Control Interno
El control Interno y las organizaciones
Las organizaciones realizan numerosas y complejas actividades administrativas y contables, con el propósito de alcanzar fines determinados, sin descuidar la protección de sus propiedades, la eficiencia de sus operaciones y la oportuna y adecuada información para la toma de decisiones.
Para garantizar que estas entidades alcancen sus objetivos deben contar con políticas adecuadas y medios que verifiquen su cumplimiento. Por esta razón, es indispensable el Control Interno, que garantice la salvaguarda de los activos y el cumplimiento de las normas y políticas establecidas por la dirección.
Definición de Control Interno
El control Interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización, los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (salvaguarda de activos, fidelidad del proceso de información y registros, cumplimiento de políticas definidas, etc.)
El Apéndice A "Glosario de términos y conceptos utilizados", de la norma de Auditoria No. 14 "Evaluación de la estructura del Control Interno", del IGCPA, se define el Control Interno de la siguiente manera: "Control Interno: comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas de coordinación adoptados para: salvaguardar sus activos, promover la eficiencia de sus operaciones y la confiabilidad de la información contable y el cumplimiento de las políticas por la administración".
De acuerdo a estas definiciones el entorno de acción del Control Interno no está limitado únicamente a las actividades que realiza el departamento financiero o contable, sino también se extiende al control de todos los eventos de la organización con el propósito de hacer eficiente las actividades Administrativas y operativas, esto da lugar a clasificar el control interno de la siguiente manera.
Clasificación del Control Interno
Básicamente el control interno se clasifica en dos tipos: El Control Interno Administrativo y El Control Interno Contable.
Control Interno Administrativo
Lo conforman todos los procedimientos operativos existentes en la empresa y que aseguran la eficiencia y cumplimiento de las normas y políticas establecidas por la dirección que incluyen, el plan de organización y los procedimientos relacionados con la toma de decisiones para la autorización de las operaciones económicas que se realizan dentro de la institución.
Los controles internos administrativos u operativos se refieren a operaciones que no tienen una incidencia concreta en los estados financieros por corresponder a otro marco de la actividad del negocio, si bien puede tener una repercusión el área financiera — contable (por ejemplo, contrataciones, planificaciones y ordenación de la producción, relaciones con el personal, etc.).
El control administrativo u operativo está orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que está relacionados, en primer lugar; con el debido acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de dirección y administración y, en segundo lugar, con la eficiencia de las operaciones.
El control administrativo interno debe incluir controles tales como, análisis estadísticos, informes de actuación, programas de entrenamiento del personal y controles de calidad. Los elementos del control administrativo interno son:
- Desarrollo y mantenimiento de una linea funcional de autoridad.
- Clara definición de funciones y responsabilidades.
- Un mecanismo de comprobación interna.
- Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación.
Con el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección contra fraudes, abusos, errores e irregularidades.
- El mantenimiento, dentro de la organización, de la actividad de evaluación independiente es representada por la auditoria interna, que tiene bajo su responsabilidad revisar políticas, disposiciones legales y reglamentarias, prácticas financieras y operaciones en general, como un servicio constructivo y de protección para los niveles de dirección y administración.
- La disposición de los controles anteriores, tiene como fin estimular y obtener una completa y continúa participación de los recursos humanos de las entidades y de sus habilidades especificas.
Para que el Control Interno Administrativo se mantenga eficiente es necesario que las demás funciones del proceso administrativo se encuentren operando de manera correcta, especialmente en los siguientes aspectos:
La estructura Organizacional: Todas las organizaciones tienen un objeto social claramente establecido, lo cual significa que ellas existen para cumplir una o varias funciones.
En el desarrollo de su misión, las organizaciones deben ejecutar uno 0 varios procesos operativos; cuyos resultados determinan el éxito 0 fracaso de la organización en cuanto al cumplimiento de sus objetivos fundamentales.
Estos procesos y actividades se denominan básicos o claves porque son esenciales para la organización; con el fin de facilitar su ejecución es necesario desarrollar otros procesos de carácter genérico, denominados -de apoyo-, que no están destinados a producir resultados por sí mismos, sino en función del soporte que presten a los procesos básicos.
La estructura organizacional de una empresa debe responder sobre todo a sus procesos básicos, estableciendo con claridad la línea ejecutiva de la organización como el conjunto de las áreas que tiene a cargo dichos procesos básicos, separándola del conjunto de las áreas responsables del proceso de apoyo (administración general, administración financiera, administración de personal, planeación jurídica).
Antes de iniciar el diseño y montaje de un sistema de control interno, es necesario revisar cuidadosamente la estructura organizacional, haciendo las reformas y los ajustes que sean pertinentes para lograr los siguientes objetivos:
- Que la estructura refleje claramente los procesos básicos de la organización, asignando a las áreas responsables la jerarquía que corresponde a la importancia de sus funciones.
- Que la línea ejecutiva de la organización le permita a la máxima autoridad, establecer un esquema de delegación específico, dándole a cada nivel o área, las atribuciones que requiere para hacer uso adecuado de la delegación recibida.
- Que la configuración interna de las áreas básicas tenga la consistencia y transparencia que se requiere, para que sus cabezas pueden asumir plenamente la responsabilidad de los resultados de su propia gestión.
- Que las áreas de apoyo de la organización estén diseñadas y dimensionadas de acuerdo con las necesidades de las áreas básicas y absorban, en todo caso, sólo una porción de los recursos disponibles para la organización.
- Que la estructura de la organización no contemple funciones ajenas a su objeto social.
En la medida en que la estructura de la organización sea transparente y permita una fácil definición y armonización de metas y responsabilidades, de acuerdo con la misión organizacional, entonces dicha estructura estará contribuyendo al éxito del SCI (sistema de control interno). En caso contrario, ella impondrá una barrera muy difícil de vencer, independientemente de los recursos, esfuerzos y talento que se dediquen al desarrollo del sistema de control interno.