigrama se ubica?, dígame la política de calidad de la organización.

Nota: Lo recomendable para las auditorías de segunda y tercera parte es que el auditado proporcione respuestas cortas, pues si se extiende en el interrogatorio se va a comprometer más.

3) Formular preguntas cerradas para lograr concretar alguna idea o evidencia, ejemplos: ¿sí o no?, ¿lo haces o no?.

4) Verificar el conocimiento de la política de la calidad y su aplicación, de los manuales de la organización y otros documentos.

5) Tomar debida nota de los códigos, números e identificación de productos o servicios que permita realizar la trazabilidad. Con ello se verifica que los procesos se cumplan correctamente.

6) Usar notas de verificación para tomar notas de observaciones o hallazgos.

7) Visitar nuevamente el área auditada si necesita volver a verificar algo, para volver a inspeccionar.

8) Tener a mano siempre la documentación que sirve de soporte para la auditoría: normas, manual de calidad, etc.

 

¿Qué no debe hacer el auditor durante la auditoria?:

1) No aclarar preguntas.

2) Levantar una no conformidad.

3) No permitir que el auditado tome el control de la auditoria (no dejarse manipular ni distraerse) ni que evada preguntas.

 

 

Autor:

Karla Patricia Garcés Pita.

T.S.U. Química, Ing. Industrial, Magister en Ingeniería de Procesos Químicos y en Estudios Ecológicos y Gestión Ambiental.