Procedimientos para el área de despacho
Control de los despachos de mercadería.
Se ha diseñado un formato para control de los despachos de mercadería que se utilizarán para controlar los envíos realizados de acuerdo a los pedidos recibidos en bodega; es decir, que el objetivo de dicho formulario es controlar la eficiencia en el área de despacho con respecto a los pedidos que se reciben de las tiendas.
El responsable de realizar el procedimiento será el encargado del despacho: deberá llevar un control detallado de los envíos de mercadería realizados. Este control puede ser llevado a cabo en una hoja de acuerdo a los requerimientos que se muestran en el siguiente formato:
El documento será llenado en dos etapas, las primeras tres columnas se llenarán en el momento de recibir el pedido de mercadería en la bodega, y las 3 últimas columnas en el momento de autorizar y realizar el envío.
Control de transportistas.
Procedimiento a realizar diariamente por parte del encargado de despacho (en sistema o en una hoja de cálculo).
El objetivo de la bitácora de control de los transportistas es controlar a las personas responsables de la mercadería durante el transporte, además de la eficiencia de las entregas de mercadería con respecto a las rutas de recorrido y los costos en transporte con respecto a la cantidad de kilómetros recorridos.
El encargado de despacho deberá entregar las rutas asignadas a los transportistas cuando los camiones ya hayan sido cargados. Al entregar la ruta a los transportistas deberá llenar los datos del formulario bitácora de control de transportistas.
El transportista al finalizar el recorrido regresa a la bodega a reportar lo trabajado proporcionándole los datos faltantes al encargado de despacho.
Distribución en zonas geográficas.
Objetivos:
- Distribuir los negocios por zonas de acuerdo al área geográfica a la que corresponden procurando optimizar el recorrido a realizar para las entregas de mercadería a partir de la ubicación de la bodega de la empresa.
- A partir de la distribución de los negocios, estimar la cantidad de vehículos a enviar en cada despacho.
