Presentaciones orales (4). Etapas en la preparación

PRESENTACIONES ORALES (4)

                                     ETAPAS EN LA PREPARACIÓN 

En esta lección vamos a considerar las etapas para preparar una presentación oral ante un grupo de personas.

Cuando asistimos a una charla donde una persona habla en público sobre un tema, confiamos que la presentación va a ser entretenida y que nos aporte un conocimiento NUEVO. El esquema que esperamos es sencillo:

• Que me empiecen diciendo lo que van a presentar, claramente.
• Que desarrollen, eso que me dijeron que van a presentar, y finalmente,
• que resuman lo que presentaron.

Eso es lo que espera la audiencia, claridad en la presentación y que se sigan los pasos correspondientes para que la exposición no me resulte aburrida, confusa o demasiado larga.

Para tratar el tema de la preparación de una presentación oral, tendremos que considerar el componente VERBAL, lo que se va a decir en público.

El componente VERBAL tiene tres elementos básicos – contenido, estilo y estructura.

1.  Contenido -  es lo que se dice sobre el tema. Hay que decidir sobre  lo que vamos a exponer. Al preparar el tema es importante considerar lo que le puede interesar a la audiencia, lo que espera, su nivel de conocimientos y el tiempo asignado para la presentación.
 

2.  Estilo – es la manera como se presenta el contenido de la presentación. El estilo puede ser formal o informal. La mayoría de las presentaciones están comprendidas en estos dos extremos  y en todos los casos el estilo queda determinado por lo que es apropiado para el que realiza la presentación, así como la audiencia y el lugar.

En un salón de clase, no conviene ser demasiado informal, es decir, usar el vocabulario que normalmente utilizas con amigos o en la calle.
 

3.  Estructura – se refiere a la organización de la presentación que generalmente incluye: Introducción, Texto principal y Conclusión.

INICIO, DESARROLLO, CONCLUSIÓN

INICIO: El inicio de la presentación es la Introducción. En esta parte se da una visión general, una síntesis o anuncio de lo que se va a tratar y conviene hacerlo de un modo atractivo.

Desde el principio, la persona que realiza una presentación debe mostrar con claridad y sencillez lo que quiere transmitir. Es la forma de crear expectativa en el público, diciéndole lo que van a escuchar a continuación.            

DESARROLLO: En esta parte comienza a presentarse el tema de la presentación. Es importante tener en cuenta que la atención del público disminuye después de 10 o 15 minutos.  Al desarrollar un tema, puede ser muy conveniente usar medios audiovisuales (fotos, imágenes, diapositivas, etc.) que refuercen lo que se quiere transmitir.

CONCLUSIÓN: El final tiene que estar muy bien pensado. Es lo último que escucha el oyente. Hay que hacer una síntesis del contenido fundamental de la presentación para dar una idea resumida de los puntos principales presentados.

Esta es, entonces, la estructura básica para preparar una presentación oral.

Ahora veamos, cómo se arma esta estructura antes del día de la presentación.

Los actores y actrices de teatro dicen: “a texto sabido, no hay mala actuación”.

Esto quiere decir que si sabes el texto, lo que vas a decir, entonces la presentación, tú actuación frente al público, va a ser un éxito. Lo importante es saber muy bien lo que se va a decir y NO leerlo frente al público o recitarlo de memoria.

Nunca hagas una presentación leyendo un texto escrito. Eso no sería una presentación sino lectura en voz alta.  Nunca aprendas de memoria el texto que vas a presentar. Eso sería un recitado.

Si has investigado y estudiado el tema que vas a presentar, se supone que tienes la suficiente preparación como para hablar del tema. Sin embargo, te puedes guiar con una nota con los puntos principales de lo que vas a decir, para no saltearte ninguno.  

Seguramente conoces el cuento de Caperucita Roja. ¿No te sentirías con total seguridad al contárselo a unos niños de menor edad? ¿Por qué? Porque lo sabes muy bien y eso te da confianza.

Y seguramente, con ese texto bien sabido, hasta podrías hacer alguna representación teatral del lobo, Caperucita y la abuela, durante el desarrollo del cuento, para que tu audiencia lo “viva” de otra manera. A texto sabido (el cuento de Caperucita Roja), no hay mala actuación.

