Normas y procedimientos generales para el manejo financiero de los proyectos y programas de la Asociación
La observancia de estas normas se estima como de "cumplimiento obligatorio" debido a los compromisos adquiridos por la Asociación para el manejo de los fondos destinados a la prestación de los servicios, mediante cualquiera de los proyectos que ejecute.
Cuando se trate de fondos públicos y bienes del estado guatemalteco, debe cumplirse con las normas que la ley de contrataciones del estado estipule (DECRETO NUMERO 57-92 del Congreso de la República), así mismo la asociación facilitará a la Contraloría General de Cuentas de la Nación la fiscalización de los mismos, así como dentro de sus programas de trabajo, está también, la realización de visitas de auditoria a las organizaciones gubernamentales o no gubernamentales, que ejecuten fondos del estado.
ADMINISTRACIÓN DE FONDOS:
La asociación debe suscribir el convenio de cooperación establecido en la política técnica, previo a recibir cualquier cantidad de dinero para iniciar operaciones dentro de cualquier proyecto aprobado.
Cualquier asignación de fondos recibidos por la asociación para la ejecución del convenio, se deposita de inmediato en la bancaria especifica se abre para el manejo de los fondos.
Cuando ocurra pérdida, asalto o robo por transportar fondos en efectivo, independientemente de la causa, debe proceder a levantar el acta donde se haga constar las circunstancias en que incurrieron los hechos y notificar de inmediato a las autoridades correspondientes, lo anterior sin prejuicio de las sanciones que negligencia o descuido se imponga a quien resulte responsable de la perdida.
Todo el personal de la asociación que maneje fondos, debe estar cubierto con una fianza de fidelidad.
Los recursos son única y exclusivamente para apoyar actividades especificas de los proyectos para los cuales se gestionó el financiamiento de conformidad con el convenio suscrito, siendo los presupuestos autorizados, los anexos válidos de dicho instrumento legal.
La recepción de los desembolsos se efectúan conforme a calendario, previa negociación de términos y verificación de la ejecución de las actividades por parte del ente financiador. Para lo cual se mantendrá un sistema de registros e información de las actividades que permita la agilidad en la verificación y fluidez de fondos.
REGISTROS CONTABLES:
La contabilidad se llevará de conformidad cm I a legislación aplicable y en el país y las Normas Intemacionales de Contabilidad (NIC), ya sea con sistemas manuales, mecanizados, computarizados o mixtos, según la disponibilidad de recursos y a la tecnología;
Cuando la asociación administre fondos públicos , acatará lo dictado por la ley especifica, según articulo 20 del Decreto 1126, Ley Orgánica del Tribunal y Contraloría de Cuentas, están sujetas a la fiscalización de la Contraloría, lo anterior están obligadas a ser Cuentadantes y por lo mismo a nevar entre sus registros contables la Caja Fiscal y registros derivados del manejo de recursos.
La asociación podrá llevar los libros o registros auxiliares que estime necesarios para un mejor control de sus eventos contables.
Los registros contables incluyen los estados financieros, los cuales se deben expresar en español y en la moneda nacional de la República de Guatemala:
La autorización de libros contables auxiliares para nevar registros de los fondos recibidos por el estado previo al inicio de sus operaciones, deben estar autorizados por la Contraloría General de Cuentas.
En de llevar la contabilidad auxiliar de fondos estado medio de un sistema computarizado, debe requerirse la autorización ante la Contraloría General de Cuentas.
La cuenta de bancos debe única para el manejo de los fondos recibidos de ente financiador. Por cada convenio suscrito, se deberá tener una cuenta bancaria, de manera en cada cuenta se pueda encontrar el detalle e integración de todos los cheques emitidos para sufragar los gastos de cada uno de los Convenios.
Cuando se produzcan movimientos contables relacionados con la ejecución de los fondos de los proyectos, debe emitirse pólizas en forma exclusiva, de manera tal que reflejen estos eventos, sin mezclarse con otras transacciones corrientes de la ABK-DEC, a fin de facilitar revisión de los registros interna y externamente.
Las pólizas (comprobantes de de cheques con el detalle de la operación efectuada, y descripción) deben estar numeradas correlativamente como parte integrante de movimiento global de la entidad contratada lo que facilita su consulta cruzada (referencia cruzada) en el archivo particular del proyecto o donante.
