Identificando los aspectos clave de la presentación

1.- Secuencia.

Con la ayuda del profesor Demóstenes, Parlantino revisa cómo preparó aquella presentación que le había salido fallida. Parece que no reparó lo suficiente en algunas cuestiones de capital importancia.

2.- Contenidos.

El resultado de una presentación va a depender en gran medida de la forma en que la organicemos.

Para realizar una correcta estructuración, tenemos que tener en cuenta una serie de elementos esenciales.

Una forma muy sencilla de tener presente todos los elementos importantes es apoyándonos en los «seis sirvientes de R. Kipling».

A.- ¿Para qué? Objetivo de la presentación.

B.- ¿Quiénes? Características del auditorio.

C.- ¿Qué queremos a transmitir? Naturaleza del mensaje.

D.- ¿Dónde? Posibilidades y limitaciones del escenario.

E.- ¿Cuánto? Duración de la presentación.

F.- ¿Con qué? Recursos de apoyo.

A.- ¿Para qué? Objetivo de la presentación.

Debes tener una idea clara de cuál es el motivo de realizar la presentación: ¿qué quieres conseguir exactamente? Por ejemplo: presentar la idea global de un producto o servicio; destacar los aspectos principales de los mismos, sus características en términos técnicos o funcionales, valores diferenciales y puntos fuertes; sondear opiniones, posibles adhesiones y alianzas, anticipar obstáculos o resistencias.

Debes formularlos de una forma concreta y medible, de tal forma que puedas valorar posteriormente y de forma clara, el impacto conseguido.

Una buena forma, es plantearte: ¿qué habré conseguido al finalizar la presentación?

B.- ¿Quiénes? Características del auditorio.

Es fundamental conocer, entre otras, las siguientes características:

• Tamaño de la audiencia: muy importante para poder determinar la dirección de nuestra comunicación. Por ejemplo, ante un auditorio reducido podemos diseñar una presentación más interactiva, con mayor participación de la audiencia. Si ésta es en cambio, muy numerosa, tenemos que ser más directivos y gestionar muy bien el turno de intervenciones. Además, nos determinará los recursos de apoyos que hemos de utilizar: micrófonos, recursos audiovisuales, etc.
• Intereses y expectativas: ¿Qué esperan oír? ¿cuál es la cultura predominante en el auditorio? ¿es conservador? ¿dinámico? ¿progresista? ¿qué actitudes y posicionamientos iniciales pueden tener? ¿qué valorarán más? ¿tiene un perfil técnico o desea explicaciones en términos más funcionales? ¿cuáles son las posibles resistencias? ¿cómo prevenirlas o superarlas?
• Conocimientos de partida: especialmente si se abordan temas técnicos o con un determinado nivel de complejidad, tenemos que tener muy en cuenta el grado de conocimientos de nuestros destinatarios. Si hay heterogeneidad en este aspecto, conviene asegurarse de que se “recoge” a los que tienen menos conocimientos, sin saturar al resto, por lo que conviene ser muy precisos para abordar estos puntos, siendo muy claro en las explicaciones. Podemos utilizar frases como: “como me imagino que ya sabéis…” y preparar determinadas ayudas y comentarios explicativos de apoyo en los medios audiovisuales.
• Tipología del auditorio: en función del canal predominante en el procesamiento de la información, el modelo de la Programación Neuro Lingüística (PNL), distingue tres tipos de personas, según utilicen con más frecuencia en la percepción del mundo exterior, unos sentidos u otros:

La audiencia visual, presenta las siguientes características: 

- Tienen que ver que se les presta atención.

- Necesitan ser mirados para ganarse su confianza.

- Utilizan palabras relacionadas con lo visual y se sienten a gusto cuando se comunican con otras personas que también las utilizan: mirar, contemplar, ojear, presenciar, percibir, asistir, reparar, divisar, distinguir, advertir, ver.

- Es bueno mantenerse a una distancia que permita a la otra parte visualizar todos los movimientos que hagamos.

Con la audiencia auditiva, por el contrario, deberemos:

- Utilizar estímulos verbales que reflejen que se les está atendiendo y entendiendo “aha…”, “si…”, “entiendo…”, “eso es…”.

- Tratar el tema sin prisas. Los auditivos tienden a alargar las conversaciones.

- Cuando se tratan temas generales es bueno utilizar el verbo oír y palabras que denoten cosas sin importancia.

- En el transcurso de la presentación con los temas importantes para ambos o con temas que queremos que despierten curiosidad, se debe utilizar palabras relacionadas con la escucha (oye…, escucha…) y el verbo escuchar.