Saber algo, en el caso de tu tema a presentar, es sinónimo de saber decirlo y la forma como lo comuniques, como lo expreses ante la audiencia, es el modo como te van a juzgar, para aceptarte o para rechazarte.

Como te informamos en la clase anterior, las presentaciones se preparan de una forma y se presentan de otra. Esto es algo que no siempre te aclaran los docentes.               

Ahora viene la explicación de lo anterior. Tú sabes bien que una INTRODUCCIÓN es lo que aparece al principio de un libro, de una presentación, de una charla. 
En la Introducción se explica de qué se va a hablar, qué tema o temas se van a tratar en una publicación, por ejemplo. 

Por lo tanto, si tú tienes que preparar una presentación oral, NO puedes empezar por la Introducción, simplemente porque no sabes todavía cómo vas a tratar el tema. La Introducción, que será la primera parte de tu presentación ante la audiencia, debe ser lo último que vas a redactar, cuando ya hayas organizado el texto de tu presentación. ¿Tiene lógica, no?

Es por esto que te decimos que las presentaciones se preparan siguiendo unas etapas y se presentan en público con un diseño diferente.

Decíamos anteriormente que:

Una vez que decides los puntos claves que vas a tratar, como Objetivo de tu presentación, entonces hay que buscar información sobre los temas, incluyendo material de apoyo (láminas, imágenes, fotos, material visual, etc.). Las distintas fuentes de información te servirán para lograr esta primera meta. 

Ya tienes los puntos clave y la información que has conseguido, actualizada y diferente a lo presentado en clase, para armar el desarrollo de tu presentación.

Cuando consideras que tienes todo lo que vas a presentar, entonces es el momento de hacer un RESUMEN. El resumen es un texto de dos, tres o cuatro oraciones, que sintetice la información que vas a desarrollar y que ya escribiste como puntos clave.

Ahora que ya tienes los puntos clave, el desarrollo de los puntos clave con material de apoyo y has realizado un resumen del texto, es el momento de redactar la Introducción, porque se trata de explicar lo que vas a presentar y esto es lo que ya tienes preparado.

Una vez que finalizas la Introducción, piensa en algo diferente, fuera de lo común, creativo, como cierre de la presentación ¿Un vídeo, una frase alusiva a lo que has presentado, una imagen final asociada con el tema, una encuesta con preguntas a los asistentes? Lo que se te ocurra como algo original es lo que podrías considerar como CIERRE.

Y con esta preparación, ya tienes todos los elementos para llegar al día de la presentación y realizarla de la siguiente manera:

Como podrás notar, en el caso anterior de ejemplo se consideraron tres puntos clave en la presentación, y entre el punto clave 1 y el 2, así como entre el punto clave 2 y el 3, hay una TRANSICIÓN.

¿Qué es la Transición?  Simplemente es un AVISO a la audiencia, que hace la persona que realiza la presentación, para que los asistentes tengan claro que vamos a cambiar de tema, o vamos a tratar un aspecto diferente del tema.

¿Recuerdas lo que te dijimos en la lección anterior?

“Es muy importante organizar el contenido de la información de manera lógica y ordenada, para que los oyentes recuerden e interpreten lo que vas a presentar con más facilidad. La audiencia NO se toma el trabajo de organizar la información que presentamos, tenemos que organizarla nosotros para la audiencia.

La Transición es algo que vas a decir, para avisar a la audiencia de un cambio en el tratamiento del tema que estás presentando. La transición es, simplemente, decir:  “Y ahora veremos el siguiente punto…”, o “a continuación trataremos el punto 2 del tema de hoy…”, o “Veremos ahora cómo se considera este punto…”, etc.

Esa transición, ese aviso, durante el desarrollo de la presentación, ayuda a la audiencia a interpretar mejor lo que estás presentando, especialmente a los que se distraen fácilmente cuando escuchan una exposición oral.

Otro aspecto muy importante en el desarrollo de tu presentación, es pensar siempre en el factor SORPRESA. Como te indicamos anteriormente, la atención de público decae después de algunos minutos.

Para lograr recuperar la atención se pueden hacer varias cosas: cambiar de tema, presentar un material audio-visual o, por ejemplo, presentar un material visual que ayude a la explicación que estás presentando.

