Departamento de compras

La función de compras, es un área especialmente sensible de la empresa, que debe ser sometida a una vigilancia cuidadosa debido a las importantes cantidades manejadas, y a la gran capacidad negociadora que se detenta. Es por esto, que los códigos éticos de las empresas suelen hacer especial referencia a las actividades de compra. Para evitar que terceros saquen partido de las divergencias entre las necesidades de la organización y las de sus empleados, se puede actuar en dos sentidos*:

1. Elevar el niel de satisfacción de las necesidades de los negociadores.

2. Actuar mediante el control y la represión.

            Estos dos principios de actuación, deben ser desarrollados en una serie de acciones concretas, dentro del Área de Aprovisionamientos, para evitar la aparición de casos de corrupción.

            Entre las acciones a tomar para disminuir la posibilidad de actuaciones incorrectas por parte del personal del Departamento de Compras, se encontraría: la rotación de puestos entre el personal negociador, o el requisito de adjuntar a cada proyecto de pedido toda la documentación, siendo el que firma el pedido responsable de la decisión.

            La recepción y el almacenamiento de los materiales plantea una problemática específica. La admisión de sobresuministros o excesos en la facturación, duplicación de la entrada del mismo material, facturas de material no recibido, irregularidades en la venta de chatarras y residuos, son algunas de las estafas más frecuentes*.

            Los almacenes deben recontarse con periodicidad y como práctica habitual del almacenamiento, sin perjuicio de los controles que los auditores externos puedan realizar. El almacén debe ser un área restringida par todo aquel personal no perteneciente al departamento.

La Asociación Norteamericana de Gestión de Compras NAPM suscribió en 1959, los siguientes Principios de la Práctica de Compras*:

1. Lealtad para con tu empresa.
2. Justicia para todos con quien tengas tratos.
3. Fidelidad a tu profesión.

De estos principios, se derivaron las Normas de la Práctica de Compras de la IFPMM (Federación a la que está adscrita AERCE) o decálogo del Comprador:

            Siguiendo a Fernández Fábrega, este autor establece una serie de pautas a seguir por el director de compras, para asegurar el funcionamiento ético de su departamento:

1. • Considerar, primero, el interés de tu empresa en todas las transacciones, creer en las políticas establecidas y obrar conforme a ellas.
   • Admitir el capacitado consejo de tus colegas, y guiarte por él sin perjuicio de la dignidad y responsabilidad de tu profesión.
   • Comprar sin perjuicios, intentando obtener el máximo valor por el dinero gastado.
   • Esforzarte por conocer cada vez mejor los materiales y los procesos de fabricación, y por establecer métodos prácticos para la dirección de las compras.
   • Contribuir y trabajar por la honestidad y veracidad en las compras y ventas, y denunciar cualquier forma y manifestación de soborno comercial.
   • Tanto como lo permitan las condiciones, acordar una pronta y cortés recepción a cualquiera que llame en legítima misión de negocios.
   • Respetar tus obligaciones y hacer respetar las de los demás para contigo y tu empresa, consecuente con la buena práctica comercial.
   • Evitar hacer uso de prácticas poco éticas.
   • Aconsejar y asistir a tus colegas en relación a su cometido, siempre que la ocasión lo permita.
   • Cooperar con todas las organizaciones, y ofrecerte voluntario para las actividades destinadas a aumentar el desarrollo y la reputación de las Compras.

   *           MARTÍN LÓPEZ M. A. “Aproximación impúdica a la corrupción” Compras y Existencias Nº 54.

   *          FERNÁNDEZ FABREGA “La ética en la compra” Compras y Existencias Nº 49.

   
   *           MARTÍN LÓPEZ M. A: “Aproximación impúdica a la Corrupción” Compras y Existencias Nº 54.
   1. • Definir de la forma más completa posible, las políticas y actividades que afectan a la ética, y comunicarlas claramente al personal.
      • Crear una cultura de trabajo que evite las tentaciones poco éticas, y asignar claramente los pagos por gastos de representación.
      • Los directivos deben dar ejemplo, con un comportamiento que siga al pie de la letra, las políticas y valores del departamento.
      • Combatir enérgicamente cualquier práctica no ética de los proveedores. Las reacciones de los compradores ante tales prácticas deben ser de la máxima dureza.