El arte de la delegación (I)
Cuando hacemos referencia a “ahorrar tiempo”, el delegar tiene una faceta trascendental al respecto, ya que no todo lo podemos realizar nosotros, sino que debemos buscar personas de confianza en quienes delegar cierta actividades, para que las ejecuten por nosotros.
La consultora Kathy Paauw establece que “delegar es más que solamente transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de cómo lograr alcanzar esos resultados. Significa soltar”.
Para un experto en estos temas, nos referimos al autor Harold Koontz, explica lo anterior de la siguiente manera: “los administradores deben percatarse de que existe una ‘ley de ventaja administrativa comparativa’, similar a la ley de ventaja económica comparativa que se aplica a las naciones. La ventaja económica comparativa postula que un país se enriquecerá más si exporta lo que produce más eficientemente e importa lo que produce menos eficientemente, aun si puede producir los bienes importados a menor costo que cualquier otra nación".
"Los administradores pueden realizar mayores contribuciones a una empresa si se concentran en las tareas más benéficas para los objetivos de la compañía y asignan a sus subordinados sus demás actividades, a pesar de que podrían realizarlas mejor que éstos”.
Muchos de nosotros tenemos la “mala costumbre” o “manía” de llevar trabajo a nuestra casa, nos quejamos que el horario normal de trabajo no nos alcanza para realizar todas nuestras labores, pero una de las mejores maneras que se tiene para hacer que nuestra pesada carga disminuya, es delegar parte de ella a otros.
Entre más deleguemos, nuestras habilidades como administradores o ejecutivos se incrementarán y seremos capaces de realizar muchas más cosas de las que imaginábamos.
Kathy Paauw nos propone los siguientes consejos para cuando nos concierna delegar con nuestros subordinados:
1. Selecciona a la persona adecuada para el trabajo. Siempre nos encontramos temerosos de realizar delegación de actividades, pero si no lo hacemos, siempre estaremos agobiados y tampoco le daremos la oportunidad a nuestros subordinados de ganar experiencia y aprender de nuevos retos. A medida que vayamos conociendo como reacciona nuestro personal, se ganará confianza para luego delegarles actividades que impliquen mayor responsabilidad.
2. Brinde información suficiente. Cuando delegue, no guarde información para usted, proporcione toda la información necesaria y suficiente para que la persona que desempeñará dicha actividad pueda realizarla de la mejor manera. Además, es importante que la persona a la cual se le delega la actividad conozca cual será el rol que dicha tarea tendrá en toda la empresa, que conozca cual es la importancia de lo que realizará para toda la organización. Y también es necesario que se defina claramente lo que se espera del trabajo, para medir el éxito o fracaso de la operación, en donde el empleado tendrá una idea clara de lo que se desea lograr y lo que se espera de él.
Conozco ejecutivos que con tal de obtener el máximo de sus empleados, les asignan responsabilidades pero no les dan mayor información, ni documentación de proyectos anteriores, en este caso, los trabajadores se encuentran realizando actividades desde “cero” una y otra vez, cuando en realidad ya se tiene camino recorrido, y podrían lograrse mejores resultados si se partiera ya de una base establecida.
3. Delega el trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad. Si queremos que una delegación sea exitosa, debemos otorgarle el trabajo completo a un solo individuo, y debemos envestirlo de total responsabilidad y autoridad para que cumpla con su cometido. Además, es necesario hacerle saber a todo el personal de la empresa que dicha persona posee toda la responsabilidad y autoridad en la ejecución del proyecto “A”, de tal o cual actividad, etc.
Mas sin embargo, la responsabilidad última siempre recae en usted, recuerde siempre esto. Una de las mejores maneras para hacer que la organización se entere de la designación de alguien, es a través de las Juntas, Consejos o cualquier otro tipo de reunión de trabajo que se lleve a cabo durante la semana en una empresa.
4. Enfócate en los resultados, no en el proceso. En muchas ocasiones nos sucede que delegamos responsabilidad, y a pesar de ello, siempre estamos supervisando constantemente el desarrollo de las tareas, y queremos que se ejecuten como nosotros lo teníamos planificado. Peroresulta que lo mejor es delegar y dejar al empleado la iniciativa de resolverlo como él crea conveniente. Por lo tanto, éste consejo le dice a usted que se oriente en los resultados, no en la metodología para llegar a estos. Salvo casos excepcionales, ésta sugerencia se aplica a la mayoría de situaciones laborales y hasta personales.