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Lección 18ª

 

 

 

   

LECCIÓN 18: EL ARTE DE LA DELEGACIÓN (II)

 

5. Establezca tiempos límite basados en la responsabilidad.  Es necesario que siempre establezcamos la fecha para cuándo necesitamos el trabajo realizado. Conozco algunos ejecutivos que asignan las tareas y le dicen a sus subordinados “hazlo lo más pronto posible”... Pero, en realidad, ¿qué significa eso para una persona? ¿una hora? ¿una mañana? ¿un día? ¿una semana?

No podemos dejar nada al azar, todo debe quedar previamente establecido, dependiendo del grado de dificultad de cada tarea, así debe ser el asignado el tiempo que necesite su ejecución. Siguiendo esto, se evitarán malos entendidos, y la responsabilidad de los empleados aumentará.

 

6. Realice revisiones periódicas. Si usted no revisa constantemente el progreso del proyecto, entonces no podrá corregir posibles desviaciones que ocurran en la marcha del proyecto. Un método que funciona es colocar fechas en las cuáles le deban informar sobre los avances obtenidos en cada proyecto; esta fecha puede ser por ejemplo, los lunes a las 9:00 a.m. debe presentarse informes de avance; o cada quince días, o cada mes, etc., de pendiendo de la naturaleza y complejidad del proyecto o actividad a realizar.

 

7. Proporcione retroalimentación positiva y constructiva.  Cuando algunas cosas marchen mal, no se desanime ni desanime a los demás con malos tratos, malos gestos, reprimendas, etc. Trate de enfocarse en los aspectos positivos y a través de una efectiva comunicación, enfocarse en resolver las situaciones problemáticas que hayan surgido. Cuando un subordinado siente que tiene nuestro total apoyo, él colocará su mayor esfuerzo para que el trabajo salga bien.

 

8. Provee los recursos necesarios.  Para realizar una tarea o proyecto, dependiendo de su complejidad, puede involucrar a más Departamentos dentro de la empresa, de tal forma que siempre es necesario brindar información adicional sobre personas de la organización que puedan colaborar en el desarrollo del proyecto. “En Contabilidad puedes conseguir ese formulario”, “en recursos humanos te pueden brindar ese dato”, etc.

 

9. Ofrece guía y consejo sin interferir.  En muchas empresas se tienen siempre obstáculos o limitaciones, y que son conocidas por todos. Entonces es necesario hacerle saber a la persona responsable sobre éstas limitaciones u obstáculos, para que pueda tomar las medidas pertinentes y pueda anticiparse a los hechos.

 

10. Establece los parámetros, condiciones y términos antes de delegar.  Debe establecer las “reglas claras del juego” antes de su inicio, para que posteriormente no ocurran inconvenientes ni malentendidos. Una vez definido esto, “manos a la obra”.

 

11. No les permitas que te deleguen de regreso el trabajo. Es muy recurrente que nuestros subordinados tiendan a traernos sus problemas para que se los resolvamos, pero siendo ellos los que se encuentran en el área de trabajo y los que mejor conocen las actividades del mismo, deben ser ellos los que encuentren la mejor solución al problema surgido.

Cuando le pregunten sobre una dificultad, usted puede responderles ¿y tú qué piensas? ¿cómo lo resolverías?. Cuando tienen un proyecto en marcha, y los plazos comienzan a estrecharse, y a usted le piden que se amplíe el plazo, Kathy Paauw  propone que le responda con estas interrogantes: ¿Es posible? ¿Nos ayudará eso a alcanzar nuestra meta? ¿Qué recomendaciones tienes para manejar la situación? ¿Cuáles son las alternativas? ¿Cuál acción debemos tomar? Con esto haremos que la persona tome la responsabilidad (¡y no nos la regrese!) y encuentre la mejor solución a la dificultad.

 

12. Provea respaldo y apoyo cuando sea necesario.  En ocasiones, es necesario “darle una mano” a un proyecto que la necesita, para que alguna actividad marche como debiera caminar.  Kathy Paauw  expresa que “hay una diferencia entre apoyar y rescatar”. Paauw coloca el siguiente ejemplo: “si algo no va bien, apóyalo discretamente como hacer una llamada telefónica a alguien involucrado que no está cooperando. Déjales saber que no tienen que luchar sus batallas solos”.

 

13. Otorgue todo el crédito y reconocimiento a la persona que complete el trabajo. Cuando un trabajo ha sido finalizado, es importante que se le brinde todo el crédito a la persona que cumplió con el cometido. Si no se llegó a feliz término, asuma usted toda la responsabilidad del “fracaso”. Cuando nos damos cuenta que la persona a la cual delegamos la actividad no cuenta con las habilidades suficientes para culminar la tarea, entonces debemos asumir nosotros la responsabilidad y completarlo.

Cada vez que esto ocurra, evaluemos lo que sucedió, como se desarrolló todo, y por qué motivos la persona a la cual delegamos no fue capaz de culminar el proyecto. Trate siempre de aprender de estas experiencias, para que la próxima vez usted pueda delegar en forma más eficaz. Aprenda siempre de sus errores.

 

 
     
 

 

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