LECCIÓN 8 : PLANIFICACIÓN DE LA REUNION (IV). Las tareas en una reunión. De la convocatoria a una reunión.
Las tareas en una reunión.
El modelo Deepand* se compone de siete labores frecuentes que se dan en las reuniones de trabajo. En una buena reunión hay que aminorar (si bien no excluir) las funciones de descripción, previsión y negociación, que pueden ser efectuadas en otros instantes, y hay que fortalecer las actividades de explicación, evaluación, formulación de alternativas y decisión.
Tarea |
Acción |
Meta |
Pregunta típica |
Ejemplo |
Describir |
Exponer o relatar hechos que estén detallados en el proyecto en cuestión. |
Construir conocimiento |
¿Qué? ¿Cuál? ¿Dónde? ¿Quién? ¿Cuándo? |
Presentar un cuadro con estimaciones de costes |
Explicar |
Revelar la línea de raciocinio |
Entendimiento profundo |
¿Por qué?
¿Por qué no? |
Articular soluciones con los prerrequisitos del proyecto |
Evaluar |
Valorar la eficacia de las alternativas |
Ordenar las alternativas |
¿Cuál es la mejor?
¿Cumple con los requisitos? |
Demostrar que la alternativa Z es más barata que alternativa W, o que no hay suficiente inversión para la opción Z. |
Prever |
Establecer valores dados los escenarios futuros |
Elaborar información nueva sobre el proyecto |
¿Qué pasaría si...? |
Mostrar en un escenario cuánto costaría un cambio en un material de producción específico |
Formular alternativas |
Originar nuevas alternativas de solución |
Elaborar información nueva sobre el proyecto |
¿Qué tal esta nueva alternativa? |
Proponer un sistema centralizado para la ventilación de la fábrica |
Negociar |
Convenir tareas y compromisos |
Determinar el responsable de ejecutar las tareas |
¿Quién hará o será responsable por ...? |
Precisar la empresa a cargo de lograr una autorización de un organismo fiscal |
Decidir |
Elegir la alternativa que se seguirá (o evadirá) |
Compromiso con el resultado |
Entonces haremos... |
Optaremos por ceder la sociedad X a la compañía Y |
* El nombre Deepand (García, Kunz y Fischer, 2003), viene de las iniciales de las tareas en vocablo inglés: Describe, Explain, Evaluate, Predict, Formulate Alternatives, Negociate y Decide.
De la convocatoria a una reunión.
Una reunión no es más que una herramienta de trabajo; une a individuos diferentes en sus ideas y forma de pensamiento, en el discernimiento de las cosas y en su manera de ser.
La reunión permite la mezcla de ideas y el tráfico de información para llegar a la toma de decisiones en conjunto.
¿En qué momento hay que convocar una reunión?
Podemos considerar que depende de la situación, pero algunos ejemplos específicos pueden ser los siguientes:
• El director, gerente general o presidente de una empresa necesita información complementaria sobre algún proyecto de importancia para el futuro de la compañía.
• Para hacer partícipe de la decisión al equipo de trabajo.
• Para aclarar algunas situaciones que no se encuentran bien especificadas y no se quiere tomar una decisión dictatorial.
• Para solucionar y erradicar problemas que surjan mes a mes, y que desean resolver de una vez por todas.
• Para aclarar dudas sobre un tema específico, los colaboradores solicitan tener una reunión.
• Están ocurriendo problemas que afectan la productividad de la organización, y entre todos lo buscan una solución al mismo .
• Sucede una situación problemática, y no hay nadie encargado porque la situación es un poco confusa y nadie se hace cargo .
Como puede observarse, cada reunión requiere de un proceso en particular. Algunas sesiones se realizan con un grupo de 5, 6 o 7 personas, otras con un número de participantes mucho mayor, dependiendo de la magnitud del problema y de lo que está en juego dentro de la empresa
