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Gestión de compras. Selección de Proveedores

La relación de mutualismo, o de beneficio mutuo entre las partes, establecida entre un proveedor y su cliente, es la base de un buen negocio. Porque lo que es bueno para uno lo es para el otro, así, si mis clientes son grandes empresas que generan cuantiosos beneficios y que año tras año necesitan alimentarse de mis productos o servicios, estarán garantizando la perdurabilidad de mi negocio. Desde el otro punto de vista, si mis proveedores cubren mis necesidades en tiempo y forma, y saben adaptarse a mi demanda en cuanto a tipología y cantidad con el paso de los años, estarán soportando mi actividad productiva y garantizando su viabilidad en el tiempo.

Además, el incremento exponencial de la competitividad en los mercados ha provocado que aumente, en la misma medida, la importancia de esta relación. Esto se ha traducido en la especialización de clientes y proveedores, ya que las empresas van a concentrarse en producir sólo aquello en lo que generan valor añadido, no intervienen en toda la cadena del mercado ya que abarcar muchos procesos, productos o servicios, no les permitiría alcanzar un objetivo compartido con el resto de competidores: ser el mejor.

No tendría sentido por tanto, que todas las buenas prácticas estudiadas con anterioridad, que tienen vital importancia para la continuidad de nuestro negocio, no la aplicasen nuestros proveedores, pues correríamos el riesgo de que nos sirviesen mal o que no fueran capaces de satisfacer nuestras necesidades, por lo que es fundamental fijar una serie de actitudes útiles que se van a enumerar a continuación:

1. Fijar condiciones al inicio: Debe quedar claro desde un principio cuales son los requisitos que establece la organización para sus proveedores, lo ideal es que quede reflejado en forma de cláusulas en el mismo contrato que celebren las partes. Es fundamental que el proveedor asimile la política ambiental del cliente, éste (a través del gestor ambiental) deberá transmitirle adecuadamente cual es su contenido y en que medida se han desarrollado sus directrices en el seno de la empresa (minimización de rechazos, materias primas, control de vertidos…).

2. Establecer una comunicación fluida con el proveedor: Una vez que el proveedor acepta esas condiciones, debe ponerlas en práctica, y es el gestor ambiental de la empresa el que debe asegurarse de que así lo esté haciendo. En materia de gestión de residuos, por ejemplo, deberá quedar constancia de la adecuada gestión de los mismos, y el proveedor debe tener a disposición del cliente toda la información que éste le demande en cuanto a esta materia se refiere.

3. Corrección de errores: Si con motivo de algún fallo en la comunicación o en la forma de proceder, se detectase que el proveedor no está actuando correctamente, se pondrá tal circunstancia en su conocimiento y se le indicará por qué debe introducir cambios para corregir tal situación. En tal caso se anotará esa circunstancia y si, tras el paso de un tiempo razonable estimado previamente por la organización, el proveedor no ha redirigido la situación se podrá plantear a la dirección de la empresa el cambio de suministrador.

De la misma forma que con los proveedores hay que actuar con los subcontratistas, hay que tener en cuenta que estos forman parte de la imagen de la empresa ante nuestros clientes y que su manera de actuar es en el fondo nuestra forma de trabajar para los que reciben esos bienes o servicios. Por este motivo, el responsable de la organización contratante debe dejar claro desde el inicio cuales son los requisitos para contratar, que control se va a ejercer sobre las actividades de las subcontratas y en que momento el incumplimiento de estas condiciones pueden desembocar en la resolución del acuerdo entre las partes.

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