Si decides algo así, no lo muestres hasta que sea el momento indicado. Si traes una maqueta, una lámina, etc. debes guardarla, cubrirla con un paño, esconderla de las miradas de la audiencia, para que en el momento indicado sea “un golpe de sorpresa” en tu presentación.

Si al entrar al salón de clase todos pueden ver ese material visual que traes, el factor sorpresa se pierde y no tendrá el efecto que habías imaginado.

CAPTAR y MANTENER LA ATENCIÓN DEL PÚBLICO

Es importante proporcionar variedad o algo novedoso y diferente para lograr captar y mantener la atención de la audiencia:

• El contacto visual, mirar a los asistentes,  es el primer elemento para lograr que la audiencia preste atención, conviene mirar al público en orden rotativo y variado, no siempre al mismo sitio. Recuerda siempre: el profesor o la profesora de clase, durante TU presentación, es parte del público y no alguien a quien haya que mirar permanentemente, en otras palabras, no tienes porqué mirar al docente todo el tiempo.
   
• Moverse, alternativamente, hacia un lado y  otro del salón y permanecer quieto por momentos. Utilizar el espacio y el movimiento corporal para mejorar el mensaje. Las presentaciones son películas, no fotos. Tú, en tu presentación, eres un vídeo clip, no una imagen estática.

• Cuando sea oportuno, incluir historias, anécdotas, testimonios, demostraciones, etc. para agregar variedad a tu presentación.

Una vez que se obtiene la atención del público, hay que mantenerla.

La mente de los integrantes de una audiencia no está concentrada en la presentación todo el tiempo, por lo que hay que ayudar al público a volver al punto de concentración periódicamente, por ejemplo, diciendo:

A continuación daré dos razones básicas por las cuales el cambio se hace necesario….

Ahora que hemos analizado el problema, se necesita considerar las posibles soluciones….

La consideración  de estos temas nos lleva a este punto final…

RECUERDA: La mejor manera de evitar hacer el ridículo en una presentación oral es haber investigado el tema con seriedad, buscando en variadas fuentes de información,  para ofrecer información importante, novedosa y de utilidad a la audiencia.

La redacción escrita del tema que se presentará oralmente es el punto de partida. Es esencial  tener en cuenta que una presentación redactada en un borrador puede parecer mucho más extensa de lo que realmente es, al presentarla en forma oral.

Si este texto se memoriza palabra por palabra, el público quedará decepcionado, porque generalmente las personas se muestran impacientes con las presentaciones memorizadas, no les gusta escuchar un recitado. La memorización le saca vida a la presentación y evita que la audiencia sienta que conoce a la persona que está frente al público.

Si el público confía en quien está adelante – que se logra únicamente si se tiene un sentido de algo vivo que se expresa a través de sus palabras – entonces se interesará y oirá con atención la presentación.

Un texto memorizado que se presenta en público está enviando el mensaje de falta de sentimientos en quien lo dice.

Una vez preparado el texto de lo que se va a decir, es muy importante ensayar varias veces cómo se hará la presentación – ante compañeros, familiares, o frente a un espejo. Ensayar la postura y evitar poner las manos en los bolsillos, que dan una imagen de despreocupación, nerviosismo e inseguridad, por no saber qué hacer con las manos. 

No hay que olvidar que cualquiera sea la forma como uno se imagina la presentación, nunca será de esa manera. Las presentaciones nunca son exactamente como las imaginamos.

La audiencia sabe muy bien y se da cuenta si la persona a cargo de la presentación está viviendo la experiencia, porque se la ve espontánea.

Lo que se siente antes de una presentación bien preparada no es miedo, es simplemente ansiedad y el deseo de ofrecer al público lo que se estuvo preparando y refinando en la mente durante cierto tiempo. Se confunde con miedo, pero es la ansiedad de que llegue el momento de expresar todo lo que estuve preparando durante días. 

Cuando se acerca el día y la hora, es normal sentir ansiedad por el hecho de llevar la presentación a su lógica conclusión, ya que no será una presentación hasta que la información  se comparta con la audiencia.

Si realmente has preparado el tema con interés y estás conforme con los datos actualizados y diferentes que has conseguido, entonces es el momento de sentirte con la suficiente preparación y confianza como para pasar adelante, respirar hondo y compartir todas esas novedades que has descubierto con tus compañeros y compañeras de clase.