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Gestión eficaz del tiempo Curso gratis
 
Lección 16ª

 

 

 

   

LECCIÓN 16: UN PLAN DE DIEZ PUNTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.

 

A continuación se brindan diez puntos significativos sobre la manera en que debemos administrar mejor nuestro tiempo, en cualquier ámbito de nuestra vida diaria, profesional, laboral, social, etc., en donde sea que nos desempeñemos, siempre nos serán de utilidad. La mayoría de puntos resumen lo tratado en este curso.

Estos puntos han sido adaptados del Modern Bussines Report (MBR), y espero que ustedes aprovechen al máximo cada una de las sugerencias planteadas.

1.      Organice una pequeña libreta para llevar consigo. Consiga y utilice una libreta tipo calendario de citas de bolsillo, le será de más utilidad de la que usted imagina. En ella puede escribir sus metas, tareas e ideas sueltas (o acaso no le ha sucedido que cuando se transporta en un colectivo, en su vehiculo o por cualquier medio, se le ocurren ideas novedosas, pero cuando llega a su oficina, ¡ya las ha olvidado¡). El acto de formalizar sus metas y sus planes reforzará su compromiso para lograrlos. Escribirlos, es el primer paso. La manera en que usted estructure su libreta será muy particular, ya que lo que interesa es que usted se sienta cómodo utilizándola. Cuanto más definida y sucintamente pueda constituir su librea, más libertad tendrá para actuar de acuerdo con dichos propósitos.

2.      Planifique sus metas con una base mensual. Cuando queremos realizar una planificación mensual, siempre lo pensamos dos veces, ya que pensamos que un mes es un periodo muy ambiguo para trazar metas; mas sin embargo, si no lo hacemos de esta manera, en un periodo mucho menor será difícil observar los avances que se tienen en la consecución de los objetivos.

3.      Escriba solamente las metas que usted tiene verdadero interés en alcanzar. Cuando usted persigue metas de las cuales no se siente parte, se arriesga a la desilusión. Por esto mismo, el MBR establece que “cuando usted no logra alcanzar esas metas, la sensación al fracaso (o culpa por falta de cumplimiento) obstaculizará el logro de las metas que usted verdaderamente desea.  Establezca metas que usted quiera alcanzar aunque usted mismo dude de su capacidad para materializarlas. Si usted quiere algo con verdadera determinación, el permitir que dicho deseo salga a la superficie lo ayudará a descubrir los medios para triunfar, o le señalará las direcciones apropiadas que usted pudo no haber previsto. Mensualmente, a medida que planifica sus metas, los cambios que usted haya efectuado en su vida el mes anterior le ayudarán a trazar su curso para los meses siguientes”.

4.      Evalúe los resultados mensualmente. Se hace preciso que usted evalúe los resultados que poco a poco va obteniendo en la consecución de sus objetivos. Si al inicio los resultados no son los esperados, no se desanime, a medida que avance observará que al final los progresos serán cada vez mayores, con lo que usted se sentirá motivado para continuar avanzando en sus metas. Cuando los resultados sean excelentes, felicítese; cuando los resultados sean deficientes, revea sus propósitos y actividades, y si es necesario, rescríbalas.

5.      Planifique diariamente unas pocas actividades específicas orientadas a la consecución de sus metas. Sabemos que su día se encuentra saturado de obligaciones, pero para avanzar en el cumplimento de sus objetivos trate de incluir dentro de sus actividades diarias, una o dos actividades que contribuyan al logro de sus metas en el largo plazo. Por ejemplo, puede incluir contestar ese email que tiene pendiente, realizar un nuevo contacto, visitar una empresa u oficina, etc. Pueden ser tareas pequeñas o muy ambiciosas, lo importante es que día a día trate de llevarlas a cabo. Con el tiempo observará que poco a poco usted puede “hacer más cosas en menos tiempo”. Compruébelo.

6.      Integre el concepto de evaluación en el empleo del tiempo en cada una de las nuevas actividades. Realice constantemente y siempre que pueda “abstracciones” en su quehacer diario. Haga una pausa, analice la situación cada vez que iniciará un nuevo trabajo, pregúntese si es usted el indicado para llevarlo a cabo y que beneficios futuros obtendrá al invertir su tiempo en esa tarea. Cuando usted examine lo que hace, se dará cuenta que algunas de las actividades que realiza no tienen conexión con lo que desea lograr al invertir su tiempo. Cuando realice éste ejercicio, se dará cuenta que en muchas ocasiones realizamos tareas que nos consumen gran cantidad de tiempo, y que su contribución al cumplimiento de sus objetivos es de poca relevancia. Con esto, usted notará que existen algunas tareas que merecen más tiempo del que realmente se les está destinando, y al realizar una redistribución de las tareas, se contará con más tiempo disponible.

7.      Utilice el reloj lo menos posible. En ocasiones surgen situaciones en donde estar atado a un tiempo fijo no es conveniente. Resulta que cuando tratamos un asunto importante, lo mejor es dejar que la situación se desarrolle hasta donde deba llegar. Por ejemplo, en una reunión en donde se toquen temas trascendentales par ala empresa, sería imposible establecer una hora de finalización de la reunión, y mucho más forzar llegar a conclusiones solo porque el tiempo destinado para la misma ya expiró. El MBR lo plantea de la siguiente forma: “Usted necesita libertad para continuar el pensamiento, la tarea, o el contacto personal del momento, dedicándole todo el tiempo que sea necesario para desarrollar el máximo potencial del mismo.  Comience por hacer más elástico su programa de tiempo. Minimice los compromisos firmes de tiempo que usted establece para cada día. En cada asunto que se le presente, responda a las exigencias del mismo asignándole un tiempo determinado”. De igual manera, cuando sienta que se encuentra inmerso en una actividad de la que ya no es productivo, cambie de tarea y vuelva sobre la primera más tarde.

8.      Comience ahora mismo a identificar el valor de cada instante. Este es un consejo que al aplicarlo, usted irá encontrando la riqueza de cada momento, sus oportunidades y limitantes, a fin de aprovechar las posibilidades que nos brinda “vivir el hoy”. Evite divagar en el pasado y tratar de adivinar todo para el futuro, si trabaja conscientemente el presente, notará que su tiempo comienza a serle más holgado.

9.      Comience a emplear sus recursos al máximo. Si usted se encuentra enfocado en alcanzar sus objetivos, pondrá el máximo esfuerzo en alcanzarlos. De tal forma que combinando sus recursos con su tiempo presente, podrá obtener resultados que ni usted mismo sabía que podía lograr. Así que a partir de ahora, comience a utilizar al máximo cada minuto del que usted disponga, enlácelo con su mente, su creatividad y la consecución de sus metas estará “a la vuelta de la esquina”.

10.  Acepte al presente como el único tiempo de que usted dispone. Dice la canción “ya lo pasado, pasado”. Las cosas pasadas déjelas en el pasado, y concéntrese en el presente, en el hoy. No se atormente por cosas que no hizo y pudo hacer, olvídese de lo que no fue, ya que eso no lo puede cambiar. Pero lo que si puede cambiar a partir de ahora es enfocarse única y exclusivamente en el presente, y a partir de aquí comenzar a moldear sus nuevos hábitos para su nueva vida. El MBR encierra lo antedicho en la siguiente frase: “en definitiva, el presente es con todo lo que usted cuenta para trabajar, para materializar sus sueños, y para convertirse en la persona que usted quiere ser”.

 

 

 
     
 

 

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