La Calidad en las Compras
La función compras es una de las actividades clave de la empresa. De su eficacia y buena organización depende gran parte de los resultados de la empresa. Una mala gestión de este departamento puede ocasionar las siguientes situaciones:
- La fábrica se para, porque no se ha recibido a tiempo la materia prima.
- Los clientes devuelven productos, porque hay defectos en los materiales utilizados.
- El almacén acumula gran cantidad de materiales inservibles, porque en su día se compró demasiada cantidad y no se ha llegado a utilizar.
Estos casos suponen para las empresas unas enormes pérdidas económicas, por lo que la aplicación de los conceptos y herramientas de la calidad a las actividades de compras se convierte en una necesidad para cualquier empresa que quiera evitar situaciones como las anteriores.
Las funciones más habituales relacionadas con las compras en una empresa son:
- Definición de las especificaciones de los productos a comprar.
- Selección de proveedores.
- Negociación con los proveedores sobre las condiciones de la compra.
- Aprovisionamiento, es decir, la realización del pedido al proveedor cada vez que se necesita un producto.
- Seguimiento del pedido, para evitar que se produzcan retrasos.
- Recepción del producto y comprobación de que cumple las especificaciones solicitadas.
- Pago de la factura al proveedor.
Todas estas funciones tienen que estar perfectamente definidas en la empresa, identificando quién es el responsable de ejecutar cada una de ellas y describiendo cómo hacerlo. El cuadro siguiente es un ejemplo del reparto de responsabilidades de compras en una empresa.
El reparto de responsabilidades de las compras no es igual en todas las empresas. Depende de su tamaño, estructura de organización y sector de actividad. Sin embargo, las funciones relativas al proceso de compras existen en todos los casos.