Comisión por administración o ejecución de los distintos programas o proyectos
La ABK-DEC podrá acordar con los financiantes el cobro de una comisión por concepto de administración y ejecución de los proyectos, dichos fondos serán utilizados para actividades administrativas y de logística que demanden los mismos proyectos, así como para la gerencia de los proyectos, o manejo de la cuenta corriente (gastos de funcionamiento) dichos términos se negociarán previo a la firma de los convenios.
Dichos porcentajes se calculan mensualmente sobre la base de lo "efectivamente gastado" en la ejecución del convenio, 0 bien de la forma que sea acordada con el financiante. Pues en algunos casos el financiante se comprometerá al pago de cierto personal administrativo o gastos de funcionamiento.
El cobro de esta comisión debe hacerse por medio de la emisión de un cheque único de la cuenta bancaria del proyecto por la cantidad que corresponda de gastos por administración a nombre de la asociación y la póliza que asiente el pago en cuestión y respaldado por un recibo de caja de la asociación. Esta transacción será regulada por los términos contenidos dentro de los convenios firmados.
La asociación promoverá de común acuerdo con las partes, el porcentaje de gastos por administración de los fondos de los proyectos, incluyendo aquellos que le generan a la asociación la ejecución de las distintas actividades de administración de los mismos como: agua, energía eléctrica, teléfono, mensajería, personal administrativo, alquiler o mantenimiento de instalaciones, mobiliario, equipo y otros similares.
INFORMES (O REPORTES) FINANCIEROS -IF-:
Los informes (0 reportes) financieros -IF-, se presentaran en forma trimestral (trimestre calendario natural) a la Junta Directiva, dentro de los cinco días hábiles siguientes al mes que ha finalizado y que corresponde informar; o cuando lo solicite el financiante o la Junta Directiva.
Es obligatoria su presentación en el plazo estipulado y en los formatos que determine la coordinación financiera. Cualquier demora por causa de fuerza mayor, debe ser comunicada por escrito a la Junta Directiva.
Los informes financieros -IF- deben confrontarse con los informes Cuando se trate de fondos estatales, la Caja Fiscal además de su presentación a la Contraloría General de Cuentas, también deberá guardarse una copia en la coordinación financiera.
La entrega de la caja fiscal deberá darse dentro del plazo de 5 días hábiles del mes siguiente que se reporta.
CONTROL Y SUPERVISIÓN:
Corresponde a la Dirección Técnica y Coordinación Financiera de la Asociación, la revisión y aprobación de los informes financieros —IF- que presenten los distintos coordinadores, directores 0 gerentes de proyecto, como resultado de la ejecución de las actividades programadas.
La Coordinación Financiera de ABK-DEC debe asegurarse que por cada desembolso, existan los informes financieros de ejecución correspondientes.
En caso de desacuerdo entre la asociación y los financiantes, la Junta Directiva podrá contratar una auditoria externa para que emita una opinión profesional a fin de desvanecer dudas o desacuerdos.