El arte de la delegación (III)

El autor Harold Koontz en su libro “Administración: Una perspectiva global”nos brinda los siguientes pasos para delegar autoridad en forma eficaz:

·        La determinación de los resultados esperados de un puesto.

Debe establecer claramente qué espera de su subordinado al delegarle una actividad o un puesto específico. Cuando una persona sabe lo que se espera de ella, siempre dará su máximo esfuerzo en conseguir dicho resultado.

·        La asignación de tareas a ese puesto.

Para que el subordinado tenga éxito, es necesario que usted le asigne las tareas necesarias para que pueda realizar todas las actividades que el proyecto le exija. Esto es muy importante, ya que la asignación de tareas debe estar acorde al puesto de trabajo y al proyecto encomendado.

·        La delegación de autoridad para el cumplimiento de tales tareas.

Es imposible que una persona realice algún proyecto o actividad si no cuenta con la suficiente autoridad para desempeñarla. Además, cuando delegue autoridad, hágalo saber por diversos medios, para que en la empresa se den cuenta quien tiene la autoridad sobre determinado proyecto.

·        La responsabilidad de la persona que ocupa el puesto respecto del cumplimiento de las tareas.

La autoridad que usted delegue debe ir aparejada con la debida responsabilidad (A=R), de tal forma que la persona sienta sobre sus hombros que carga con la responsabilidad del cumplimiento de las tareas encomendadas, y que cualquier desviación en la consecución de las mismas, deberá brindar explicaciones a sus superiores.

ACTITUDES PERSONALES FRENTE A LA DELEGACIÓN DE AUTORIDAD

Harold Koontz propone las siguientes actitudes personales que debemos tomar en cuenta al momento de realizar delegación de autoridad:

·        Receptividad

Consiste en permitir que otras personas pongan en práctica sus ideas, ser capaz tanto de aceptar de buen grado las ideas de los demás, y también de colaborar con ellos, de felicitarles por su iniciativa e inventiva.

·        Disposición a ceder

Se refiere a ceder a sus subordinados la libertad en tomar decisiones. Muchos de nosotros tenemos la mala costumbre de continuar tomando decisiones luego de haber delegado, lo cual resta tiempo y atención a la toma de decisiones mucho más trascendentales.

·        Disposición a permitir que los demás cometan errores

Koontz lo explica de la siguiente forma: “ningún administrador responsable permitiría que un subordinado cometiera un error capaz de dañar a la compañía o la posición en ésta del subordinado, la persistente supervisión de los subordinados para garantizar que nunca cometan errores vuelve imposible la verdadera delegación de autoridad, se debe permitir a los subordinados que los cometan y su costo debe considerarse una inversión en su desarrollo personal”.

Para minimizar el riesgo de cometer errores, existen algunas sugerencias importantes: brindar asesoría temprana, explicación detallada de políticas y objetivos, planteamiento de preguntas orientadoras, entre otros.

·        Disposición a confiar en los subordinados

Cuando usted delega autoridad, debe tener la plena convicción que la persona a la cual se le está delegando realizará bien su trabajo, que pondrá todo su empeño en realizar bien la labor, y usted debe depositar su confianza en todos y cada uno de ellos.

·        Disposición a establecer y aplicar controles amplios

Es necesario que se cuente con sistemas de control que nos retroalimenten sobre el desarrollo de las diversas actividades que se han delegado, esto para poder tomar acciones correctivas cuando sea necesario.

SUGERENCIAS PRÁCTICAS FACILITAN UNA DELEGACIÓN EXITOSA:

El autor Koontz realiza las siguientes sugerencias para que toda delegación que usted realice tenga éxito:

·        “Defina asignaciones y delegue autoridad en vista de los resultados esperados, otorgue suficiente autoridad para permitir el cumplimiento de las metas asignadas.

·        Seleccione a cada persona de acuerdo con el trabajo por realizar.

·        Mantenga abiertas las líneas de comunicación. La descentralización no debe conducir al aislamiento, la delegación depende de la situación.

·        Establezca los controles adecuados.

·        Recompensar la delegación eficaz y la exitosa asunción de autoridad”.