Auditorías en los procesos de gestión de la calidad

Una auditoria es un proceso documentado que consiste en obtener pruebas que evidencien que un sistema de gestión cumple con los requisitos planteados.

Una evidencia se define como todo aquello que sea verificable y/o todo lo que se pueda comprobar.

Los hallazgos de la auditoria son los resultados de la evaluación de las auditorías, con los cuales se demuestran las conformidades, no conformidades y las oportunidades de mejora. En una auditoria al revisar los hallazgos, se hace mayor hincapié en las no conformidades las cuales deben ser comunicadas a los responsables del área auditada, ya que constituyen debilidades importantes que pueden afectar negativamente el desenvolvimiento de las actividades de la organización. Ejemplos:

1) Que no se ejecute un inventario permanente de los activos fijos en una organización, y ello trae como consecuencia el mal uso de recursos financieros (no justificados) en la compra  de activos que ya existe en la organización.

2) Si el auditor le realiza preguntas a un operario de una línea de producción y este no respondió, se considera una no conformidad.

3) Al revisar todos los registros, ninguno tenga fecha.

También se puede dar el caso de una “observación”, que son pequeños detalles que se pueden corregir fácilmente. Ejemplo: al revisar los registros, uno de ellos no tiene la fecha indicada, así que se le da la oportunidad al auditado de corregir; pero si en una próxima auditoria no la corrigió, se puede convertir en no conformidad.

En la figura 18 se presenta un ejemplo de un formato de una auditoria considerando la Norma ISO 9001:2008, donde se puede exceptuar algún punto que no aplique la organización. En este ejemplo, se toma el caso del requisito 4.1 de Requisitos generales, con algunas interrogantes frecuentes.

Finalmente, cabe destacar que en las auditorías de los sistemas de gestión, se evalúa a procesos, no a personas.