Excel básico. Extensiones, libro de trabajo y hoja de cálculo

Bienvenidos a Aprenda excel desde cero.

Lo primero que tenemos que tener instalado es un paquete office, en mi caso, tengo Microsoft Office 365 Pro Plus. Una vez instalado, podemos empezar con el curso.

Lo primero que vamos a ver, es qué son las extensiones de excel.

Cuando guardamos un fichero, le damos un nombre, al final de dicho nombre se encuentra un punto (.) y una serie de caracteres.

Esa serie de caracteres es lo que se llama extensión e indica o identifica qué tipo de fichero es, como por ejemplo, fichero de Word, fichero de excel…

La extensión de un fichero le indica al sistema operativo qué aplicación ha de usar para ejecutar dicho archivo.

En nuestro caso, nos centraremos en las extensiones de Excel.

Explicaremos las distintas extensiones que utiliza Excel.


XLS - Extensión Excel xls

La extensión más conocida es xls  .xls hacen referencia a un archivo que contiene toda la información (datos, formatos, gráficos, fórmulas, macros, etc…) de una hoja de cálculo, que solo puede abrirse/modificarse con Excel.

La extensión .xls es el formato por defecto de Excel desde la versión 2.0 hasta la versión de Excel 2003.


XLSX - Extensión Excel xlsx

El formato xlsx corresponde a las hojas de cálculos generados con la versión Excel 2007 en adelante. Con el cambio de la extensión a partir de la versión 2007 llegaron las ventajas e inconvenientes;

Ventajas de los archivos XLSX:

  • Menor peso o tamaño del archivo, gracias a la tecnología del XML y de compresión de archivos, se han alcanzado niveles de compresión cercanos al 80% comparados con el mismo documento guardado con extensión .xls, esto produce directamente un ahorro de espacio y ocupación del disco duro, así como una mayor rapidez a la hora de descargar o subir a la red documentos Excel con esta extensión.
  • Mayor nivel de información recuperable en el caso de tener archivos corruptos, dado a que el documento se guarda en ficheros diferentes, los cuales contienen información por separado, por ejemplo, con este nuevo tipo de extensión es posible recuperar la información de un documento pero sin el diseño (estilo y formato) de la hoja de cálculo, el mismo documento en versión .xls sería imposible recuperar tanto la información como el diseño.

Desventajas de los archivos XLSX:

La principal y única desventaja de la utilización de archivos ..XLSX es la incompatibilidad de dichos archivos al ejecutarlos con versiones anteriores a Excel 2007, esto ha creado una gran controversia dados los grandes inconvenientes que ello conlleva, ha sido habitual que personas dentro del mismo departamento o empresa no pueden compartir ficheros Excel dado a que cada uno dispone en su ordenador de versiones Excel diferentes.

Con objeto de solucionar este gran problema de compatibilidades Microsoft Office ofrece 2 alternativas posibles:

  • Guardar el fichero generado como libro binario de Excel o libro de Excel 97-2003, ambos guardarán la información creada en el formato .xls
  • Descargando los convertidores de la página oficial de Microsoft de tal forma que convierta el archivo xlsx en un archivo compatible con cualquier versión de Excel.

XLSM - Extensión Excel .xlsm

El formato .xlsm corresponde a todos las hojas de cálculos o ficheros generados con la versión Excel 2007 en adelante incluyen macros realizadas en el lenguaje vba.

La principal razón de diferenciación de los ficheros .XLSX con los ficheros .XLSM es debido a razones de seguridad, con las versiones anteriores a Excel 2007 la existencia de macros en una hoja de cálculo era imperceptible a no ser que se tuvieran habilitados los niveles de seguridad referentes a las macros, esta vulnerabilidad fue aprovechada por personas que crearon virus informáticos mediante macros Excel, infectando a ordenadores cuando abría la hoja de cálculo que contenía una macro maliciosa.

Con esta nueva extensión, ahora podemos identificar que el archivo contiene alguna macro, decidiendo por nosotros mismos la posibilidad de abrir o no abrir la hoja de cálculo en función de la fiabilidad o confianza de la fuente o persona que nos ha enviado la misma.


XLSB - Extensión Excel .xlsb

La extensión o formato .xlsb fue creada con el objetivo de facilitar el proceso de compresión, guardado, apertura y funcionamiento de ficheros que contiene una gran cantidad de información.

La extensión xlsb fue implementada a partir de la versión Excel 2007, solucionando el problema de manejo de hojas de cálculo que contenían mucha información, las cuales necesitaban mucho tiempo para abrirse, así como la dificultad que resultaba manejar este tipo de ficheros por los frecuentes “cuelgues” que se producían al utilizarlos.

La desventaja de utilizar este tipo de ficheros reside en que a diferencia de los ficheros con extensión .XLSX estos ficheros no se pueden recuperar parcialmente, es decir, en el caso de disponer algún documento defectuoso o corrupto no es viable recuperar parte de la información de una manera rápida y eficiente.


Otras extensiones de Excel

A parte de extensiones citadas anteriormente, la aplicación Excel dispone de los siguientes formatos o extensiones de archivos capaces de ser procesados mediante Excel:

  • .xl - Hoja de cálculo de Excel
  • .xla – Complemento de Excel
  • .xlb – Barra de herramientas de Excel
  • .xlc - Gráfico de Excel
  • .xld – Base de datos de Excel
  • .xlk - Copia de seguridad de Excel
  • .xll - Complemento de Excel
  • .xlm – Macro de Excel
  • .xls – Hoja de cálculo de Excel
  • .xlsb – Hoja de cálculo binario de Excel
  • .xlshtml – Hoja de cálculo de Excel para Internet formato HTML
  • .xlsm – Hoja de cálculo de Excel con Macros habilitadas
  • .xlt – Plantillas de Excel
  • .xlv – Módulo de Visual Basic de Excel
  • .xlw – Espacio de trabajo de Excel
  • .xlw – Libro de Excel

Lo siguiente que vamos a ver es:

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como tales.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Libro1.

Captura1
Libro de trabajo

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.

Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de estas puede variar entre 1 y 255, si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Captura2
Hojas de un libro

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro.


Hoja de cálculo.

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.

Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Captura3
Columna

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos, dependiendo de la versión que tengamos instalada.

Captura4
Fila

La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1, por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con esta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las distintas formas de definir un rango.

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Conoce al autor

miguel angel franco gafrcia

Excel basico, medio y avanzado

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