Ahorrando tiempo teniendo los documentos organizados
¿Cuántas veces le ha dado vuelta a su oficina y no encuentra ese documento importante? ¿No sabe en dónde lo colocó? ¿se le habrá extraviado?
Muchos de nosotros no tenemos cuidado en organizar efectivamente los documentos, y cuando los buscamos, nos damos que cuenta que ¡han desaparecido!
Para encontrarlos, debemos de darle vuelta a toda la oficina o la casa, y si tenemos fortuna, los encontramos. Luego viene la otra tarea, el de ordenar el desorden que hemos hecho con la búsqueda ansiosa del documento en mención. Imagínese la cantidad de tiempo perdido solamente en ésta actividad, además de la enorme presión que se vive cuando sucede esto.
Conozco a una persona sumamente ordenada en éste aspecto. Mantiene sus archivos al día, guarda los documentos importantes, rotula las carpetas para saber la documentación que ahí se encuentra.
Cuando él necesita un documento, se dirige directamente a la carpeta o archivero en donde lo tiene almacenado. No pierde tiempo en esta actividad.
Una vez utilizado el documento, lo regresa a su ubicación original. Si usted no quiere exponer los documentos originales, puede archivar copias junto con los originales, y de esta manera cuando deban de utilizarse, solamente se usa la copia.
Cuando abra alguna carpeta, aproveche para darle un vistazo rápido, verifique si tiene documentación vencida, o papeles que ya no utilizará y que se hace necesario deshacerse de ellos. Realizando ésta tarea continuamente, nunca sentirá que se le acumula el trabajo, y siempre tendrá ordenados y al día todos sus expedientes.
Una sugerencia que un amigo me brindó en una ocasión, fue que tuviera copias de mis documentos personales, tales como: Licencia de conducir, carné electoral, pasaporte, número de identificación tributario o fiscal, seguridad social, etc. Usted estará listo para llevar a cabo cualquier trámite. Ni se imaginan de cuanta utilidad me ha sido este consejo, y espero que en un futuro cercano, también le beneficie a usted.
Imagino que usted compra electrodomésticos, enseres del hogar, artículos de oficina, muebles, software informáticos, televisores, etc., le recomiendo que guarde las garantías, manuales e instructivos de todo lo que usted compra, y los archive en una sola carpeta, para que cuando necesite un documento de este tipo, sepa donde buscarlo.
Realice una limpieza periódica de ésta carpeta, actualice la documentación y elimine la que ya no necesita. Esto mismo puede hacerlo para llevar un control estricto de sus deudas, almacenando estados de cuenta, comprobantes de compras, etc.
Con respecto al equipo informático, merece un punto y aparte. Usted sabe que al adquirir una computadora, se compra más que el equipo, se incluyen aspectos tales como: garantías, licencias de los programas, facturas, comprobantes, etc. Por tal motivo conviene tener en una carpeta por separado todo lo referente al equipo informático, de tal modo que cuando requiera algo lo pueda conseguir al instante. ¿Cuál es el tipo de cartucho que utiliza su impresora? ¿Qué tipo de memoria RAM posee su equipo? Estas y otras preguntas usted las puede responder fácilmente si tuviera a mano los comprobantes de compra de la computadora.
No siga desperdiciando su valioso tiempo, ¡aprovéchelo al máximo! Y disfrute de una vida con menos estrés que muchas otras personas...