Lección 11ª

 

       

LECCIÓN 11 : PLANIFICACIÓN DE LA REUNION (VII). Del contenido de la agenda. De la escritura de la agenda. Orden del contenido. Formato de la agenda propuesta.

 

Del contenido de la agenda.

La agenda es la correlación de las cuestiones que han de concertarse en la reunión y también en la libreta o cuaderno en que se apuntan, para no olvidarlas, aquellas cosas que se han de hacer; la agenda es un instrumento importantísimo de programación personal y organizacional cuyo uso varía de persona a persona.

La agenda dentro de una reunión es de gran prioridad, y repercute grandemente en los logros y frutos de dicha reunión. Debe contemplar los puntos o temas que se tratarán en la reunión, que se deberán convenir o sobre los que se consultará a los asistentes.

Además, recuerde que será de utilidad a los participantes para enterarse y alistarse, a fin de juzgar, contribuir, etc. Indiferentemente del tipo de reunión, los puntos de la agenda constituyen los objetivos intermedios que posibilitarán alcanzar el objetivo final de la reunión.

Dependiendo del tipo de reunión, así será la necesidad de enviar los puntos de la agenda en forma anticipada. Algunos autores hablan de hasta dos semanas de antelación, pero un buen promedio es enviar la agenda con 48 horas de anticipación.

 

De la escritura de la agenda.

Al redactar los asuntos de la agenda vigile la composición de la misma. Su lenguaje debe ser claro, breve y explícito. Algunos autores también sugieren que en la agenda se relacionen las actividades a tratar y los resultados esperados de las mismas, con lo que se espera ahorren energías y optimice el tiempo de la reunión, ya que los participantes se centrarán más en los resultados finales y no en el camino a seguir para llegar a dichos resultados. De preferencia no utilice lenguaje rebuscado, ni demasiado técnico, salvo que la situación y la reunión a tratar así lo requieran.

Orden del contenido.

Una vez escritos los asuntos en la agenda, es evidentemente significativo reflexionar qué sucesión deberán llevar, debe tenerse en cuenta que la sucesión de la agenda denota el compás de la reunión. He aquí algunos ejemplos:

•  Sucesión por grupo uniforme: consiste en agrupar las cuestiones similares, para tratarlas de forma contigua, tales como ventas, decisiones, etc.

•  Sucesión con agenda variada: Radica en tener una o más agendas alternativas para afrontar una operación, las que se utilizarán de ayuda según se necesite. Como pueden observar, este tipo de secuencias se utiliza en reuniones de negociación, en donde se debe llegar preparado con propuestas y contrapropuestas, según el camino que la negociación tome.

Formato de agenda propuesta.

A continuación se presenta un breve formato de agenda, para que usted lo adapte según su conveniencia y dependiendo de la reunión que enfrente.

Nombre de la empresa:

Nombre de la Unidad / Departamento:

Agenda de la junta /reunión de:

Motivo de la convocatoria:

Lugar donde se realizará:

Día:

Hora:

Tiempo previsto de duración de la reunión:

Lugar y fecha:

 

 

 

 

 

Director de la reunión:

Secretario:

Conductor:

Objetivo de la reunión:

Puntos a tratar:

Responsable del punto:

Tiempo asignado al punto:

Recursos necesarios que deben ser llevados por cada participante:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Atentamente:

 

Nombre y firma:

Este es un formato que usted puede utilizar para planificar las agendas de sus reuniones. Si le faltare algún punto o ítem que usted considere importante, dependiendo de su empresa y tipo de reunión, agrégueselo al formato que proponemos.

El fin último es que usted comience desde ya a utilizar las herramientas que este breve curso le proporciona, para que sus reuniones sean de ahora en adelante más efectivas y con éxito.