Tanto en el activo como en el pasivo , es necesario tener cuentas dedicadas Con exclusividad a los fondos de cada proyecto, para que en ellas se registre en forma individualizada la totalidad de las transacciones de cada convenio y sus ampliaciones o modificaciones, a efecto de que sea posible integrar el monto del presupuesto autorizado en cualquier momento en forma individualizada.
DOCUMENTOS DE LEGÍTIMO ABONO:
En caso de compras o gastos en mercados u otros lugares aislados, donde por de fuerza mayor, se puede obtener facturas autorizadas, la asociación contará con autorización de la Superintendencia de Administración Tributaria —SAT- para imprimir Especiales respalden estas compras. Para evitarse el costo de emitir estas facturas y todos los trámites su declaración conlleva, se deben evitar compras a proveedores que pueden extender facturas autorizadas.
Las facturas autorizadas deben cumplir con los requisitos estipulados en la ley del Impuesto al Valor Agregado-IVA y sus reformas (Decreto 27-92 y Decreto 32-2003).
Las facturas deben se i citarse a nombre de la ABK- DEC con su correspondiente NIT, salvo acuerdos contenidos dentro de los convenios, se estipule lo contrario. Por ej. a nombre del ente financiador.
En el dorso de las facturas, hay que hacer Constar que el gasto, artículos comprados o servicios corresponden efectivamente a actividades del proyecto los fondos (especificando el destino y uso que Se le dará a —tos bienes), firmando el funcionario que efectuó la transacción, corno garantía de validez del gasto.
No se aceptan redacciones en facturas y tales como: "por su compra" o "por servicios prestados". Debe detallarse la compra, articulo por articulo y en su caso, en que consistió el servicio recibido.
De concederse algún descuento o bonificación en la compra o pago de bienes y servicios, las mismos deben hacerse constar en la factura y no recibir documentos adicionales u otras formas de concesión o compensación, ya que estos conceden sobre fondos que deben favorecerse con cualquier acción optimice su uso. Por consiguiente los descuentos o bonificaciones no se otorgan a la persona que realiza la transacción, sino a la "fuente" los fondos.
Cuando la asociación fondos del Estado guatemalteco debe extender recibos autorizados Contraloría General de Cuentas la Nación, en los términos ley estipule.
Cuando se trate de de sueldos y salarios a contratados en relación de dependencia (de acuerdo al contrato de trabajo), emitirse una planilla especial para los mismos, donde se incluye lo devengado y las deducciones que según la ley corresponden, debiendo firmar de recibido de
Si la contratación del personal es servicios profesionales o técnicos Se debe solicitar la factura e informe técnico respectivo, para hacer efectivo el correspondiente.
En el caso particular donde se desarrollen eventos de capacitación será necesario, elaborar listados de asistencia a los eventos de capacitación con las firmas respectivas de cada uno de los participantes, a fin de justificar y documentar la inversión que se ha efectuado en materiales capacitación. Las planillas de asistencia deben ir adjuntas a las planillas de reintegro en las liquidaciones
Las planillas ser documentos que avalan el de reintegro al personal voluntario o colaboradores eventuales debe elaborarse en el formato se establezca en el convenio para evitar desacuerdos con entes financiantes.
En caso de que sean fondos propios la coordinación financiera establecerá sus propios formatos, según sus intereses. Estas documentos deben presentarse sin tachones, correcciones o cerradas y totalizadas en números y letras, con senos, nombres, cargos y firmas de las personas que realizan la capacitación, quien cancela los reintegros, así como por el Contador y coordinador responsable del proyecto, quienes deben revisar y firmar las planillas.
Cuando se trate de estatales , de igual manera, se abren archivos de documentación contable de legitimas créditos y débitos, donde en uno de ellos, se archivarán documentos de soporte de ingresos (copias de recibos) y de egresos originales de facturas, recibos de caja, planilla de asistencia, corno de reintegros de gastos, planillas de salarios e incentivos, los se entregarán adjunto a la Fiscal a la Contraloria General de Cuenta.
Por otra parte, deberán tomar en cuenta que a cada original de los documentos de se le sacará una fotocopia, de ambos lados y se archivará cronológicamente por mes, adjunto a la respectiva póliza de los que originaron gastos, además adjuntar los informe ejecución financiera y técnica respectivos, para facilitar su integración, conciliación y auditoria.