Si la preparación es la adecuada, el desarrollo de la reunión no debe tener ningún inconveniente o dificultad, incluso en el caso de que no haya sido la persona que dirigirá la reunión quien haya levado a cabo la preparación.
Es evidente que no se puede disponer correctamente más que aquello que conocemos de antemano, y en cierto grado. Los principios básicos de la preparación son valederos en todos los casos y únicamente ciertos detalles son realmente característicos de los diversos tipos de reuniones que en una empresa ocurren.
Opciones ante la reunión.
Es importante comentar con algunos involucrados o con otros colegas, el nombre de la reunión y su propósito, a manera de obtener diversos puntos de vista o le realicen críticas, siempre que el tiempo y las reservas del caso lo permitan. Las observaciones que recoja le permitirán plantear y analizar la opción de llevar a cabo la reunión o no realizarla.
A continuación se presentan opciones para convocar a una reunión, en donde se enuncian las ventajas y desventajas de cada una:
Opciones para convocar a una reunión |
Ventajas |
Desventajas |
Entrevista con cada individuo en su lugar de trabajo |
Relación personal.
Comunicación, agradable ambiente, pocas personas. |
Miedo y desconfianza mutuos, bajo dinamismo, agota demasiado tiempo al agregar tiempos parciales con cada individuo. |
Llamada telefónica a cada persona |
Prontitud en preguntar y obtención de respuestas, acorta distancias, disminuye costos |
Interrupciones en ambos lados, no hay control de lo que se dice, falta de comunicación y contacto personal |
Junta telefónica de grupo |
Evita costos de organización y de operación; es ideal. |
No siempre se cuenta con este sistema en los aparatos o equipo. |
Solicitar comentarios por escrito a participantes (notas o memorándum). |
Brevedad, permite su archivo, meditación, respuesta, etc. |
No hay dinámica; no hay respuesta ni explicaciones; comunicación rígida. |
Solicitar comentarios mediante informe, reporte, etc. |
Amplitud de puntos de vista y posturas; puede difundirse, permite acumular información. |
Requiere mucho tiempo; no hay dinámica ni análisis de grupo. |
Hacer juntas parciales interdepartamentales o interdisciplinarias. |
Control de grupos más reducidos; facilita la asistencia, permite conocer opiniones aisladamente. |
No se produce el impacto de la junta plenaria; si no resulta, hay que repetir, reduce la perspectiva y el análisis. |
No hacer la junta, ni nada más |
Evita aumentar un problema, demuestra que algunos problemas se solucionan así. |
Puede crear confusión, resentimiento y mal ejemplo. |
