¿Cómo mantener bajo control a los cuatro mayores consumidores de tiempo? (I)

Uno de los aspectos más importantes en todos los ámbitos de la vida es el poder trabajar en equipo.  Gracias a ello el éxito es posible. Pero en muchas ocasiones resulta que la gente, a menudo hecha por tierra los planes que se habían trazado para distribuir el tiempo.

El MBR establece que “las interrupciones personales, las reuniones, el teléfono y la obtención de información son, en ese orden, los mayores problemas que los ejecutivos han encontrado en la administración de su tiempo”.

Veamos brevemente cada una de éstas áreas y la forma de combatirla. 

El control de las interrupciones personales.

A diario ocurren interrupciones sin premura, a cada instante del día, que vienen a reducir el rendimiento de cada trabajador. Para minimizar los efectos negativos de las interrupciones personales, el MBR nos propone dos alternativas: “el aislamiento” y el “estar disponible”. Analicemos brevemente cada una de ellas:

·        Aislamiento. ¿Acaso no le ha ocurrido a usted alguna vez que necesita estar solo? ¿Le es imposible avanzar con algún reporte mientras se encuentra en su oficina? En muchas ocasiones sentimos que no avanzamos en algún trabajo que nos urge terminar, y es aquí cuando la situación amerita un aislamiento. Pero claro que no es aislarse del mundo por completo, sino simplemente el no estar disponible a ciertas horas del día, a fin de evitar las interrupciones superfluas.

En una ocasión me sucedió que debía presentar un informe al Presidente de la Compañía, y para concentrarme y evitar distracciones pedí prestada la oficina de un colega. De esta forma pude concentrarme y entregar a tiempo el informe solicitado. Durante éste lapso de tiempo, mi asistente quedó encargado de atender algún cliente que llegara a buscarme, atendiéndole y resolviendo sus quejas y/o consultas.

Otros sitios recomendables, en donde usted puede obtener un poco de aislamiento es la biblioteca de la empresa, una oficina desierta, la sala de seminarios y conferencias, etc., y solamente su Asistente sabrá dónde se encuentra, para llamarle en casos de verdadera urgencia. Otra recomendación es no atender a nadie que no tenga una cita previa, de ésta manera usted podrá organizar el día por completo.

·        Disponibilidad provechosa. Imagino que usted, en alguna ocasión, se ha encontrado con ejecutivos que tienen permanentemente abierta la puerta de su oficina, este es un buen ejemplo de “disponibilidad provechosa”.

El permanecer informalmente disponible para las personas, ayuda a los ejecutivos a estar en contacto con lo que sucede en la empresa. Pero para tener una disponibilidad provechosa exitosa, el MBR establece las siguientes normas: delegue eficazmente, reúnase en la oficina o lugar de trabajo de los demás, realice visitas periódicas en toda la empresa, protéjase de los visitantes molestos y sea franco sobre sus preferencias. Todo esto le ayudará a minimizar las interrupciones en su lugar de trabajo.

Obtenga el máximo beneficio de las reuniones.

Cuando nos referimos a reuniones, muchos empleados comienzan a hacernos caras largas, gestos negativos, y otras señales que indican negatividad.  Pero debido a que el hombre es un ser social, necesita relacionarse con otras personas, y las reuniones son de utilidad para éste propósito.

El éxito de las actividades diarias en una empresa, depende en gran medida de una reunión exitosa, donde todos los empleados participen activamente, aportando ideas, discutiendo problemas y encontrándoles solución, etc.

Con respecto al desarrollo de una reunión, el Sr. Schubert de Alba-Waldensian (MBR) recomienda mucho reuniones sin ceremonia. “Yo prefiero hacer tres reuniones de 15 minutos. De ese modo hay más concentración”. Y continúa diciendo que prefiere un salón de conferencias en vez de su oficina como lugar de reuniones. “Eso evita las interrupciones e induce a una actitud de mayor concentración”.

Las complejas interacciones humanas que se producen en las reuniones son muy variadas.  Se le aconseja al amigo lector que lea  detenidamente elCurso sobre Reuniones Efectivas en AulaFacil.com donde se toca más detalladamente este asunto.

Respecto al teléfono.

En muchas ocasiones al teléfono no se le da el uso adecuado, y más bien se “abusa del teléfono”. Es cierto que el receptor de llamadas acorta distancias, pero también se convierte en uno de los mayores consumidores de nuestro “tiempo”.

A continuación se presentan algunas sugerencias retomadas del MBR sobre lo que se puede y no se puede hacer con respecto al uso del teléfono.

Cosas que deben hacerse:

·        Puede utilizar el teléfono para ahorrar camino.

·        Cuando necesite una información inmediatamente.

·        Cuando desee difundir información en forma rápida.

·        Si necesita convocar a reuniones de último momento.

·        Para recibir información sobre el avance de actividades o proyectos importantes.

·        Para mantener un estrecho contacto con algunas personas.

·        Use el teléfono si esto le brinda una sensación de tranquilidad.

Cosas que no deben hacerse:

·        Tratar de sustituir un documento formal con una llamada telefónica.

·        Cuando deba comunicar una misma información a varias personas, mejor redacte un memorando y envíelo “con copia”.

·        Cuando deba tratar asuntos delicados, es mejor hacerlo “face to face”, ya que por teléfono, no nos damos cuenta de muchas situaciones, por ejemplo, del lenguaje corporal de nuestro interlocutor.

·        Cuando los mensajes no sean urgentes y tampoco se requiera contestación.

·        Si debe discutir asuntos complejos y largos, tampoco es recomendable utilizar el teléfono en este caso, salvo que programar una reunión sea imposible.

Otro aspecto importante referente al teléfono, recalca el autor K. Gleeson, es lo relacionado con la atención de las llamadas telefónicas. Gleeson recalcaque cada persona “tome la decisión de no aceptar llamadas telefónicas sin ton ni son, durante el día de trabajo. En lugar de esto, establezca un sistema para retornar las llamadas (dependiendo de su tipo de trabajo) quizá durante uno o dos periodos del día”. 

Por ejemplo, usted puede decidir recibir llamadas en el lapso de las 11:00 a las 12:00 horas y de las 15:00 a las 16:00 horas, en este caso, debe brindarle instrucciones precisas a su Asistente para que filtre las llamadas y no se las pase a cualquier otra hora del día, a menos que existan llamadas de clientes importantes, de sus jefes superiores o llamadas urgentes, que necesiten ser atendidas en el instante en que ocurren.