- Al tratar temas de interés para tu parte, conviene utilizar palabras relacionadas con atender, prestar atención, hacerse cargo, estar pendiente.

Por su parte, la audiencia quinestésica:

- Tienen mucha capacidad de concentración.

- Tenemos que demostrarles cercanía, hacerles sentir que estamos dispuestos a ir de su mano a cualquier lugar.

- Les gusta ir despacio en las negociaciones, más aún que a los auditivos. (Suelen poner nerviosos a los visuales).

- Al principio de la negociación, les gusta saludar muy amistosamente, no se sienten incómodos si se les habla muy cerca (palmada en la espalda, contacto con el brazo para hablar), agradeciendo que la otra parte haga lo mismo.

- Tenemos que demostrarles proximidad.

- Debemos utilizar palabras que describan sensaciones: palpar, tentar, sonar, pulsar, corresponder, competer, incumbir, pertenecer, repartir, importar, olfatear, inquirir, indagar, averiguar, investigar, olfatear, probar, paladear, saborear, degustar, catar, agradar, placer, satisfacer, complacer, disgustar.

C.- ¿Qué queremos a transmitir? Naturaleza del mensaje.

El objetivo o propósito que tenemos en nuestra comunicación, junto con las características del auditorio, nos van a perfilar los elementos esenciales del mensaje, es decir: ¿qué vamos finalmente a transmitir? Ideas principales y secundarias, así como la forma en que las vamos a presentar.

A fin de dejar fluir la creatividad y recoger todos los aspectos que pueden ser importantes, conviene en un primer momento, extraer todas las ideas posibles para más tarde, seleccionarlas, priorizarlas y organizarlas.

D.- ¿Cuánto va a durar la presentación? Tiempo.

Planifica tu presentación teniendo cuidadosamente el tiempo asignado.

Es importante que recojas todos los puntos principales, sin que tengas que sufrir agobios en el último momento.

Aunque no tengas limitación de tiempo a priori, tampoco debes alargarte demasiado, ya que la atención decae rápidamente con el paso del tiempo y puedes enredarte con mensajes secundarios que resten claridad al mensaje principal.

Recuerda: lo bueno, si breve, doblemente bueno.

E.- ¿Dónde vas a realizar la presentación? Escenario.

Es muy importante conocer previamente el lugar donde va a tener lugar la presentación, asegurándote que reúne las características necesarias para realizarla en los términos que habías planeado. Podemos llevarnos sorpresas desagradables, si no tenemos previamente verificados, aspectos como:

• Distribución espacial.
• Iluminación directa e indirecta.
• Distribución de mesas y sillas.
• Flexibilidad del mobiliario.
• Temperatura de la sala.
• Visibilidad y espacios muertos.
• Disponibilidad y correcto funcionamiento de los recursos de apoyo.

F.- ¿Con qué? Recursos de apoyo.

Es importante tener identificados los recursos audiovisuales y de apoyo que vayamos a utilizar. Hay que tener en cuenta que la variedad de soportes favorece hasta un punto la atención por parte del receptor, debido al enriquecimiento estimular. Pero tampoco podemos abusar de ellos ni estar cambiando constantemente de medios, ya que puede producir pérdidas excesivas de tiempo, interferencias en nuestro movimiento por el escenario, hacer que estemos demasiado pendientes del manejo de dichos recursos en detrimento de la atención hacia nuestro auditorio y pueda llegar a interferir o alterar el ritmo de nuestro discurso.

A la hora de manejar correctamente los diferentes recursos audiovisuales, ten en cuenta:

• Planear cuidadosamente cuándo y cómo se van a utilizar los diferentes apoyos.
• Ensayar el discurso con los medios audiovisuales.
• Mostrar los apoyos visuales, sólo cuando se hable de ellos. Y comentarlos, mientras se muestran.
• Tener en cuenta que los elementos de apoyo reclaman la atención del receptor y la retiran del emisor.
• No perder el contacto con la audiencia (sobre todo, no dar la espalda. Hay que tenerlo presente, sobre todo al escribir en la pizarra o papelógrafo).
• Escoger los útiles complementarios más adecuados en función del apoyo visual (puntero, rotuladores, tizas, enchufes). No abusar de los punteros láser ni moverlos excesivamente, ya que producen fatiga visual.
• Tener copia de los apoyos visuales en caso de deterioro, pérdida, etc.
• No saturar las diapositivas de palabras y conceptos.

Con estos elementos vamos a poder dar respuesta al “cómo”, es decir, vamos a proceder al diseño minucioso de nuestra presentación.

3.- Mapa conceptual.